Was geschieht technisch bei einer Statusänderung?
In i-Reserve kann eine Reservierung ihren Status ändern — beispielsweise von Option zu definitiv oder von storniert zu abgelaufen. Bei einer solchen Änderung wird im Hintergrund eine Reihe von Aktionen ausgeführt. Diese Schritte folgen einer festen Reihenfolge, damit alles zuverlässig und reibungslos abläuft.
Phase 1: Vor der Statusänderung
Bevor der Status tatsächlich geändert wird, führt i-Reserve einige Vorbereitungen durch:
1. Rechnungsentwurf
Wenn die Reservierung in Rechnung gestellt werden soll, wird geprüft, ob bereits ein Rechnungsentwurf vorhanden ist. Falls nicht, wird dieser zuerst erstellt.
2. Endgültige Rechnung
Sofern so eingestellt, wird auf Basis des Rechnungsentwurfs eine endgültige Rechnung erstellt.
Dies geschieht nur, wenn bereits ein Rechnungsentwurf vorhanden ist.
3. Integrationen
Verbundene Systeme (wie Buchhaltung, Zutrittssysteme oder Planungs-Apps) werden vorab über die bevorstehende Änderung informiert.
Phase 2: Während der Statusänderung
In dem Moment, in dem sich der Status ändert, werden Benachrichtigungen versendet:
4. E-Mail versenden
Automatisch wird eine E-Mail an die richtigen Personen versendet (z. B. Organisator oder Teilnehmer), abhängig von den Einstellungen.
5. SMS versenden
Wenn das System dafür eingerichtet ist, wird zudem eine SMS versendet — beispielsweise bei einer Bestätigung oder Stornierung.
Phase 3: Nach der Statusänderung
Nach dem Anwenden des neuen Status folgen noch einige Verarbeitungen:
6. Event-Anzahlen aktualisieren
Die Anzahl der Teilnehmer oder freien Plätze beim Event wird auf Basis des neuen Status angepasst.
7. Warteliste verarbeiten
Wenn die Reservierung von der Warteliste kam oder gerade Platz freigibt, wird die Warteliste aktualisiert. Der Nächste auf der Liste kann beispielsweise automatisch hinzugefügt werden.
8. Mehrfachkarten aktualisieren
Bei Verwendung von Mehrfachkarten wird die richtige Anzahl an Abbuchungen vorgenommen oder zurückgegeben, abhängig von der Änderung.
9. Spieler-E-Mail
Wenn Spieler mit der Reservierung verknüpft sind, wird (sofern eingestellt) eine separate E-Mail an sie versendet.
10. Webhooks aktivieren
Zuletzt können Webhooks an externe Systeme oder eigene Integrationen versendet werden, um diese über die Änderung zu informieren.
Zusammenfassung
Eine Statusänderung in i-Reserve ist mehr als nur die Anpassung eines Feldes. Sie löst einen sorgfältig aufgebauten Workflow aus, in dem Rechnungsstellung, Kommunikation und Kapazität automatisch geregelt werden. Durch das Einhalten dieser Reihenfolge bleibt alles sauber synchronisiert — ohne manuelle Arbeit.
