Wie kann ich Daten automatisch anonymisieren?

In den Niederlanden haben wir es mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu tun. Um dieses Gesetz zu erfüllen, kann es notwendig sein, personenbezogene Daten von Kunden in i-Reserve zu anonymisieren. Dies fällt unter 'das Recht auf Vergessenwerden'. Welche Daten dies sind und wie lange die Daten aufbewahrt bleiben, kann eingestellt werden.

Diese Funktionalität lässt sich in der Konfiguration der Umgebung einstellen. Unter 'System' finden Sie 'Anonymisierungs-Einstellungen'.

Anonymisierung aktivieren

Um die Daten zu anonymisieren, treffen Sie zunächst eine Auswahl der Felder, die anonymisiert werden sollen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Feld hinzufügen". Es erscheint nun ein Block mit zwei Optionen.

Beachten Sie, dass i-Reserve an manche Felder Anforderungen stellt. So muss die E-Mail-Adresse eines Kunden die Form einer E-Mail-Adresse haben. Wenn der neue Wert dem nicht entspricht, wird das Feld beim Anonymisieren einfach geleert.

Diesen Vorgang wiederholen Sie, bis alle Felder, die anonymisiert werden sollen, hinzugefügt sind.

Um die Funktionalität zu aktivieren, wählen Sie den Wert 'aktiv' bei der Option 'Anonymisierung aktiv' und die gewünschte Anzahl von Tagen bis zur Anonymisierung bei "Anzahl der Tage". Deaktivieren Sie die Häkchen bei "Vererbung" bei diesen Optionen, wenn Sie den Wert angepasst haben, und speichern Sie die Daten. Tipp: Stellen Sie zuerst die zu anonymisierenden Felder und die Einstellungen ein, um unerwünschtes Verhalten zu vermeiden.

Wie lange bleiben die Daten aufbewahrt?

Der Vorgang zur Anonymisierung wird einmal pro Tag ausgeführt, geplant in der Nacht. Legen Sie vorab innerhalb der Organisation fest, wie lange Daten in der Datenbank aufbewahrt bleiben. Die Zeit, die die Daten aufbewahrt bleiben, lässt sich anschließend in Tagen über die Option 'Anzahl der Tage' einstellen.

Der Aufbewahrungszeitraum wird auf Basis der jüngsten Reservierung für einen Kunden festgelegt, und dann genauer gesagt des Datums, an dem die Reservierung stattfindet.

Beispiel: Kunde A tätigt eine Reservierung am 10. Juli. Die Reservierung findet am 23. Juli um 10.00 Uhr statt. Es wurde gewählt, die Daten 21 Tage aufzubewahren. Die Daten müssen dann am 13. August um 10.00 Uhr gelöscht werden. Dies findet anschließend in der Nacht vom 13. auf den 14. August statt.

Welche Daten müssen anonymisiert werden?

Beim Anonymisieren werden bestimmte Daten aus der Datenbank gelöscht, dabei bleiben die ursprünglichen Datensätze jedoch bestehen.

Im Fall von Kunden werden beispielsweise der Vorname und der Nachname anonymisiert, aber der Kunde selbst bleibt erhalten. Auf diese Weise bleiben Kundendatensätze zwar erhalten, aber bestimmte Informationen über diesen Kunden sind nicht mehr rückverfolgbar.

Diese Funktionalität lässt sich über die Registerkarte 'Felder' einstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Feld hinzufügen' und wählen Sie anschließend einen Feldnamen, der periodisch anonymisiert werden soll.

Es ist möglich, einen Ersatzwert für die Daten anzugeben, die im ursprünglichen Feld standen. So können Sie beispielsweise alles mit einem Sternchen (*) oder mit 'anonym' ersetzen. Dies geben Sie bei der Option 'Der neue Wert eines Feldes nach der Automatisierung' an und kann je Feld unterschiedlich sein.

Was wird nicht anonymisiert?

Außerhalb des Geltungsbereichs dieser Funktionalität fallen Dokumente (PDF, E-Mails und Exporte wie CSV und MS-Excel). Es ist möglich, dass Vorlagen verwendet werden, um E-Mails mit darin enthaltenen personenbezogenen Daten zu generieren.

Sollte Templating und Versand von E-Mails genutzt werden, dann ist es ein Aufmerksamkeitspunkt, diese korrekt zu erstellen (ohne persönliche Informationen) beziehungsweise diese manuell zu bereinigen oder zu löschen.

Außerhalb des Geltungsbereichs fallen Felder, die vom Benutzer als Anmerkungen und Notizen ausgefüllt werden. Wenn hier Texte verwendet werden wie „Herr Janssen rief wegen der Bestätigung an", dann wird mit diesen Daten nichts gemacht.

Für i-Reserve wird eine vollständige Sicherung für die Dauer von 30 Tagen genutzt. Diese Sicherung enthält die Daten, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Sicherung vorhanden sind. Es ist nicht möglich, einen Teil dieser Sicherung zu verändern. Dadurch ist die vollständige Löschung der personenbezogenen Daten erst nach der eingestellten Aufbewahrungsfrist plus 30 Tage möglich.