General

Er zijn een aantal zaken nodig voordat geëxporteerd kan worden. BTW codes dienen te zijn ingesteld, prijzen te zijn opgegeven en grootboekrekeningen dienen te zijn gekoppeld aan de prijsregels.

Onderstaande diagram geeft weer hoe de grootboekrekeningen door het systeem heen gaan.

Een toelichting bij bovenstaande: op verschillende plekken in de configuratie kunnen standaard grootboekrekeningen worden opgegeven. Deze rekeningen worden steeds meegenomen met bijvoorbeeld de automatische prijsberekeningen van een reservering. Op zich is dit optioneel. Pas bij het definitief maken van een factuur is het vereist om een grootboekrekening te hebben opgegeven. Het is echter wel zo praktisch om ook op prijsregelniveau en object niveau de grootboeken te hebben ingesteld. Doordat de prijsregel al een grootboek bevat, komt deze ook op de prijsberekening van een reservering. Wordt er dan een factuur van die reservering gemaakt, dan komt ook deze grootboekrekening automatisch op de factuurregels.

Export proces

Het export proces bestaat uit een aantal stappen. In onderstaande diagram wordt een overzicht weergegeven.

Om financiële informatie te kunnen inlezen,dient een debiteur in de administratie te zijn opgenomen. Hiervoor is de koppeling tussen klanten (ook wel genoemd: leden, cursisten, contactpersonen) en het boekhoudsysteem. Afhankelijk van het aantal mutaties dient deze import/export te worden uitgevoerd. Het kan ook voorkomen dat er geen mutaties zijn, dan kan deze stap worden overgeslagen. Het generieke proces gaat als volgt: in i-Reserve dient een filter te worden opgezet. Dit filter geeft resultaten weer. Deze resultaten worden geëxporteerd naar het formaat (xml, excel, csv) welke het boekhoudsysteem ondersteund. Vervolgens wordt het bestand geïmporteerd in het boekhoudsysteem.