Wie erstelle ich eine Zahlungsübersicht für die Buchhaltung?

Zwei Filter zeigen dieselben Zahlungszeilen — mit einem wichtigen Unterschied.

• Module > Zahlungen liefert eine Zeile pro Zahlung, inklusive Transaktionskennzeichen des Anbieters. Diese Übersicht legen Sie 1:1 neben die Abrechnung Ihres Anbieters.
• Reservierung > Suchen liefert dieselben Zahlungszeilen, aber zusammen mit den Kunden- und Reservierungsdaten. Diese Übersicht beantwortet die Frage „von wem?“.

Der Zahlungskontext enthält die Nummern von Reservierung, Rechnung und Auftrag, aber keinen Kundennamen und keine E-Mail-Adresse. Möchten Sie Kunde und Zahlung in einer Datei sehen, nutzen Sie den Reservierungskontext. Möchten Sie mit dem Anbieter abstimmen, nutzen Sie den Zahlungskontext. Für eine vollständige Kontrolle erstellen Sie beide und verknüpfen sie in Excel über Reservierungs- oder Rechnungsnummer.

Erstellen Sie über Ansichten > Anpassen eine neue Ansicht, zum Beispiel „Buchhaltung Zahlungen“. Die Schritte stehen in Wie ändere ich die Spalten eines Filters?.

Im Kontext Zahlungen nehmen Sie mindestens auf:

• Zahlungs-ID – eindeutige Nummer der Zahlungszeile, nützlich als Referenz bei Rückfragen;
• Zahlungsdatum und Zahlungsbetrag (plus Zahlungswährung, wenn Sie in mehreren Währungen arbeiten);
• Zahlungsstatus – bezahlt oder zurückgezahlt, siehe den nächsten Schritt;
• Zahlungsmethode – auf welchem Weg das Geld ein- oder ausgegangen ist;
• Transaktion # – das Kennzeichen des Anbieters; dies ist der Schlüssel zur Übersicht Ihres Anbieters;
• Reservierung #, Rechnungsnummer, Rechnung # und Auftrag # – wozu die Zahlung gehört;
• Zahlungsbemerkungen – hier steht oft die Erläuterung des Anbieters, bei einer Rückzahlung zum Beispiel auf welches Konto zurückgezahlt wurde.

Eine vollständige Liste der verfügbaren Spalten steht in Spalten Zahlung.

Im Kontext Reservierungen kombinieren Sie die Kundenspalten (Nachname, Vollständiger Name, E-Mail) mit den Zahlungsspalten (Zahlungs-ID, Zahlungsstatus, Zahlungsdatum, Zahlungsbetrag, Zahlungsmethode, Zahlungstransaktion, Zahlungsbemerkung) sowie mit Reservierungsnummer, Gesamtpreis, Bezahlt und Zu zahlen.

Ohne Statusfilter laufen abgebrochene und abgelehnte Zahlungsversuche durch Ihre Übersicht, und das erklärt die meisten Abweichungen zur Buchhaltung. Filtern Sie deshalb bewusst nach Status.

Für die Buchhaltung sind drei Dinge wichtig:

• Eingegangenes Geld: Status BEZAHLT.
• Zurückgezahltes Geld: Status AUSGEZAHLT. Das ist die Rückzahlung, die Sie bei einer Reservierung auslösen und die auch bei Ihrem Anbieter als Rückzahlung sichtbar ist.
• Korrekturen: eine Zahlungszeile mit negativem Betrag. Sie entsteht bei einer manuellen Korrektur oder Gutschrift und hat kein Transaktionskennzeichen eines Anbieters, weil kein Geld über den Anbieter gelaufen ist.

Möchten Sie Eingang und Rückzahlung in einer Übersicht sehen, wählen Sie beide Status — behalten Sie dann aber die Spalte Zahlungsstatus, sonst können Sie sie nicht unterscheiden.

Filtern Sie nach Zahlungsdatum, nicht nach dem Datum der Reservierung oder der Rechnung. Eine Reservierung aus April kann im Juni bezahlt worden sein; die Buchhaltung will wissen, wann das Geld bewegt wurde.

Geben Sie einen festen Zeitraum an, wenn Sie einen abgeschlossenen Monat oder ein Quartal liefern. Für eine wiederkehrende Kontrolle verwenden Sie ein relatives Datum, dann müssen Sie das Datum nie mehr ändern. Beispiele:

• letzte Woche: -7d bis 0d;
• letzter Monat: -1m bis 0d.

Prüfen Sie die Übersicht, bevor Sie exportieren. Drei Kontrollen, die die meisten Überraschungen verhindern:

• Die Summe unter der Spalte Zahlungsbetrag ist die Summe aller Zeilen im Filter. Sind auch Zeilen mit dem Status AUSGEZAHLT enthalten, zählen diese Rückzahlungen als positiver Betrag mit, und die Summe ist nicht Ihr Nettoeingang. Filtern Sie also auf einen Status, wenn Sie einen Betrag liefern wollen, oder ziehen Sie die Rückzahlungen in Excel wieder ab.
• Vergleichen Sie die Anzahl der Zeilen mit der Anzahl der Transaktionen bei Ihrem Anbieter im gleichen Zeitraum. Achten Sie auf den Stichtag: eine Zahlung, die kurz vor Mitternacht gestartet wurde, kann beim Anbieter am Folgetag stehen.
• Zeilen ohne Transaktion # sind nicht über den Zahlungsanbieter gelaufen: manuell erfasste Zahlungen, Bargeld, Kartenzahlung ausserhalb des Anbieters, Geschenkgutscheine, Mehrfachkarten und Korrekturen. Diese finden Sie zwangsläufig nicht in der Übersicht Ihres Anbieters, und das ist richtig.

Arbeiten Sie im Reservierungskontext, beachten Sie: eine Reservierung erzeugt mehrere Zeilen, wenn mehrere Zahlungen dazugehören. Summieren Sie dann nie die Spalte Gesamtpreis — sie steht mehrfach in der Datei.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Excel. Mit dem Pfeil neben der Schaltfläche wählen Sie zwischen Excel (.xlsx) und CSV, mit Angepasst geben Sie eine Start- und Endzeile an, wenn die Datei zu groß wird.

Sehen Sie die Excel-Schaltfläche nicht, fehlt Ihrer Benutzergruppe das Recht filter_export. Es ist nicht ohne Grund standardmäßig aus: mit diesem Recht kann jemand Listen mit Kundendaten herunterladen. Weisen Sie es der Gruppe zu, die die Buchhaltung macht, nicht allen. Ein Administrator macht das im Konfigurationsmodus über System > Benutzergruppen. Mehr dazu in Exportieren.

Möchten Sie das jede Woche tun, müssen Sie es nicht jede Woche neu aufbauen.

1. Wandeln Sie den Zeitraum in ein relatives Datum um, zum Beispiel -7d bis 0d. Der Filter verschiebt sich dann automatisch mit.
2. Speichern Sie den Filter mit Filter speichern und geben Sie ihm einen klaren Namen, zum Beispiel „Zahlungen letzte Woche“. Teilen Sie ihn mit der Gruppe, die die Buchhaltung macht.
3. Verknüpfen Sie Ihre Ansicht über Filterliste anzeigen, Spalte Ansicht, mit dem gespeicherten Filter. Dann stehen die richtigen Spalten sofort bereit.
4. Möchten Sie die Übersicht automatisch per E-Mail erhalten, können Sie eine Filterplanung einrichten. Dafür ist ein Exporttyp erforderlich; siehe den Bereich Export. Bitten Sie den Support um Hilfe, wenn Ihre Umgebung noch keinen Exporttyp hat.