Snel op weg met de factuur module!

Voordat je kan beginnen moeten we controleren of de Factuurmodule wel actief is. Dit kan je zien door deze stappen te volgen:

1. Log in op het admin dashboard van je omgeving met het account van de licentiehouder.
2. Klik rechtsboven op je account naam in het grijze vak. Dit opent een dropdown menu. Klik op het item Licentiebeheer.
3. Op de licentiebeheer pagina, onder de kolom "Modules", controleer of Factuur in het rijtje staat.
   • Factuur staat in het rijtje
     • De Factuurmodule is nu geïnstalleerd en actief op je omgeving!
   • Factuur staat niet in het rijtje
     • Het duurt meestal 5-10 minuten na bevestiging van activatie om de Factuurmodule te zien.
     • Als de module na die tijd nog steeds niet geactiveerd is, kan je je licentie revalideren. Klik op de knop wijzigen met het potloodje rechts. Dit opent een dialoog waarin een knop staat met revalidate. Klik op die knop en ververs je licentie.
     • Ververs je browser via CTRL/CMD+SHIFT+R om de aanpassingen te zien.

In configuratiemodus zijn er onder Modules > Factuur > Instellingen de algemene instellingen te vinden voor het werken met de factuurmodule. Het is belangrijk om een aantal instellingen hiervan goed in te stellen voordat er gewerkt wordt met de factuurmodule. Deze instellingen worden hieronder beschreven.

Voor een uitgebreide beschrijving van alle algemene instellingen kan je kijken naar de factuurinstellingen pagina van de handleiding.

Factuurnummer formaat

Deze instelling kan gebruikt worden om de vorm van het factuurnummer aan te geven. Dit wordt gedaan met een combinatie van vaste tekst en variabelen. Een beschrijving van de beschikbare variabelen is te vinden onderaan de algemene instellingen pagina. Belangrijk is dat het formaat de {KEY} variabele moet bevatten. Dit is namelijk een optellende waarde die er voor zorgt dat elk factuurnummer uniek is.

Als er geen waarde wordt opgegeven bij deze instelling, is het factuurnummer formaat alleen de variabele {KEY}.

Voorbeeld

Stel dat je een factuurnummer formaat wil gebruiken dat begint met IR, vervolgens de laatste twee getallen van het huidige jaar en vervolgens een getal dat 1 hoger wordt bij elke nieuwe factuur. Hiervoor zou je de waarde IR{YEAR2}{KEY} gebruiken. Stel dat je in plaats van een optellend getal aan het einde, een optellend getal aan het einde wil dat minstens een lengte van 4 heeft. In dit geval zou je de waarde IR{YEAR2}{KEY4} gebruiken.

Invoice start number

Deze instelling kan gebruikt worden om een startwaarde aan te geven voor de factuurnummers, specifiek voor de {KEY} variabele in het factuurnummer formaat. Als er geen factuurnummer formaat opgegeven is, is het factuurnummer enkel de variabele {KEY}.

Aanmaken conceptfactuur bij status

Dit is de status waarbij een conceptfactuur aangemaakt wordt. Als je wil dat er direct een conceptfactuur aangemaakt wordt bij het aanmaken van een reservering, kan je deze instelling op de status te zetten waarop de reserveringen normaal binnenkomen. Welke status dit is vind je onder Configuratie > Reservering instellingen. Als je liever pas conceptfacturen aanmaakt wanneer de status verandert, kan je een andere status instellen. Ook kan je deze instelling zetten op Selecteer status om alleen zelf conceptfacturen aan te maken.

Factuur definitief bij status

Dit is de status waarbij de factuur definitief wordt. Normaliter staat deze instelling op 90 - GESLOTEN, wat betekent dat de factuur automatisch definitief gemaakt wordt wanneer de reservering plaats heeft gevonden, zolang de instelling Automatisch sluiten van reserveringen onder Configuratie > Reservering instellingen op Ja staat.

Als er een andere status geselecteerd wordt voor deze instelling, kan de factuur definitief gemaakt worden door de status te veranderen naar die status. Ook kan de optie Selecteer status geselecteerd worden om facturen nooit automatisch definitief te maken. In dit geval worden facturen alleen definitief gemaakt door op de pagina van een factuur op Maak definitief te klikken.

Factuur templates

Om automatisch facturen aan te maken is er een template nodig. Factuur templates bestaan uit een combinatie van vaste tekst en variabelen. De variabelen worden gebruikt om dynamisch de gegevens die beschikbaar zijn in i-Reserve op de factuur te zetten, bijvoorbeeld de gegevens van de reservering. Zo zet de variabele {BOOKING_NUMBER} het reserveringsnummer op de factuur. Ook algemene gegevens kunnen op de factuur gezet worden met variabelen. Zo zet {DATE_CURRENT} de huidige datum op de factuur.

Er is al een voorbeeld template voor de factuur beschikbaar in i-Reserve. Deze kan gevonden worden in configuratiemodus onder Templates > Templates. Hier kan deze template aangepast worden naar wens. Er kan ook een nieuwe template aangemaakt worden die gebruikt wordt als factuur template. Zorg dat je bij het aanmaken van deze template het type PDF en de context Factuur selecteert. Zorg ook dat de template die je wil gebruiken geselecteerd is onder Modules > Factuur > Instellingen bij de optie PDF template voor klant.

Factuur e-mail templates

Om de factuur via e-mail te sturen, is er een e-mail template nodig. Deze template wordt gebruikt om de e-mail te genereren die naar de klant wordt gestuurd, met de factuur in de bijlage. Er is hier een voorbeeld template voor beschikbaar. Deze template kan aangepast worden in configuratiemodus onder Templates > Templates.

Er kan ook een andere e-mail template gemaakt worden voor het versturen van de factuur. Om de factuur bij te voegen selecteer je bij de blokken rechts van de template het blok Bijlages (PDF). Om het factuur template hier te kunnen zien, moeten zowel het factuur template als de factuur mail template wel de context Factuur hebben. Vervolgens kies je de PDF die hoort bij de template die je wil gebruiken voor de factuur. Als je het template Factuur gebruikt, dan kies je de bijlage {PDF:FACTUUR}. Deze tekst moet onderaan de mail komen te staan. Op deze manier wordt de PDF als bijlage toegevoegd.

Zorg ervoor dat het e-mail template onder Modules > Factuur > Instellingen geselecteerd staat bij de optie E-mail template voor klant.

Contexten

Er worden verschillende contexten gebruikt in i-Reserve om de juiste templates beschikbaar te maken in de juiste delen van de omgeving. Bij normaal gebruik zet je zowel de e-mail template als de factuur template op de context Factuur. Zo kan de factuur template toegevoegd worden aan de bijlage van de e-mail template en kunnen beiden gebruikt worden in de instellingen van de factuur module. Als de factuur wijder gebruikt wordt, bijvoorbeeld ook voor het automatisch sturen van een e-mail met een factuur in de bijlage, dan kan de context Algemeen geselecteerd worden bij de factuur template en de context Reservering geselecteerd worden bij de e-mail template. Zo kan de e-mail template gebruikt worden bij de automatische overgangen van de reservering en de factuur alsnog in de bijlage van de e-mail template gezet worden.

Na het instellen van de algemene instellingen en de templates is het tijd om de eerste factuur te maken. Bij de facturatie module wordt er eerst een conceptfactuur aangemaakt. Deze kan nog aangepast worden tot deze definitief gemaakt wordt.

Automatisch aanmaken van conceptfacturen

In de stap Algemene instellingen hebben we de instelling Aanmaken conceptfactuur bij status behandeld. Wanneer een reservering de status die hier ingesteld staat heeft, wordt er een conceptfactuur aangemaakt. Deze is vervolgens te vinden onder het kopje Factuur > Huidig filter in de bovenste balk. Je kan ook de knop Ga naar factuur gebruiken op de pagina van de reservering.

Handmatig aanmaken van conceptfacturen

Naast het automatisch aanmaken van conceptfacturen, kunnen conceptfacturen ook handmatig aangemaakt worden. Dit doe je door naar de reservering waarvoor je een conceptfactuur wil maken te gaan en te klikken op Maak (deel)factuur. Dit kan gebruikt worden als er niet automatisch conceptfacturen aangemaakt worden. Hiernaast kan dit bijvoorbeeld ook gebruikt worden voor de maandelijkse facturatie van een wekelijkse reservering. Het kan in dat geval handig zijn om de automatisch gegenereerde facturen te verwijderen als dit genereren niet uitgezet is, om verwarring te voorkomen.

Losse conceptfacturen maken

Er kunnen ook conceptfacturen gemaakt worden die niet gelinkt zijn aan reserveringen. Hiervoor ga je naar Factuur > Nieuwe factuur. Na het invullen van de datum en klant kan je in het detailblok linksonderin regels toevoegen aan de conceptfactuur.

Een factuur openen om deze aan te passen kan in het bovenste menu bij Factuur > Huidig filter. Hier kan je vervolgens de factuur opzoeken in de lijst. Ook kan de factuur gevonden worden door naar de gelinkte reservering te gaan en hier op Ga naar factuur te klikken.

Op de pagina van de factuur zie je rechtsonder een blok met de factuurregels staan. Met het plusje rechtsbovenin dit blok kunnen er extra regels toegevoegd worden aan de factuur. Er kunnen ook regels verwijderd worden door op de prullenbak naast de regel te klikken.

Op het moment dat de conceptfactuur aangemaakt is, hebben veranderingen in de bijbehorende reservering geen effect meer op de factuur. Ook het aanpassen van regels in de factuur heeft geen effect op de bijbehorende reservering.

Factuur template regels

Bij het aanmaken van een factuurregel heb je bovenaan de optie om een templateregel te gebruiken. Templateregels zijn handig wanneer je vaak dezelfde regel toevoegt aan een factuur. Om een nieuwe templateregel aan te maken klik je op het groene plusje naast een factuurregel. Als je hierna een factuurregel toevoegt, kan je deze templateregel selecteren. Selecteer deze en klik vervolgens op het opslaan icoontje ernaast om deze regel direct toe te voegen. Klik in plaats daarvan op het vinkje om nog iets aan te passen voor de regel wordt toegevoegd.

Om een factuur definitief te maken ga je naar de factuur pagina en klik je op Maak definitief. Vervolgens selecteer je de e-mail template die verstuurd moet worden voor het versturen van de factuur. De factuur wordt nu naar de klant gestuurd. Ook wordt er een versie van de factuur opgeslagen op de factuurpagina zelf. Hiervoor wordt de template gebruikt die ingesteld staat bij Factuur template voor klant. Het kan zijn dat dit een ander factuur template is dan degene die de klant ontvangt, als er een ander template in de bijlage van het factuur e-mail template is gezet.

Dit is de manier waarop er gewerkt kan worden met de factuur module! Als deze handleiding je vragen nog niet (volledig) heeft beantwoord, kijk dan ook naar de andere handleidingen voor het werken met de factuur module. Neem ook vooral contact met ons op als de andere pagina's ook niet toereikend zijn.