Dies mag vielleicht selbstverständlich erscheinen, dennoch lohnt es sich, kurz darüber nachzudenken. i-Reserve lässt sich auf viele verschiedene Arten einsetzen und hat Kunden in unterschiedlichen Branchen. Deshalb ist es sinnvoll, vorab festzulegen, was jetzt (und möglicherweise in Zukunft) über i-Reserve gebucht werden kann. Geht es dann zum Beispiel um Säle, Bungalows, Chalets, Boote, Kurse, Golfplätze, Führungen, Schulungen, Fitnesskurse usw.?

Diese Informationen sind zudem wichtig für die Bestimmung der zugehörigen Lizenz und der Brancheneinstellungen. Ein Sportzentrum wird beispielsweise eher Kurse anbieten, während eine Brauerei Führungen gibt, eine Schule Kurse und ein Tagungszentrum Säle.

Die Standardantwort wird lauten: Besucher auf der Website. Aber wer sind diese?
Sind das Teilnehmer eines Kurses, Besucher einer Führung oder Hunde in einem Hundesalon? Muss zwischen Erwachsenen und Kindern unterschieden werden? Ist es vielleicht nötig, bei Kindern noch zwischen den größeren und den ganz Kleinen zu unterscheiden? Zum Beispiel, weil für Kinder unter 3 Jahren nicht bezahlt werden muss.

Sind Situationen denkbar, in denen für eine Person mehrere Plätze abgebucht werden müssen? Zum Beispiel bei Menschen im Rollstuhl bei einem Theaterbesuch oder einer Bootsfahrt, wobei der Rollstuhl breiter ist und daher 2 Plätze freigemacht werden müssen.

Werden Sie i-Reserve als interne Anwendung einsetzen und werden Buchungen nur von Mitarbeitern vorgenommen, oder können Besucher direkt online reservieren und gegebenenfalls bezahlen? Das direkte Online-Reservieren führt von Ihrer eigenen Website zu einem separaten Link mit dem Buchungsdialog. Möglicherweise gibt es Affiliates/Partner, über die ebenfalls Buchungen vorgenommen werden können. Erhalten diese eine eigene Vorlage/ein eigenes Styling? Kommen diese über denselben Weg herein?

An welchen Tagen und zu welchen Zeiten kann gebucht werden? Kann pro Stunde, pro Tagesabschnitt oder vielleicht pro Aktivität gebucht werden? Gibt es eine Hoch- und eine Nebensaison? Gibt es wiederkehrende Aktivitäten oder Aktivitäten, die mehrere Tage dauern?

i-Reserve kennt verschiedene Dialoge, darunter den Kalender, den Zeitplan, Suchen & Buchen und die Kursliste. Je nachdem, ob es um Aktivitäten wie Kurse, Schulungen, Führungen oder Objekte wie Säle, Boote, Bungalows geht, sind bestimmte Dialoge möglich.

Es gibt vier Möglichkeiten in Bezug auf die Verwendung von Konten für Kunden beim Erstellen einer Reservierung:

1. kein Benutzerkonto anlegen
2. immer ein Benutzerkonto anlegen
3. i-Reserve legt automatisch einen Benutzernamen und ein Passwort an
4. der Kunde hat die Möglichkeit, ein Konto anzulegen, muss dies aber nicht tun

i-Reserve unterstützt alle vier Möglichkeiten.

Ob sich ein Kunde anmelden muss, bringt Vor- und Nachteile mit sich.
Wenn sich ein Kunde anmelden muss, bringt dies für Sie als Endbenutzer den Vorteil, dass ein Kunde nur 1x im System vorkommt. Damit fallen alle Reservierungen ordentlich unter denselben Kunden. Andernfalls füllt ein Kunde bei jeder Reservierung das Kundenformular erneut aus. Wenn die Daten nicht exakt übereinstimmen, wird ein neuer Kunde angelegt.

Der Vorteil für den Kunden besteht darin, dass er nicht jedes Mal alle seine Daten eingeben muss, denn diese werden beim Anmelden abgerufen. Auch ist es für den Kunden möglich, seine Reservierungen und/oder Rechnungen einzusehen oder gegebenenfalls erstellte Reservierungen online zu stornieren. Der Nachteil ist, dass Kunden während des Reservierens ein Konto anlegen müssen. Dies kann eine zusätzliche Hürde darstellen. Zudem haben sie noch einen Benutzernamen und ein Passwort zu verwahren. Letzteres lässt sich möglicherweise lösen, indem man Benutzer beispielsweise mit ihrem Facebook- oder Google-Konto anmelden lässt.

Gibt es Räume, die unterteilt werden können, wodurch sie häufiger reservierbar sind? Gibt es verschiedene Standorte? Gibt es Trainer/Dozenten, die an einem bestimmten Tag/zu einer bestimmten Uhrzeit nur 1x eingeplant werden können?

Welche Daten müssen Ihre Kunden ausfüllen, wenn sie eine Reservierung erstellen? Geht es nur um einen Namen und eine E-Mail-Adresse, oder möchten Sie auch Unternehmensdaten, Rechnungsinformationen, Geschlecht und Geburtsdatum wissen? Was ist verpflichtend und was ist optional? Möchten Sie, dass sich der Kunde für einen Newsletter anmelden kann?

Während des Prozesses, vom Erstellen einer Reservierung bis zur Durchführung der Aktivität, kann eine Reservierung einen bestimmten Status haben. Dieser Status kann sich im Laufe des Prozesses ändern; ein einfaches Beispiel hierfür ist, wenn eine Reservierung bezahlt ist, dann wird sie auf BEZAHLT gesetzt.

Wir halten diesen Prozess in einem Workflow fest. Innerhalb des Workflows können auf Basis der Statusübergänge eine oder mehrere E-Mails an den Kunden, eine externe Partei oder intern innerhalb Ihrer eigenen Organisation versendet werden. Zudem ist es möglich, automatisch E-Mails oder SMS-Nachrichten zu versenden, beispielsweise vor Beginn der Reservierung zur Erinnerung oder einen Tag danach zum Danken.

Eine Reservierung kommt herein – was geschieht damit eigentlich? Versuchen Sie, vorab bereits selbst verschiedene Szenarien auszuschreiben, wobei Sie mit dem am meisten gewünschten Szenario beginnen, bei dem alles gut läuft. Anschließend schauen Sie, was passiert, wenn Dinge anders sind als gewünscht, zum Beispiel eine Stornierung, jemand, der nicht bezahlt, das Produkt/die Dienstleistung wechseln möchte usw. Alle Status, die eine Reservierung erhalten kann, nehmen Sie anschließend in den Workflow auf.

Ein Workflow kann sehr einfach und sehr kompliziert sein. Nachfolgend ein Beispiel für einen relativ einfachen Workflow; diesen können Sie als Grundlage verwenden, um Ihren eigenen Workflow einzurichten.

Wenn Sie die eingehende Anfrage selbst beurteilen möchten, muss der Administrator manuell bestätigen oder ablehnen

Wenn Sie auch eine verpflichtende Zahlung in den Workflow einarbeiten möchten:

Wenn Sie alle Status einer Reservierung festgelegt und diese miteinander verbunden haben, sehen Sie einen Workflow entstehen. Möglicherweise müssen innerhalb des Workflows noch automatische Aktionen stattfinden. Zum Beispiel das Versenden einer Erinnerung per E-Mail, wenn 30 Minuten nach dem Erstellen einer Reservierung noch nicht bezahlt wurde. Oder das automatische Schließen einer Reservierung, wenn 1,5 Stunden nach dem Versenden der Erinnerung immer noch nicht bezahlt wurde. Diese sind mit gestrichelten Linien im Workflow dargestellt.

Überlegen Sie, welche E-Mails innerhalb des Workflows versendet werden müssen. Dies können E-Mails beim Wechsel eines Status sein (zum Beispiel neu eingegangen, storniert oder bezahlt), aber auch automatische E-Mails zu bestimmten Zeitpunkten. Zum Beispiel 30 Minuten nachdem eine Reservierung erstellt wurde und noch keine Zahlung eingegangen ist.

Schreiben Sie aus, welche E-Mails Sie alle benötigen, nummerieren Sie sie und überlegen Sie sich auch gleich einen Betreff und einen Text dazu, der in die E-Mail-Vorlage kommen soll. Denken Sie auch an E-Mails, die intern zum Beispiel an einen Manager oder das Restaurant versendet werden müssen. Nehmen Sie auch diese in Ihren Workflow auf.

Möglicherweise möchten Sie den Kunden einige Stunden, bevor die Reservierung stattfindet, per SMS informieren. Oder Sie gehen davon aus, dass der Kunde eine halbe Stunde vorher anwesend ist, und rufen ihn per SMS 5 Minuten vor der Reservierung an den Schalter.

Selbstverständlich ist es ratsam, alles, was Sie selbst eingestellt oder angepasst haben, zu testen. Durchlaufen Sie beispielsweise den gesamten Reservierungsprozess, wenn Sie ein Objekt angepasst haben. Testen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen, indem Sie eine Reservierungsnummer eingeben und auf die Schaltfläche ‚Vorschau‘ klicken.

Noch wichtiger ist es, Einstellungen gut zu testen, wenn wir etwas eingestellt oder angepasst haben. Dies kann Einstellungen betreffen, die während des Workshops vorgenommen wurden. Das Testen nach einem Workshop ist ohnehin sehr wichtig, da während Workshops oft viele Dinge eingestellt werden. Wir erwarten es auch nach einer Support-Anfrage, in der wir etwas für Sie eingestellt haben.

Führen Sie diese Tests innerhalb von 2 Wochen durch und melden Sie Ihre Testergebnisse zurück. Versuchen Sie, alle Ihre Erkenntnisse zu bündeln und in einem Ticket an unseren Support zu senden. Auch wenn die Einstellungen wunschgemäß sind, hören wir das gerne über ein Support-Ticket.

E-Mail-Vorlagen testen

Das Testen der E-Mail-Vorlagen können Sie in verschiedenen Schritten angehen.

• Geben Sie zunächst in den E-Mail-Vorlagen, je nach Kontext, die Reservierungsnummer oder Rechnungsnummer ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Vorschau‘.
• Anschließend versenden Sie die E-Mail aus einer Reservierung, um zu testen, ob diese auch auf die richtige Weise im Postfach angezeigt wird.

Objektanpassungen testen

Am einfachsten testen Sie Anpassungen im Objekt, indem Sie den Reservierungsdialog auf der Kundenseite vollständig durchlaufen.

• Haben Sie den Kalender angepasst? Klicken Sie dann auf alle Daten, die Sie angepasst haben, um zu prüfen, ob das gut gelaufen ist.
• Ebenso, wenn Sie die Öffnungszeiten angepasst haben. Prüfen Sie, ob Sie alle Öffnungszeiten anklicken können, die Sie erwarten.
• Wurde ein Preisschema angepasst? Prüfen Sie dann, ob alle Preise stimmen. Wenn Sie Optionen hinzugefügt haben, prüfen Sie, ob sie so funktionieren, wie Sie es möchten.

Farb- und andere Styling-Anpassungen testen

Dies tun Sie ebenfalls am besten, indem Sie den Kundendialog durchgehen. Verwenden Sie aber zuerst STRG+SHIFT+R, da sonst die alten Farben im Cache Ihres Browsers hängen bleiben. Aktualisieren Sie also Ihren Browser. Sehen Sie immer noch das ‚alte‘ Styling? Lesen Sie dann kurz auf https://browsercache-legen.nl/ nach, wie Sie den Cache Ihres Browsers leeren können.

Benutzerberechtigungen testen

Melden Sie sich mit dem Benutzer an, bei dem Sie die Benutzerberechtigungen angepasst haben, und prüfen Sie, ob Sie tatsächlich das tun können, was Sie erwarten, oder eben das nicht tun können. Sollten Sie nicht ganz wissen, wie Sie Ihre Anpassungen testen können, können wir Sie dabei beraten.

Workflow testen

Das Testen eines Workflows ist einer der wichtigsten Bestandteile. Deshalb heben wir dies noch einmal besonders hervor. Nicht nur ist das Testen eines Workflows ein langer Prozess, das Testen ist auch nicht immer einfach, da Sie alle Status und automatischen E-Mails beim Testen mit einbeziehen müssen. Außerdem möchten Sie, dass ein Workflow auf Anhieb richtig eingestellt ist, denn Anpassungen am Workflow in einem späteren Stadium sind oft deutlich schwieriger.

Je nachdem, ob Sie den Workflow selbst eingestellt haben oder ob wir dies getan haben, haben Sie hiervon ein Flussdiagramm. Ein Beispiel für ein Flussdiagramm finden Sie in Schritt 9. Sollten Sie sich selbst an den Workflow gemacht haben, ist es ratsam, hiervon ein Flussdiagramm zu erstellen. Dies wird Ihnen nicht beim Testen helfen. Auch in einem späteren Prozess zur Optimierung des Systems ist es nützlich. Eigentlich möchten Sie alle Linien in Ihrem Flussdiagramm durchgehen und kontrollieren, ob diese korrekt eingestellt sind. Zudem möchten Sie auch prüfen, ob alle Situationen, die in der Praxis vorkommen können, im Workflow abgefangen sind.

Es hilft dabei, Use Cases aufzuschreiben. Spielen Sie diese dann in i-Reserve nach.

Beispiel 1: Ein Kunde bucht selbst auf der Website und die Zahlung schlägt fehl.
Nachspielen: Erstellen Sie eine Buchung als Kunde (also auf dem Frontend) und bezahlen Sie diese nicht. Sie können sehen, was mit der Reservierung geschieht, indem Sie diese auf der Admin-Seite suchen und schauen, in welchen Status sie geht und welche E-Mails dieser Kunde erhält.

Beispiel 2: Ein Kunde ruft für eine Reservierung an und der Kunde soll dann eine E-Mail mit einem Akzeptier-Link erhalten. Der Kunde akzeptiert die Reservierung.
Nachspielen: Erstellen Sie eine Buchung für einen Kunden auf der Admin-Seite. Prüfen Sie, ob tatsächlich eine E-Mail an einen Kunden gesendet wird. In der E-Mail klicken Sie auf den Akzeptier-Link und akzeptieren die Reservierung. Auf der Admin-Seite können Sie genau sehen, in welchen Status die Reservierung nach dem Akzeptieren geht und ob noch E-Mails ausgehen.

Beispiel 3: Wenn ein Kunde eine Reservierung erstellt, ist dies noch keine endgültige Reservierung; diese Reservierung muss zuerst noch akzeptiert werden. Wenn diese akzeptiert wird, erhält der Kunde eine E-Mail, und 5 Tage bevor die Reservierung stattfinden wird, erhält der Kunde eine Erinnerungs-E-Mail.
Nachspielen: Erstellen Sie eine Buchung für einen Kunden auf der Vorderseite. Suchen Sie anschließend die Reservierung auf der Admin-Seite und setzen Sie diese in den Akzeptier-Status. Kontrollieren Sie, ob eine E-Mail gesendet wird. Warten Sie anschließend bis 5 Tage vor der Reservierung, ob tatsächlich eine Erinnerungs-E-Mail versendet wird. Wenn dies nicht geschieht, geben Sie dann ganz deutlich an, was nicht gut läuft und bei welchem Status. Was erwarten Sie von den Einstellungen und was geschieht in Wirklichkeit?

Bei allen Beispielen schauen Sie auch, entlang welcher Linien die Reservierung geht und ob dies mit den Einstellungen übereinstimmt.