Tips om e-mails uit de SPAM te houden

E-mail lijkt eenvoudig: je vult een afzender in en de mail gaat de deur uit. In werkelijkheid controleert elke ontvangende mailserver (Gmail, Outlook, Ziggo, KPN…) of de server die de mail aflevert wel namens dat afzenderdomein mag verzenden. Klopt dat niet, dan belandt de mail in de spam of komt hij helemaal niet aan. Op deze pagina leggen we uit hoe de verzending vanuit i-Reserve standaard is ingericht, wat er gebeurt als je een eigen afzenderadres invult, en welke keuzes je hebt.

Zo is het standaard ingericht

Bij elke i-Reserve-omgeving richten wij de verzending in via Mailgun, een partij die gespecialiseerd is in het afleveren van e-mail en waarvan de gegevens in de EU blijven. Dit is inbegrepen in de licentie.

De mail wordt verstuurd vanaf een adres op een eigen subdomein, bijvoorbeeld mail@UWDOMEIN.ireserve.nl. Voor dat domein hebben wij SPF, DKIM en DMARC al volledig ingesteld. Ontvangers zien dus een correct ondertekende mail, en de afzendernaam kan gewoon de naam van jouw organisatie zijn.

Waarom "verzenden vanaf info@uwdomein.nl" misgaat

Een veelgehoorde wens is: "ik wil dat de mail van info@uwdomein.nl komt." Dat adres invullen bij Email vanaf is zo gedaan, maar het gevolg is dat vrijwel alle mail in de spam belandt. De ontvanger kijkt namelijk in de DNS van uwdomein.nl en vindt daar geen toestemming voor Mailgun. Voor de ontvanger lijkt het dan alsof iemand zich voordoet als jouw organisatie.

De ontvanger controleert of Mailgun namens het afzenderdomein mag verzenden. Voor het i-Reserve-subdomein is dat geregeld, voor je eigen domein pas na een DNS-aanpassing.

i-Reserve waarschuwt hiervoor: in Configuratie > Systeem > Uitgaande e-mail wordt gecontroleerd of het afzenderadres past bij het domein waarvoor de verzending is ingericht.

De keuzes op een rij

1. Standaard verzending + reply-to (aanbevolen)

Je verzendt vanaf het i-Reserve-subdomein en stelt een reply-to-adres in (ReplyTo bij Uitgaande e-mail). De afzender is dan mail@UWDOMEIN.ireserve.nl, maar als de ontvanger op Antwoorden klikt, gaat het antwoord naar het adres dat jij kiest.

Nog sterker is het om de antwoorden via inkomende routering te laten lopen. Wij richten dan in dat Mailgun de antwoorden op het subdomein ontvangt en doorstuurt. Een reactie van een reserveerder wordt zo zichtbaar in i-Reserve, bij de reservering en voor het hele team, én komt ook binnen in je eigen mailbox.

Met inkomende routering komt een antwoord op twee plekken binnen: in i-Reserve bij de reservering, en in je eigen mailbox.

• Plus: werkt direct, er hoeft niets in de DNS te gebeuren en de aflevering is optimaal.
• Plus: antwoorden komen gewoon bij jou binnen, en met routering ook in i-Reserve zelf.
• Plus: geen onderhoud aan jullie kant. Verandert er iets bij Mailgun of bij de grote mailproviders, dan regelen wij dat.
• Min: in het afzenderadres staat het i-Reserve-subdomein in plaats van je eigen domein. De afzendernaam is wel gewoon je organisatienaam.

2. Eigen domein laten valideren via DNS

Wil je echt verzenden vanaf info@uwdomein.nl, dan moet jouw domein toestemming geven aan Mailgun. Wij leveren daarvoor een set DNS-records aan (SPF, DKIM en eventueel MX en CNAME), en de beheerder van jouw domein voert die in. Zie Welke aanpassingen zijn nodig voor verzending via Mailgun? voor een voorbeeld.

• Plus: de mail komt écht van je eigen domein.
• Min: je hebt toegang nodig tot de DNS, vaak via een webbouwer of hostingpartij. Dat betekent afstemming tussen meerdere partijen.
• Min: het is foutgevoelig. Een domein mag maar één SPF-record hebben, dus het bestaande record moet worden uitgebreid en niet vervangen. Een verkeerd MX-record kan zelfs de gewone mail van je organisatie verstoren.
• Min: het kost meer tijd om in te richten en te controleren, en het moet blijven kloppen. Wie later van mail- of hostingprovider wisselt, kan de records ongemerkt kwijtraken.

3. Eigen verzendaccount (eigen Mailgun, SendGrid of mailserver)

Een organisatie kan er ook voor kiezen om de verzending helemaal zelf te regelen, met een eigen account bij bijvoorbeeld Mailgun of SendGrid, of via de eigen mailserver. De instellingen daarvoor vind je in Hoe stel ik uitgaande e-mail in?.

• Plus: volledige regie over de verzending, inclusief eigen statistieken en logboeken.
• Plus: past goed bij organisaties die al een eigen verzendplatform en IT-beheer hebben.
• Min: beheer, kosten en DNS-instellingen liggen volledig bij jullie. De DNS-stappen uit optie 2 heb je hier dus ook nodig.
• Min: de inkomende routering naar i-Reserve werkt niet vanzelf en moet apart worden ingericht.

Vergelijking

Ons advies

Begin met optie 1. Voor de ontvanger maakt het in de praktijk weinig uit dat het afzenderadres een i-Reserve-subdomein is: de mail komt aan, draagt jouw naam, en een antwoord komt bij jou terecht. Kies alleen voor optie 2 of 3 als een eigen afzenderdomein echt nodig is én er iemand beschikbaar is die de DNS betrouwbaar kan beheren. Twijfel je? Neem contact op met support, dan denken we mee.

Test je verzending

Ook met de juiste instellingen kan de inhoud van een mail (template, afbeeldingen, links) de aflevering beïnvloeden. Testen is daarom altijd verstandig.

1. Verstuur een testmail via Configuratie > Systeem > Uitgaande e-mail, of verstuur een mail vanuit een reservering naar jezelf en kijk in het e-mail-tabblad of hij verzonden is.
2. Bekijk de ontvangen mail. In Gmail kies je Origineel weergeven, in Outlook Berichtbron weergeven. Daar moeten SPF, DKIM en DMARC op PASS staan.
3. Gebruik een end-to-end-tester zoals mail-tester.com. Die beoordeelt ook de inhoud en geeft verbeterpunten. Zie Troubleshooting van e-mail die vaak in de spam folder belandt.
4. Controleer DNS-records (bij optie 2 en 3) met MxToolbox.

Meer achtergrond over de begrippen vind je in Wat is SPF en wat is DKIM?.