Interface Exact via API
De exact export module API alleen is bedoeld voor het boekhoudsysteem Exact Online. Overige pakketten van Exact worden niet ondersteund.
Parameters
Er zijn een aantal parameters van toepassing voor Exact Online
| Parameter | Toegestane waardes | Voorbeeld | Omschrijving | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| cust_id_length | Numeriek | 8 | De lengte van het klant id. Dit betekent dat het id wordt opgevuld met voorloopnullen. | Optioneel |
| cust_id_prefix | Tekst | IR | Een optioneel voorvoegsel | Optioneel |
| journal_code | Numeriek | 70 | Journal code, standaard waarde in Exact is 70 | Optioneel |
| Factuur veld | Selecteer veld | external_id | Gebruik een ander veld dan external id als er meerdere integraties lopen. | Verplicht |
| Klant veld | Selecteer veld | external_id | Gebruik een ander veld dan external id als er meerdere integraties lopen. | Verplicht |
| Contact persoon veld | Selecteer veld | custom01 | Gebruik dit veld voor het ID van de contactpersoon | Optioneel |
| Gebruik BTW exclusief | Ja/Nee | Indien ja, gebruik het exclusief veld | Optioneel | |
| Gebruik datum velden | Ja/Nee | Zet de datum velden vanaf en tot over van de IRES naar EOL factuur | Optioneel | |
| Maak factuur definitief | Ja/Nee | Indien nee, blijft de factuur in concept staan | Optioneel | |
| Verzend e-mail na maken definitief | Ja/Nee | Indien ja, wordt de factuur via e-mail vanuit EOL verstuurd. Zet op nee als de factuur vanuit IRES verstuurd dient te worden |
Optioneel |
Datamodel
Bij IRES is de klant leidend. Er kan sprake zijn van een bedrijf-klant structuur, maar de klant is de basis voor de synchronisatie met EOL. In EOL is de structuur Account-Contact. Hoewel dit in eerste instantie misleidend kan zijn, wordt de Klant-IRES overgezet naar een Account-EOL. En vervolgens kán er een Contact worden toegevoegd. Toch loopt het datamodel meer overeen dan op het eerste gezicht blijkt. Want zo goed als ieder veld kan overschreven worden door te koppelen met een ander veld uit IRES. Zo kan de EOL-Account-Name gevuld worden met IRES-Bedrijf-naam.
Er kunnen meerdere IRES-klanten gekoppeld worden aan dezelfde EOL-Account.
Aandacht vraagt ook de EOL-Code veld. Ieder account in EOL krijgt een interne UID (niet zichtbaar in EOL, wel in het veld external id in IRES). Als gegevens worden gesynchroniseerd, dan wordt als eerste gezocht naar het UID. Als deze bestaat in EOL, dan wordt dit Account gebruikt. Als deze niet bestaat, wordt er gezocht naar een Account met Code gelijk aan de Code in IRES. Echter: IRES-Code is een veld "naar keuze". Dit kan het cust_id zijn maar ook een maatwerk veld.
Mapping
Er zijn een aantal mappings van toepassing voor Exact Online
| Parameter | Toegestane waardes | Voorbeeld | Omschrijving |
|---|---|---|---|
| vatmapping | Numeriek | 8 -> 12 | De BTW code mapping |
| articlemapping | Tekst | IR | Artikelen mapping |
Bepaal artikelen
Deze paragraaf is alleen als de factuurmodus gebruikt gaat worden. I-Reserve regels dienen dan namelijk omgezet te worden naar exact artikelen. Omdat er in een dergelijke export niet voor journaalposten gekozen is, gebruikt i-Reserve het veld grootboekrekening om het artikel te bepalen. Een periode kan dan bijvoorbeeld id=12 hebben in i-Reserve, met bijbehorende prijs. Daarbij kan dan een grootboekrekening van bijvoorbeeld 12 worden opgegeven. Vervolgens dient een bijbehorende exact artikel, bijvoorbeeld “STANDAARD” te worden ingesteld. In de volgende paragraven zullen we de koppeling tussen die twee leggen. Maar eerst zetten we exact op.
Bepaal methode grootboekbepaling
IRES geeft een klant + factuur met factuurregels door. De factuurregel bevat een artikel maar geen grootboek. Exact Online hanteert twee methodes waarbij een grootboek aan een factuurregel wordt toegekend. Via de instellingen in EOL is aan te geven of het grootboek op basis van een artikel of op basis van de klant dient te worden toegekend. We lichten deze twee methodes toe.
1. Grootboek op basis van artikel. In dit geval dient het artikel in EOL te bestaan op het moment van inlezen van de factuur. Dit artikel dient ook het grootboek te bevatten. Op het eerste gezicht kan deze constructie verwarrend zijn: het grootboek in IRES wordt vertaald naar een artikel in EOL en bij het aanmaken van de factuur wordt weer een grootboek bepaald. Tip: maak een artikel aan die als code het grootboek heeft. Bijvoorbeeld artikel 8000 met grootboek 8000. Dit zorgt voor minder verwarring, terwijl nog steeds de omschrijving op de regel wordt weergegeven, dus er is geen verwarring bij de klant.
2. Grootboek op basis van klant. In dit geval kunnen er twee werkmethodes worden toegepast.
2a. Er wordt voor gezorgd dat alle klanten (debiteuren) in EOL handmatig van een juist grootboek worden voorzien voorafgaand aan inlezen
2b. Er wordt een veld in IRES ingesteld waarbij het grootboek kan worden opgegeven. In de koppeling dient dit veld via de parameters te worden gekoppeld aan het GLAccount in EOL. De koppeling zorgt er dan voor dat EOL wordt bijgewerkt.
Wat wordt er gekoppeld?
| i-Reserve | Richting | Exact | Overschrijven * |
|---|---|---|---|
| Klant | Account | ||
| cust_id | > | code | Ja |
| Bedrijfsnaam | > | Name | Ja |
| Telefoon | > | Phone | Ja |
| IBAN | > | BankAccount | |
| Betaalconditie | > | SalesPaymentCondition | |
| Klant | Contact | ||
| Achternaam | > | LastName | Ja |
| Prefix | > | MiddleName | Ja |
| Initialen | > | FirstName | Ja |
| Mobiel | > | Mobile | Ja |
| Telefoon | > | Phone | Ja |
| > | Ja | ||
| Klant | Address | ||
| Adres + Huisnummer + Toevoeging | > | AddressLine1 | Ja |
| Postcode | > | PostalCode | Ja |
| Woonplaats | > | City | Ja |
| Land | > | Country | Ja |
| Factuur | SalesInvoice | ||
| Factuurnummer | > | ordernumber | |
| Factuurdatum | > | OrderDate | |
| Omschrijving | > | Description | |
| Aangepast veld XX | > | YourRef | |
| cust_id | > | InvoiceTo | |
| Factuurregel | InvoiceLine | ||
| Mapping Grootboek | > | Item | |
| Regelomschrijving | > | Description | |
| 1 | > | Quantity | |
| Regel-Sub | > | NetAmount | |
| Datum vanaf | > | StartDate | |
| Datum tor | > | EndDate |
* Override => kan aangepast worden naar ander bron veld
