Handbuch i-Reserve - Schnittstelle Exact über API

Documentatie

difficulty level:

Filter - Export

Module textPhrase before ModuleNames Export en Factuur Module textPhrase after ModuleNames.

Das Exact-Export-Modul API ist ausschließlich für das Buchhaltungssystem Exact Online gedacht. Andere Pakete von Exact werden nicht unterstützt.

Parameter

Für Exact Online gelten eine Reihe von Parametern

Parameter	Zulässige Werte	Beispiel	Beschreibung	Anmerkung
cust_id_length	Numerisch	8	Die Länge der Kunden-ID. Das bedeutet, dass die ID mit führenden Nullen aufgefüllt wird.	Optional
cust_id_prefix	Text	IR	Ein optionales Präfix	Optional
journal_code	Numerisch	70	Journalcode, Standardwert in Exact ist 70	Optional
Rechnungsfeld	Feld auswählen	external_id	Verwenden Sie ein anderes Feld als external id, wenn mehrere Integrationen laufen.	Erforderlich
Kundenfeld	Feld auswählen	external_id	Verwenden Sie ein anderes Feld als external id, wenn mehrere Integrationen laufen.	Erforderlich
Ansprechpartner-Feld	Feld auswählen	custom01	Verwenden Sie dieses Feld für die ID des Ansprechpartners	Optional
MwSt. exklusiv verwenden	Ja/Nein		Wenn ja, verwenden Sie das Exklusiv-Feld	Optional
Datumsfelder verwenden	Ja/Nein		Übernimmt die Datumsfelder von und bis von der IRES- in die EOL-Rechnung	Optional
Rechnung endgültig machen	Ja/Nein		Wenn nein, bleibt die Rechnung im Entwurf stehen	Optional
E-Mail nach endgültiger Erstellung versenden	Ja/Nein		Wenn ja, wird die Rechnung per E-Mail aus EOL versendet. Auf nein setzen, wenn die Rechnung aus IRES versendet werden soll	Optional

Datenmodell

Bei IRES ist der Kunde führend. Es kann eine Unternehmen-Kunde-Struktur vorliegen, aber der Kunde ist die Grundlage für die Synchronisation mit EOL. In EOL ist die Struktur Account-Contact. Obwohl dies zunächst irreführend sein kann, wird der Kunde-IRES in einen Account-EOL übertragen. Und anschließend kann ein Contact hinzugefügt werden. Dennoch stimmt das Datenmodell mehr überein, als auf den ersten Blick ersichtlich. Denn nahezu jedes Feld kann durch die Verknüpfung mit einem anderen Feld aus IRES überschrieben werden. So kann der EOL-Account-Name mit dem IRES-Unternehmensnamen gefüllt werden.

Es können mehrere IRES-Kunden mit demselben EOL-Account verknüpft werden.

Aufmerksamkeit erfordert auch das EOL-Code-Feld. Jeder Account in EOL erhält eine interne UID (nicht sichtbar in EOL, jedoch im Feld external id in IRES). Wenn Daten synchronisiert werden, wird zuerst nach der UID gesucht. Wenn diese in EOL existiert, wird dieser Account verwendet. Wenn diese nicht existiert, wird nach einem Account mit einem Code gesucht, der dem Code in IRES entspricht. Allerdings: IRES-Code ist ein Feld "nach Wahl". Dies kann die cust_id sein, aber auch ein individuelles Feld.

Mapping

Für Exact Online gelten eine Reihe von Mappings

Parameter	Zulässige Werte	Beispiel	Beschreibung
vatmapping	Numerisch	8 -> 12	Das MwSt.-Code-Mapping
articlemapping	Text	IR	Artikel-Mapping

Artikel bestimmen

Dieser Abschnitt gilt nur, wenn der Rechnungsmodus verwendet werden soll. i-Reserve-Zeilen müssen dann nämlich in Exact-Artikel umgewandelt werden. Da in einem solchen Export nicht für Buchungssätze entschieden wurde, verwendet i-Reserve das Feld Sachkonto, um den Artikel zu bestimmen. Eine Periode kann dann zum Beispiel die id=12 in i-Reserve haben, mit zugehörigem Preis. Dazu kann dann ein Sachkonto von beispielsweise 12 angegeben werden. Anschließend muss ein zugehöriger Exact-Artikel, zum Beispiel "STANDAARD", eingestellt werden. In den folgenden Abschnitten werden wir die Verknüpfung zwischen diesen beiden herstellen. Aber zuerst richten wir Exact ein.

Methode der Sachkontobestimmung festlegen

IRES übergibt einen Kunden + eine Rechnung mit Rechnungszeilen. Die Rechnungszeile enthält einen Artikel, aber kein Sachkonto. Exact Online verwendet zwei Methoden, bei denen einer Rechnungszeile ein Sachkonto zugewiesen wird. Über die Einstellungen in EOL kann angegeben werden, ob das Sachkonto auf Basis eines Artikels oder auf Basis des Kunden zugewiesen werden soll. Wir erläutern diese beiden Methoden.

1. Sachkonto auf Basis des Artikels. In diesem Fall muss der Artikel in EOL zum Zeitpunkt des Einlesens der Rechnung existieren. Dieser Artikel muss auch das Sachkonto enthalten. Auf den ersten Blick kann diese Konstruktion verwirrend sein: Das Sachkonto in IRES wird in einen Artikel in EOL übersetzt, und beim Erstellen der Rechnung wird wieder ein Sachkonto bestimmt. Tipp: Legen Sie einen Artikel an, der als Code das Sachkonto hat. Zum Beispiel Artikel 8000 mit Sachkonto 8000. Dies sorgt für weniger Verwirrung, während dennoch die Beschreibung auf der Zeile angezeigt wird, sodass es beim Kunden keine Verwirrung gibt.

2. Sachkonto auf Basis des Kunden. In diesem Fall können zwei Arbeitsmethoden angewendet werden.
2a. Es wird dafür gesorgt, dass alle Kunden (Debitoren) in EOL vor dem Einlesen manuell mit einem korrekten Sachkonto versehen werden
2b. Es wird ein Feld in IRES eingerichtet, in dem das Sachkonto angegeben werden kann. In der Verknüpfung muss dieses Feld über die Parameter mit dem GLAccount in EOL verknüpft werden. Die Verknüpfung sorgt dann dafür, dass EOL aktualisiert wird.

Was wird verknüpft?

i-Reserve	Richtung	Exact	Überschreiben *
Kunde		Account
cust_id	>	code	Ja
Unternehmensname	>	Name	Ja
Telefon	>	Phone	Ja
IBAN	>	BankAccount
Zahlungsbedingung	>	SalesPaymentCondition

Kunde		Contact
Nachname	>	LastName	Ja
Präfix	>	MiddleName	Ja
Initialen	>	FirstName	Ja
Mobil	>	Mobile	Ja
Telefon	>	Phone	Ja
E-Mail	>	Email	Ja

Kunde		Address
Adresse + Hausnummer + Zusatz	>	AddressLine1	Ja
Postleitzahl	>	PostalCode	Ja
Wohnort	>	City	Ja
Land	>	Country	Ja

Rechnung		SalesInvoice
Rechnungsnummer	>	ordernumber
Rechnungsdatum	>	OrderDate
Beschreibung	>	Description
Benutzerdefiniertes Feld XX	>	YourRef
cust_id	>	InvoiceTo

Rechnungszeile		InvoiceLine
Mapping Sachkonto	>	Item
Zeilenbeschreibung	>	Description
1	>	Quantity
Zeile-Sub	>	NetAmount
Datum von	>	StartDate
Datum bis	>	EndDate