Wie importiere ich Kunden?

Wenn zum ersten Mal ein Import durchgeführt wird, muss zunächst eine Importdefinition angelegt werden. Wenn bereits zuvor ein Import durchgeführt wurde und dieselben Kriterien angewendet werden sollen, kann eine vorherige Definition ausgewählt werden.

Start
Wenn zuvor noch kein Import durchgeführt wurde, ist die Option „Neue Importdefinition erstellen“ standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Definition anzulegen.

Datei hochladen
Geben Sie hier der Definition einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei hochladen“, um eine Datei hochzuladen. Die unterstützten Formate sind csv und Excel. Der Balken färbt sich grün als Hinweis darauf, dass der Upload abgeschlossen ist.

Beispiel-Importdatei

In der folgenden Tabelle finden Sie ein Beispiel dafür, was in Excel für den Import eingetragen werden kann.

Format
Das System gibt an, in welchem Format die Datei hochgeladen wurde. Wenn dies eine Excel-Datei ist, wird hier die Möglichkeit geboten, eine bestimmte Registerkarte aus der Excel-Datei auszuwählen. Außerdem besteht die Möglichkeit anzugeben, wie viele Zeilen beim Import übersprungen werden sollen. Geben Sie hier 0 ein, wenn nichts übersprungen werden soll!

Spalten-Mapping
Die Spalten aus der Datei werden (einschließlich eines Beispiels) in diesem Bildschirm auf der linken Seite angezeigt. Wählen Sie bei „Zielfeld“ die Felder aus i-Reserve aus, mit denen die betreffenden Spalten aus der Datei übereinstimmen sollen. Wenn es Spalten gibt, die beim Import nicht berücksichtigt werden müssen, muss hierfür kein Zielfeld angegeben werden.

Während des Mappings können außerdem zusätzliche Aktionen mit dem Import verknüpft werden. Dabei ist es zum Beispiel möglich, alle Vornamen mit einem Großbuchstaben beginnen zu lassen. Ein anderes Beispiel wäre, Texte zu ändern, wobei „Belgie“ während des Imports in „België“ geändert wird.

Importregeln
Es kann natürlich immer vorkommen, dass in der Importdatei Daten stehen, die auch bereits in i-Reserve bekannt sind. In diesem Bildschirm können wir verschiedene Prüfungen aktivieren, um zu sehen, ob es Übereinstimmungen gibt.

Beim Import von Kunden kann zum Beispiel auf die E-Mail-Adresse, die Initialen + Name oder die Postleitzahl + Hausnummer geprüft werden. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wurde, ist es möglich, diese Zeile überspringen zu lassen. Je mehr der drei Kriterien geprüft werden, desto genauer ist die Prüfung. Es ist außerdem möglich, das System die Informationen in i-Reserve ersetzen zu lassen oder eine neue Zeile anzulegen. Im letzteren Fall besteht selbstverständlich die Möglichkeit von Duplikaten.

Es ist außerdem möglich, direkt Benutzernamen und Passwörter anlegen zu (lassen). Das System kann dies automatisch tun, es ist aber auch möglich, diese Informationen in die Importdatei aufzunehmen. Wählen Sie im letzteren Fall die Option „Benutzerdaten auf Basis der angegebenen Spalten“. Um die Benutzerdaten direkt an die Kunden weiterzuleiten, kann die Option „Benutzerdaten per Mail versenden“ auf „Ja“ gesetzt werden. Die dafür verwendete Vorlage ist „import_customer“. Die Vorlage kann nach eigenem Wunsch gestaltet werden über Configuratie - Templates.

Beispiel-E-Mail import customer:

 <p>L.S.,</p> <p>Deze e-mail is verstuurd omdat voor u een nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord zijn aangemaakt voor {SITE_URL}</p> <p>De voor u aangemaakte gebruikersnaam: <strong>{USERNAME}</strong></p> <p>Het voor u aangemaakte wachtwoord: <strong>{PASSWORD}</strong></p> <p>Dit wachtwoord is altijd wijzigbaar in het persoonlijk profiel.</p> <p><br /> {EMAIL_SIG}</p>

Wird der Unternehmenskontext verwendet und das Feld „Unternehmensname“ während des Imports genutzt, dann wird der Kunde vom System mit dem Unternehmen verknüpft. Existiert das Unternehmen noch nicht, wird dieses angelegt.

Datei prüfen
Prüfen Sie noch einmal, ob der Dateiname und die Anzahl der zu importierenden Zeilen korrekt sind. Wenn dies korrekt ist, kann der Import mit dem Link „Importeer!“ gestartet werden.

Batch-Übersicht
Der Folgebildschirm ist die Batch-Übersicht. Hierin wird deutlich, welchen Status der Import hat. Außerdem ist es möglich zu sehen, wie viele Zeilen tatsächlich importiert wurden. Hinweis: Dies kann (abhängig von der Größe der Datei) manchmal einige Zeit in Anspruch nehmen.