Factuurinstellingen
Als beheerder zijn factuur instellingen te vinden in de configuratie, menu Modules > Factuur instellingen.
| Variabele | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Factuurnummer formaat | Bepaal hiermee hoe een factuur nummer wordt opgebouwd | {YEAR1}{KEY4} levert 201901234 op |
| Invoice start number | Kan slechts eenmalig gebruikt worden. Na de eerste factuur die definitief is wordt deze instelling vastgezet. |
|
| Aanmaken conceptfactuur bij status | Alleen in combinatie met reserveringen. Geef hier de status op waarbij automatisch een conceptfactuur wordt aangemaakt. |
60-FACTUURCONCEPT |
| Factuur definitief bij status | Alleen in combinatie met reserveringen en bij deze instelling hoort een conceptfactuur aanwezig te zijn. Geef hier de status op waarbij automatisch een conceptfactuur definitief wordt gemaakt. |
61-FACTUURDEF |
| Reserveringsstatus bij factuur definitief | Alleen in combinatie met reserveringen. Geef hier de status op die de reservering krijgt zodra de bijbehorende factuur definitief wordt gemaakt. Laat leeg om uit te zetten. Deze status mag niet gelijk zijn aan de status bij 'Aanmaken conceptfactuur bij status' of 'Factuur definitief bij status' hierboven — anders zou de reservering de factuurlogica opnieuw starten. Bij zo'n botsing wordt deze instelling genegeerd; je krijgt bij het opslaan een waarschuwing te zien. |
62-AFGEHANDELD |
| E-mail template voor klant | Geef hier de template op die gebruikt moet worden voor het versturen van de factuur | template: email_invoice van categorie email en context factuur |
| PDF template voor klant | Indien de verzending van de factuur via de post verloopt, wordt standaard een PDF aangemaakt bij het definitief maken van de factuur. Geef hier op welke template gebruikt dient te worden om deze PDF te genereren. Indien de verzending is ingesteld via e-mail, zal deze PDF niet worden aangemaakt. Bij verzending via e-mail kan namelijk een PDF bijlage worden aangemaakt |
template: pdf_invoice van categorie email en context factuur |
| Grootboekrekening klant | De debiteurenrekening waar het totaalbedrag van de factuur naar toe dient te worden geschreven. | 1300 |
| Indicator klant | De indicator waar het totaalbedrag van de factuur naar toe dient te worden geschreven. | Debet (DB) |
| Grootboekrekening standaard omzet | Deze omzetrekening wordt gebruikt als er geen omzetrekening is opgegeven. Note: omzetrekeningen kunnen worden opgegeven bij prijzen en opties. |
8000 |
| Indicator standaard omzet | Deze indicator wordt gebruikt als er geen indicator is opgegeven | Credit (CR) |
| UBL actief | Als gezet dan wordt een UBL bijlage gemaakt | Ja |
| UBL vestiging | De factuur wordt aangemaakt met gegevens van deze geselecteerde vestiging. Deze instelling is een vereiste voor het aanmaken van een UBL. | Geselecteerde vestiging |
| Factuuromschrijving formaat | Bepaalt de omschrijving van de eerste factuurregel wanneer de factuur gekoppeld is aan een reservering. Leeg = de omschrijving blijft exact wat de prijsberekening oplevert. Gevuld = wordt geparsed en overschrijft die omschrijving, zowel bij het automatisch aanmaken van een (concept)factuur op een statuswijziging als bij het handmatig maken van een factuur van geselecteerde prijsregels. Gebruik de variabelen uit de tabel 'Veld legenda' die bij deze instelling wordt getoond (invoice_desc_format). | {PROD_LONG_DESC} ({BOOKING_NUMBER}) levert bijvoorbeeld "Huur kano halve dag (201901234)" op |
Factuuromschrijving formaat
Wanneer een factuur gekoppeld is aan een reservering, wordt de omschrijving van de eerste factuurregel standaard bepaald door de prijsberekening. Met de instelling Factuuromschrijving formaat overschrijf je dit met een combinatie van vaste tekst en variabelen — dezelfde variabelen die ook gebruikt worden bij i-Calendar, zoals reserveringsvariabelen, klantvariabelen, productvariabelen en (indien de bedrijvenmodule actief is) bedrijfsvariabelen. De volledige lijst met beschikbare variabelen vind je in de tabel 'Veld legenda' die bij deze instelling wordt getoond.
Deze overschrijving werkt in beide situaties waarin een factuur vanuit een reservering ontstaat: bij het automatisch aanmaken van een (concept)factuur op een statuswijziging, én bij het handmatig maken van een factuur van geselecteerde prijsregels. Staat de instelling leeg, dan verandert er niets.
Reserveringsstatus bij factuur definitief
De instellingen 'Aanmaken conceptfactuur bij status' en 'Factuur definitief bij status' werken één kant op: een statuswijziging van de reservering start de factuurlogica. Reserveringsstatus bij factuur definitief werkt de andere kant op: zodra de factuur zelf definitief wordt — handmatig of automatisch — krijgt de reservering de hier opgegeven status. Zo kun je bijvoorbeeld reserveringen automatisch op 'Afgehandeld' zetten zonder dat na te lopen.
Omdat beide richtingen dezelfde reserveringsstatus kunnen gebruiken, controleert i-Reserve bij het opslaan of deze instelling botst met 'Aanmaken conceptfactuur bij status' of 'Factuur definitief bij status'. Bij een botsing verschijnt een waarschuwing en wordt de instelling genegeerd totdat de botsing is opgelost, zodat een factuur nooit ongewild opnieuw de conceptfactuurlogica start. De statuswijziging zelf verloopt via dezelfde beschikbaarheidscontrole als een handmatige statuswijziging; zie Wat gebeurt er technisch bij een status wijziging? voor de technische achtergrond.
