Afhankelijk van de wensen en eisen die gesteld worden aan de inrichting van i-Reserve, kan het inrichten best omvangrijk zijn. Het doel van deze pagina is om een handvat te hebben tijdens de implementatie van i-Reserve. In dit document staan een aantal zaken beschreven waar op voorhand al over nagedacht kan worden. Dit zorgt soms voor nieuwe inzichten en kan veel tijd schelen tijdens de implementatie zelf.

Iedere implementatie van i-Reserve is anders. Er moeten keuzes gemaakt worden over de inrichting en het proces. Veel van het voorwerk kan al voorafgaand aan een workshop al gedaan worden, zo blijft er tijdens een eventuele workshop meer tijd over voor inrichting. Uiteraard kunnen we ook bij het voortraject ondersteunen, neem hiervoor contact met ons op.

Onderstaand een aantal zaken waar tijdens de implementatie over nageacht moet worden;

i-Reserve kan voor heel veel verschillende doeleinden worden ingezet, iedere inrichting is weer anders. Het is daarom goed om vooraf door te nemen wat de algemene behoefte is om zo een beeld te krijgen van de optimale inrichting.

Dit lijkt wellicht vanzelfsprekend, toch is het goed om even over na te denken. I-Reserve kan op veel verschillende manieren worden ingezet en heeft klanten in diverse sectoren. Het is daarom goed om vooraf te bepalen wat er nu (en mogelijk in de toekomst) via i-Reserve geboekt kan gaan worden. Gaat het dan bijvoorbeeld om zalen, bungalows, chalets, boten, cursussen, golfbanen, rondleidingen, trainingen, fitness lessen, etc.

Deze informatie is tevens belangrijk voor het bepalen van de bijbehorende licentie en de sector instellingen. Een sportcentrum zal bijvoorbeeld eerder lessen aanbieden waar een brouwerij rondleidingen geeft, een school cursussen en een vergadercentrum zalen.

Het standaard antwoord zal zijn bezoekers op de website. Maar wie zijn dit?
Zijn dit deelnemers aan een cursus, bezoekers aan een rondleiding of honden bij een trimsalon? Moet er een onderscheid gemaakt worden tussen volwassenen en kinderen? Is het wellicht nodig om bij kinderen nog een onderscheid te maken tussen de grote en de hele kleintjes? Bijvoorbeeld omdat er voor kinderen onder de 3 jaar niet betaald hoeft te worden.

Zijn er situaties denkbaar waarbij er voor een persoon meerdere plekken afgeboekt moeten worden? Bijvoorbeeld bij mensen in een rolstoel bij een theaterbezoek of boottocht waarbij de rolstoel breder is en er daardoor 2 plekken vrij gemaakt moeten worden.

Gaan jullie i-Reserve alleen als interne applicatie gebruiken en worden boekingen daarmee alleen door medewerkers gedaan of kunnen bezoekers online reserveren? In het tweede geval, verloopt dit via jullie eigen website met een aparte link naar de boekingsdialoog, wordt deze geintegreerd, wordt jullie complete website in i-Reserve om het dialoog heen gebouwd? Wellicht zijn er affiliates/partners vanuit waar ook boekingen gedaan kunnen worden. Krijgen deze een eigen template/styling? Komen die via dezelfde weg binnen?

Op welke dagen en tijden is er te boeken? Is er per uur te boeken, per dagdeel of misschien per activiteit? Is er sprake van een hoog- en laagseizoen? Zijn er terugkerende activiteiten of activiteiten die meerdere dagen duren?

i-Reserve kent verschillende dialogen waaronder de kalender, het rooster, zoek & boek en de cursuslijst. Afhankelijk of het gaat om activiteiten zoals cursussen, trainingen, rondleidingen of objecten zoals zalen, bootjes, bungalows zijn er bepaalde dialogen mogelijk.

Er zijn 4 mogelijkheden met betrekking tot het gebruik van accounts voor klanten.

  1. geen gebruikersaccount aanmaken
  2. altijd een gebruikersaccount aanmaken
  3. i-Reserve maakt automatisch een gebruikersnaam en wachtwoord aan
  4. klant heeft de mogelijkheid om een account aan te maken maar hoeft dit niet te doen

Of een klant moet inloggen brengt voordelen en nadelen met zich mee.
Wanneer een klant wel moet inloggen brengt dit voor jullie als eindgebruiker het voordeel dat een klant slechts 1x in het systeem voor komt. Daarmee vallen alle reserveringen netjes onder dezelfde klant. Anders vult een klant bij iedere reservering het klantformulier opnieuw in. Wanneer de gegevens niet exact overeen komen zal er een nieuwe klant worden aangemaakt.

Het voordeel voor de klant is dat deze niet iedere keer al zijn gegevens hoeft in te voeren, deze worden namelijk opgevraagd bij het inloggen. Ook is het voor de klant mogelijk om zijn reserveringen en/of facturen in te kijken of eventueel gemaakte reserveringen online te annuleren. Het nadeel is dat klanten tijdens het reserveren een account moeten aanmaken. Dit kan een extra drempel zijn. Daarnaast hebben ze nog een gebruikersnaam en wachtwoord om te bewaren. Dit laatste is mogelijk op te lossen door gebruikers met bijvoorbeeld hun Facebook of Google account in te laten loggen.

Zijn er ruimtes die onderverdeeld kunnen worden waardoor ze vaker de reserveren zijn? Zijn er verschillende locaties? Zijn er trainers/docenten die slechts 1x ingepland kunnen worden op een bepaalde dag/tijdstip?

Welke gegevens moeten je klanten invullen wanneer ze een reservering maken? Gaat het alleen om een naam en e-mail adres of wil je bedrijfsgegevens, facturatie informatie, geslacht en geboortedatum ook weten? Wat is er verplicht en wat is er optioneel? Wil je dat de klant zich kan inschrijven voor een nieuwsbrief?

Tijdens het proces, vanaf het maken van een reservering tot het uitvoeren van de activiteit, kan een reservering een bepaalde status hebben. Deze status kan gedurende het proces wisselen, een eenvoudig voorbeeld hiervan is wanneer een reservering is betaald dan zal deze op BETAALD komen te staan.

We leggen dit proces vast in een workflow. Binnen de workflow kunnen er op basis van de status overgangen een of meerdere mails verstuurd worden naar de klant, een externe partij of intern binnen je eigen organisatie. Daarnaast is het mogelijk om automatisch e-mails of sms berichten te versturen, bijvoorbeeld voor aanvang van de reservering om te herinneren of een dag erna om te bedanken.

Een reservering komt binnen, wat gebeurt hier nu eigenlijk mee? Probeer vooraf zelf al vast verschillende scenario's uit te schrijven waarbij je begint met het meest gewenste scenario waarbij alles goed gaat. Vervolgens ga je kijken wat er gebeurt als er dingen anders zijn dan gewenst, bijvoorbeeld een annulering, iemand die niet betaald, wil wisselen van product/dienst, etc. Alle statussen die een reservering kan krijgen neem je vervolgens op in de workflow.

Een workflow kan heel eenvoudig zijn en zeer gecompliceerd. Hieronder een voorbeeld van een relatief eenvoudige workflow, deze kan je als basis gebruiken om je eigen workflow op te zetten.

Wanneer je alle statussen van een reservering hebt bepaald en deze met elkaar hebt verbonden zie je een workflow ontstaan. Mogelijk dat er binnen de workflow nog automatische acties moeten plaatsvinden. Bijvoorbeeld een herinnering per mail versturen wanneer er 30 minuten na het maken van een reservering nog niet is betaald. Of het automatisch sluiten van een reservering wanneer er 1,5 uur na het versturen van de herinnering nog steeds niet is betaald. Deze zijn met stippellijntjes in de workflow opgenomen.

Bedenk tevens welke e-mails er binnen de workflow verstuurd moeten worden en wanneer dit binnen de workflow plaats moet vinden. Dit kunnen e-mails zijn bij het wisselen van een bepaalde status (bijvoorbeeld nieuw binnengekomen, geannuleerd of betaald) maar ook automatische e-mails (bijvoorbeeld 30 minuten nadat een reservering is gemaakt en er is nog geen betaling ontvangen).

Schrijf uit welke e-mails je allemaal nodig denkt te hebben, nummer deze en bedenk er ook vast een onderwerp en een tekst bij die in de e-mail template moet komen. Denk eventueel ook aan mail die intern verstuurd moet worden naar bijvoorbeeld een manager of het restaurant. Neem deze ook mee in je workflow.

Mogelijk wil je de klant enkele uren voordat de reservering plaatsvindt per SMS op de hoogte brengen. Of ga je er vanuit dat de klant een half uur vantevoren aanwezig is en roep je ze per SMS 5 minuten voorafgaand aan de reservering naar de balie.