Hoe kan ik gegevens automatisch anonimiseren?

In Nederland hebben we te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om aan deze wet te voldoen kan het nodig zijn om persoonlijke gegevens van klanten in i-Reserve te anonimiseren. Dit valt onder ‘het recht om vergeten te worden’. Welke gegevens dit zijn en hoelang de gegevens bewaard blijven kan ingesteld worden.

Deze functionaliteit is in te stellen in de configuratiemodus. Klik hiervoor op je gebruikersnaam (rechtsboven) in de dropdown en kies voor 'Configuratie'. Klik vervolgens in het menu op 'Systeem - Anonimiseer instellingen'.

Anonimiseren activeren

Om de gegevens te anonimiseren maak je eerst een selectie van de velden die geanonimiseerd moeten worden. Hiervoor klik je op de knop "Toevoegen veld". Er verschijnt nu een blok met twee opties.

Let er op dat i-Reserve eisen stelt aan sommige velden. Zo moet het e-mailadres van een klant wel de vorm van een e-mailadres hebben. Als de nieuwe waarde hier niet aan voldoet, wordt het veld gewoon leeg gemaakt bij het anonimiseren.

Dit proces herhaal je, totdat alle velden die geanonimiseerd moeten worden toegevoegd zijn.

Om de functionaliteit te activeren selecteer je de waarde ‘actief’ bij de optie ‘Anonimiseren actief’ en het gewenste aantal dagen tot anonimisering bij "Aantal dagen". Zet de vinkjes bij "Overerving" bij deze opties uit als je de waarde hebt aangepast en sla de gegevens op. Tip: Stel eerst de velden om te anonimiseren en de instellingen in om ongewenst gedrag te voorkomen.

Hoe lang blijven de gegevens bewaard?

Het proces voor het anonimiseren wordt één maal per dag uitgevoerd, gepland in de nacht. Bepaal vooraf binnen de organisatie hoe lang gegevens bewaard blijven in de database. De tijd dat de gegevens bewaard blijven is vervolgens in dagen in te stellen via de optie ‘Aantal dagen’.

De periode van bewaren wordt vastgesteld op basis van de meest recente reservering voor een klant, en dan meer specifiek de datum waarop de reservering plaatsvindt.

Voorbeeld: klant A maakt een reservering op 10 juli. De reservering vindt plaats op 23 juli om 10.00 uur. Er is gekozen om de gegevens 21 dagen te bewaren. De gegevens zullen dan op 13 augustus om 10.00 uur verwijderd moeten worden. Dit vindt vervolgens plaats in de nacht van 13 op 14 augustus.

Welke gegevens moeten er geanonimiseerd worden?

Tijdens het anonimiseren worden bepaalde gegevens uit de database verwijderd, hierbij blijven de originele records wel bestaan.

In het geval van klanten worden bijvoorbeeld de voornaam en achternaam geanonimiseerd maar de klant zelf blijft wel behouden. Op deze manier blijven klant records nog wel bewaard maar is bepaalde informatie over deze klant niet meer te herleiden.

Deze functionaliteit is in te stellen via het tabblad ‘Velden’. Klik op de knop ‘Toevoegen veld’ en kies vervolgens een veldnaam welke periodiek geanonimiseerd moet worden.

Het is mogelijk om een vervangende waarde op te geven voor de data die in het oorspronkelijke veld stond. Zo kan je bijvoorbeeld alles vervangen met een sterretje (*) of met ‘anoniem’. Dit geef je op bij de optie ‘De nieuwe waarde van een veld na automatisering’ en kan per veld verschillen.

Wat wordt er niet geanonimiseerd?

Buiten scope van deze functionaliteit vallen documenten (PDF, e-mails en exports zoals CSV en MS-excel). Het ís mogelijk dat er templates gebruikt worden om emails te genereren met daarin persoonsgegevens.

Mocht er gebruik gemaakt worden van templating en verzenden van e-mails dan is het een aandachtspunt om deze correct op te stellen (zonder persoonlijke informatie) dan wel deze handmatig te schonen of te verwijderen.

Buiten scope vallen velden die door de gebruiker worden ingevuld als opmerkingen en notities. Indien hier teksten worden gebruikt als “Dhr Janssen belde voor de bevestiging”, dan zal er niets met deze gegevens worden gedaan.

Er wordt voor i-Reserve gebruik gemaakt van een volledige backup voor de duur van 30 dagen. Deze backup bevat de data die aanwezig is op het moment van het aanmaken van de backup. Het is niet mogelijk een gedeelte van deze backup te muteren. Hierdoor is de complete verwijdering van de persoonsgegevens pas mogelijk na de ingestelde bewaartermijn plus 30 dagen.