Wat gebeurt er technisch bij een status wijziging?

In i-Reserve kan een reservering van status veranderen — bijvoorbeeld van optie naar definitief, of van geannuleerd naar verlopen. Bij zo’n wijziging wordt er op de achtergrond een reeks acties uitgevoerd. Deze stappen volgen een vaste volgorde om alles betrouwbaar en soepel te laten verlopen.

Fase 1: Voor de statuswijziging

Voordat de status daadwerkelijk wijzigt, voert i-Reserve enkele voorbereidingen uit:

1. Conceptfactuur

Als de reservering gefactureerd moet worden, wordt gecontroleerd of er al een conceptfactuur bestaat. Zo niet, dan wordt die eerst aangemaakt.

2. Definitieve factuur

Als dat zo is ingesteld, wordt er op basis van de conceptfactuur een definitieve factuur aangemaakt.

Dit gebeurt alleen als er al een conceptfactuur aanwezig is.

3. Integraties

Gekoppelde systemen (zoals boekhouding, toegangssystemen of planningsapps) worden alvast geïnformeerd over de komende wijziging.

Fase 2: Tijdens de statuswijziging

Op het moment dat de status wijzigt, worden meldingen verstuurd:

4. E-mail versturen

Automatisch wordt er een e-mail verzonden naar de juiste personen (bijv. organisator of deelnemers), afhankelijk van de instellingen.

5. SMS versturen

Als het systeem hiervoor is ingesteld, wordt er ook een sms gestuurd — bijvoorbeeld bij een bevestiging of annulering.

Fase 3: Na de statuswijziging

Na het toepassen van de nieuwe status volgen nog enkele verwerkingen:

6. Eventaantallen bijwerken

Het aantal deelnemers of vrije plekken bij het event wordt aangepast op basis van de nieuwe status.

7. Wachtlijst verwerken

Als de reservering van de wachtlijst kwam of juist ruimte vrijmaakt, wordt de wachtlijst bijgewerkt. De volgende op de lijst kan bijvoorbeeld automatisch worden toegevoegd.

8. Knipkaarten bijwerken

Bij gebruik van knipkaarten worden het juiste aantal knippen afgeboekt of teruggegeven, afhankelijk van de wijziging.

9. Spelersmail

Als er spelers gekoppeld zijn aan de reservering, wordt er (indien ingesteld) een aparte e-mail naar hen verzonden.

10. Webhooks activeren

Tot slot kunnen er webhooks verstuurd worden naar externe systemen of eigen integraties om hen op de hoogte te stellen van de wijziging.

Samenvatting

Een statuswijziging in i-Reserve is méér dan alleen een aanpassing van een veld. Het triggert een zorgvuldig opgebouwde workflow waarin facturatie, communicatie en capaciteit automatisch worden geregeld. Door deze volgorde aan te houden blijft alles netjes gesynchroniseerd — zonder handmatig werk.