Hoe stel ik automatische overgangen in?
Met automatische overgangen kun je acties verbinden aan een reservering zonder dat er een handeling nodig is van de beheerder. Denk aan het verzenden van gestandaardiseerde e-mails of het veranderen van de status van een reservering. Deze pagina geeft uitleg over het instellen en wijzigen van deze automatische overgangen.
Waar vind je de automatische overgangen?
Voor ieder product kunnen afzonderlijk de automatische overgangen ingesteld worden. Via Configuratie - Objecten - Beheer producten kun je voor het betreffende product op de button Workflow klikken. Het dashboard opent en het blok Automatische overgangen wordt zichtbaar.
Voorbeeld
De werking van deze functionaliteit lichten we toe aan de hand van de onderstaande drie voorbeelden.
Voorbeeld 1: Reservering is betaald
De status verandert automatisch van 20 Open naar 30 Open, betaald als de klant heeft betaald.
Voorbeeld 2: Herinnering, reservering nog niet betaald
Na 7 dagen zonder betaling verandert de status van 20 Open naar 21 Open, herinnering.
Voorbeeld 3: Annulatie reservering
Twee dagen na herinnering en nog steeds geen betaling: status verandert van 21 Open, herinnering naar 80 Afgewezen.
Een automatische overgang maken
Klik op de + in het blok Automatische overgangen om een nieuwe regel toe te voegen. Er opent een popup met instellingen. Vul deze in zoals in de voorbeelden.
Een automatische overgang bewerken
Klik op het potloodicoon bij de gewenste regel om de instellingen te wijzigen.
Een automatische overgang verwijderen
Klik op het prullenbakicoon bij de betreffende regel om deze definitief te verwijderen.
Kopiëren van automatische overgangen
Klik op Kopieër onderdelen om overgangen van het ene naar het andere product te kopiëren. Selecteer daarna het doelproduct en de optie Toevoegen of Vervangen.
Let op bij het kopiëren van automatische overgangen!
Wanneer je bij het kopiëren van overgangen de optie Vervangen selecteert, verwijder je alle bestaande overgangen van het doelproduct en voeg je alle overgangen van het bronproduct toe aan het doelproduct. Selecteer je de optie Toevoegen dan blijven de bestaande overgangen van het doelproduct behouden en worden alle overgangen van het bronproduct toegevoegd aan het doelproduct.
In beide gevallen zal het systeem per direct controleren of er acties moeten worden uitgevoerd. Als er reserveringen met een bepaalde status gevonden worden waarvoor een nieuwe overgang is ingesteld, zal de bijbehorende actie worden uitgevoerd. Ook wanneer dezelfde actie al in de oude (al dan niet verwijderde) flow is uitgevoerd!
Bovenstaande zal met name tot problemen c.q. ongewenste acties kunnen leiden, wanneer er gebruik wordt gemaakt van automatische overgangen waarvan als actie is ingesteld Stuur een e-mail of Stuur een sms. Het is dan ook raadzaam geen gebruik te maken van de kopieer mogelijkheid wanneer het doelproduct een product is waarvoor al reserveringen zijn gemaakt en wanneer er gebruik wordt gemaakt van overgang acties die geen statuswijziging als resultaat hebben.
Gebruik bij voorkeur een statuswijziging als automatische overgang
In een goede flow kan je op elk moment uit de status van een reservering herleiden welke acties hebben plaatsgevonden (bijvoorbeeld: status 30 - Betaald of status 25 - Betaalherinnering). Door alleen gebruik te maken van automatische overgangen die als actie hebben Wijzig overgang (oftewel: wijzig de status), zorg je voor een veilige en herkenbare flow. Natuurlijk betekent dit iets meer werk bij het instellen van de producten want je moet alle te versturen mails en/of sms'en op basis van statusovergangen instellen in de blokken E-mail Status en SMS Status. Maar dit meerwerk zorgt er onder andere voor dat je zonder problemen overgangen kunt wijzigen, verwijderen of toevoegen en dus ook zonder problemen gebruik kunt maken van de hierboven genoemde kopieer mogelijkheid.
