Hoe voorkom ik dat er loze tijden in de bezetting komen door reserveringen?

Aanleiding

De situatie : klanten krijgen de gelegenheid flexibel te boeken. Ieder half uur mag er geboekt worden. Maar de periodes zijn wel minimaal een uur.
Wat is hier het risico? Als de dagbezetting wat voller wordt zien we gaten ontstaan. Er blijven halve uren over. Deze halve uren blijven over en dit kan tot omzetderving leiden.

Procecure oplossing

Er zijn in het proces nog wel enkele zaken te bedenken om de halve uren alsnog te vullen.

1. Ga met de boeker in gesprek om een boeking een half uur eerder of later te plaatsen. Hierna is weer een vol slot beschikbaar
2. Verkoop de laatste halve uren los.
3. Biedt bestaande reservering (tegen gereduceerd tarief) een verlenging

Automatische oplossing

Voor deze situatie is een constructie aanwezig. Via een instelling op product niveau worden boekingen gestuurd. Met als doel de situatie te verbeteren en minder verlies te hebben. De instelling heet "voorkom te kleine slots". Echt waar.

Opgemerkt dient te worden dat ook deze constructie nooit volledige bezetting kan garanderen. Het blijft een kwestie van vraag en aanbod op het juiste moment bij elkaar brengen. Als boekers op het moment van boeken niet de juiste mogelijkheden hebben kunnen ze afhaken. Wees dus zorgvuldig met toepassen.

De configuratie in belangrijkste kenmerken.

Hoe werkt dit in de praktijk?

We nemen een dag met openingstijden van 14-23 uur. Periodes van 60 minuten die elk half uur tellen. Dit levert een lijstje met slots op.

We zien hier dat alle slots boekbaar zijn, er is nog geen enkele reservering gemaakt.
"voorkom te kleine slots" staat nog op NEE.
Als nu een boeker de 14.30 uur aanmaakt. Dan is het resultaat voor de volgende boeker:

Het is duidelijk zichtbaar dat er niet meer geboekt kan worden van 14.00 - 14.30 uur. Ook al is er niemand aanwezig.

We zetten "voorkom te kleine slots" nu op JA. Merk op dat we bovenstaande scenario daarmee niet (kunnen) terugdraaien.
We nemen nu een andere dag, zonder reserveringen ziet dezelfde dag, althans qua openingstijden, er zo uit

Wat valt hier te zien? Er zijn twee slots direct niet meer boekbaar. Het tweede slot en het één na laatste.
Voor iedere situatie kan namelijk zowel naar voren als naar achteren gekeken worden.

Er komt een eerste boeking binnen. Nog niet gemeld, maar om het iets complexer te maken: er zijn in dit geval 3 banen beschikbaar.
De boeking die gemaakt wordt is van 17-18 en betreft drie banen. Volledig volgeboekt dus om dit tijdstip.

Hier valt veel meer op

• 17-18 is uiteraard volledig volgeboekt
• 16.30 is ook vol. Dit slot loopt tot 17.30 en tussen 17.00 en 17.30 uur is niets beschikbaar. Rood dus.
• Tweede en een na laatste slot is, net als in vorige scenario, niet beschikbaar
• 15.30 uur is niet beschikbaar. Een boeking op dat slot zal namelijk een half uur open laten tussen 16.30 - 17.00
• 18.30 uur is niet beschikbaar. Een boeking op dat slot zal namelijk een half uur open laten tussen 18.00 - 18.30

Met bovenstaande is de kern van de oplossing wel aangetoond.
Nog één scenario welke iets complexer is. We nemen een nieuwe dag. Zelfde openingstijden en instellingen.

Hier plaatsen we een boeking van 17-18 met 2 banen (van de 3).
En een tweede boeking van 16.30 uur - 17.30 voor 1 baan.
Beschikbaarheid van 16.30 - 17 is dan 2 banen, van 17.00 - 17.30 is VOL en van 17.30 - 18.00 is de beschikbaarheid 1 baan.

Op het eerste gezicht verrassend, de slots lijken op te schuiven.

• Het 16 uur slot zou een loze ruimte maken en is daarom niet meer selecteerbaar.
• Het 16.30 uur slot is nog te boeken, maar voor maximaal 1 baan
• Het 18 uur slot is nog te boeken, maar voor maximaal 2 banen