Exportieren

In i-Reserve werden Filter verwendet, um Informationen innerhalb eines bestimmten Kontexts zu filtern (z. B. Kunden, Rechnungen, Reservierungen usw.). Um diese Informationen außerhalb von i-Reserve zu verwenden (zum Beispiel für Berechnungen oder um Daten in andere Systeme zu importieren), ist es möglich, die Informationen aus einem Filter nach Excel zu exportieren. Dies kann im Excel-Format (.xlsx) oder CSV-Format (.csv) erfolgen.

Damit die richtigen Informationen im Export erscheinen, muss zunächst ein Filter erstellt werden. Dies tun Sie, indem Sie in der oberen Leiste auf das klicken, was Sie exportieren möchten, und anschließend auf "Aktueller Filter" klicken. In den Blöcken oben links kann mit den gewünschten Anforderungen gefiltert werden. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche neben "Suchen!" und klicken auf "Filter speichern".

Sobald die gewünschten Informationen gefiltert sind, können diese direkt über die Schaltfläche 'Excel' in der Symbolleiste nach Excel exportiert werden. Durch Klicken auf den Pfeil neben der Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, zwischen Excel- oder CSV-Format zu wählen. Es kann sein, dass das verwendete Konto nicht über die richtigen Berechtigungen verfügt, um dies zu tun, und dass daher die Excel-Schaltfläche nicht sichtbar ist. Dies kann ermöglicht werden, indem Sie als Administrator im Konfigurationsmodus zu "System" und anschließend zu "Benutzergruppen" gehen. Klicken Sie anschließend bei der Gruppe, in der sich der Benutzer befindet (zum Beispiel Admin), auf die Zahnräder und wählen Sie bei "Nicht zugewiesen" die Berechtigung "filter_export" aus. Klicken Sie anschließend unten auf "Dieser Gruppe zuweisen".

Achtung! Es gibt eine Begrenzung der Datenmenge, die auf einmal exportiert werden kann. Wenn Sie beim Exportieren der Daten auf Probleme stoßen, kann es hilfreich sein, die Daten in kleineren Mengen zu exportieren, indem Sie die Anzahl der Zeilen angeben. Dies können Sie über Excel - Angepasst tun. Nun können die Anfangszeile und die Endzeile angegeben werden. Eine andere Option besteht darin, die Ansicht des Filters anzupassen und nur die Spalten anzuzeigen, die für den Export benötigt werden. Auf diese Weise kann die Datenmenge begrenzt werden und es können mehr Zeilen gleichzeitig exportiert werden.

DSGVO

Beachten Sie bei der Verwendung der exportierten Daten die Gesetzgebung, die die DSGVO vorschreibt. So dürfen Kundendaten nur mit Dritten geteilt werden, wenn die Weitergabe dieser personenbezogenen Daten mit dem Zweck vereinbar ist, für den sie ursprünglich erhoben wurden. Auch die Verwendung dieser Daten für Direktmarketing unterliegt strengen Regeln. Ihre Organisation darf digitales Direktmarketing nur senden, wenn hierfür die Zustimmung des Empfängers eingeholt wurde. Die einzige Ausnahme hiervon ist das Ansprechen bestehender Kunden mit Angeboten für Ihre eigenen, ähnlichen Produkte.

Anpassen
Neben den Standard-Exportoptionen ist es auch möglich, eine angepasste Ausgabe zu spezifizieren.