Für die Buchhaltung exportieren

Bevor wir tatsächlich mit dem Exportieren beginnen, eine finale Checkliste:

• Sind MwSt.-Codes eingerichtet?
• Sind Hauptbuchkonten bei den Preisen erfasst?
• Gibt es Kunden und endgültige Rechnungen im System?
• Ist ein Exporttyp eingerichtet?

Wenn diese Fragen mit Ja beantwortet werden können, können wir tatsächlich mit dem Exportieren beginnen.

Debitoren exportieren

Wir beginnen mit dem Debitorenexport. Hierfür müssen wir einen Filter im Kontext Kunde (auch genannt Mitglieder, Kontaktpersonen oder Kursteilnehmer) erstellen.
Grundsätzlich ist jeder Filter denkbar. Es hängt davon ab, welche Kunden Sie exportieren möchten. Dies könnte zum Beispiel auf einem bestimmten Feld basieren, wie einem bestimmten Kundentyp oder einem bestimmten Standort.

Der Export lässt sich über die Toolbar starten, indem Sie auf das kleine schwarze Dreieck neben Excel klicken und bei Bedarf „aangepast“ wählen. Der Exportbildschirm „aangepast“ erscheint.

Wählen Sie das gewünschte Exportformat und geben Sie gegebenenfalls eine gewünschte Anzahl an Zeilen an. Klicken Sie anschließend auf exportieren. Es erscheint eine Datei. Dies kann eine andere Meldung ergeben, abhängig von den Einstellungen des Browsers. Wenn der Browser Dateien automatisch herunterlädt, schauen Sie dann im Download-Ordner.

Die Datei ist nun bereit, um eingelesen zu werden.

Rechnungen exportieren

Wir möchten nun die Rechnungen exportieren. Hierfür müssen wir einen Filter im Kontext Rechnungen (invoice) erstellen. Grundsätzlich ist jeder Filter denkbar. Es hängt davon ab, welche Rechnungen Sie exportieren möchten. Meistens wird dies jedoch eine Kombination aus Status und Rechnungsdatum sein. Wir gehen in diesem Beispiel von einer begrenzten Menge an Rechnungen aus und nehmen den Filter:

 status = "Definitief" and factuurdatum > -30d