Wat houdt de connectie met MplusKASSA in?

MplusKASSA is een digitale kassa die je kan gebruiken om allerlei producten af te rekenen met de klant, zoals koffie en thee, maar ook de huurprijs van een zaal. Hier is ook een integratie met i-Reserve voor beschikbaar, zodat je de reserveringen die in i-Reserve gemaakt worden direct door kan zetten naar MplusKASSA, waardoor deze op locatie afgerekend kunnen worden.

De reserveringen in i-Reserve worden naar MplusKASSA verstuurd door tafels in MplusKASSA te maken van de verschillende reserveringen. Door middel van het aanpassen van de status in i-Reserve kan deze tafel in MplusKASSA geactiveerd worden. Vanaf dan is deze ook te zien in het overzicht van tafels in MplusKASSA. Deze tafels kunnen vervolgens in MplusKASSA geselecteerd worden en worden afgerekend.

Hoe je deze connectie instelt is te lezen in de deze handleiding.

Reservering aanmaken in i-Reserve

De klant maakt een reservering via de website of via de beheeromgeving.

De reservering bevat:

• Datum en tijd

• Locatie of ruimte

• Arrangementen of vooraf geboekte catering

• Klantgegevens

De reservering blijft leidend binnen i-Reserve.

2. Inchecken en overdracht naar MplusKASSA

Bij het inchecken wordt de reservering doorgestuurd naar MplusKASSA.

In Mplus wordt:

• Een kassabon of order aangemaakt

• De reserveringsgegevens gekoppeld aan de transactie

• De basis van de afrekening voorbereid

Vanaf dit moment kunnen kassamedewerkers aanvullingen registreren.

3. Extra bestellingen op de kassa

Tijdens het evenement of verblijf kan de medewerker:

• Extra catering toevoegen

• Producten bijverkopen

• Consumpties registreren

Deze worden direct vastgelegd in MplusKASSA.

Er is geen handmatige terugkoppeling nodig.

4. Statuswijziging en terugkoppeling naar i-Reserve

Na afronding wordt de reservering afgesloten of op een afgeronde status gezet.

Op dat moment:

• Worden alle aanvullende kassaregels opgehaald uit MplusKASSA

• Worden deze regels toegevoegd aan de oorspronkelijke reservering in i-Reserve

• Is het volledige financiële overzicht zichtbaar binnen de reservering

Hiermee wordt de reservering financieel compleet gemaakt.

5. Facturatie vanuit i-Reserve

Na synchronisatie kan vanuit i-Reserve een factuur worden gegenereerd.

De factuur bevat:

• Oorspronkelijke reserveringsregels

• Toegevoegde catering of extra producten

• Het volledige totaalbedrag

Facturatie kan vervolgens:

• Direct worden afgehandeld

• Of worden geëxporteerd naar een boekhoudpakket

Architectuurwijziging

• Reservering blijft primair in i-Reserve

• Mplus wordt gebruikt voor operationele verkoop tijdens het evenement

• Financiële afhandeling kan via i-Reserve plaatsvinden

• Export naar boekhouding gebeurt los van Mplus

Dit maakt het mogelijk om:

• Mplus te gebruiken voor evenementen en cateringregistratie

• Facturatie centraal vanuit i-Reserve te regelen

• Boekhoudkoppelingen onafhankelijk van Mplus te beheren

Voordelen van de tweewegkoppeling

• Geen dubbele invoer van catering

• Volledig financieel overzicht op reserveringsniveau

• Flexibele facturatieopties

• Geschikt voor evenementen met nacalculatie

• Minder afhankelijkheid van kassastructuur voor boekhouding

Technische werking (globaal)

De koppeling werkt op basis van:

• Synchronisatie bij statuswijziging

• Order-ID koppeling tussen reservering en kassabon

• Regelmatige data-uitwisseling via API of koppellaag

Bij elke afronding wordt gecontroleerd of er nieuwe kassaregels beschikbaar zijn die nog niet zijn verwerkt in de reservering.

Wanneer toepassen?

De tweewegkoppeling is geschikt voor organisaties die:

• Evenementen of zaalverhuur combineren met catering

• Op locatie extra verkopen registreren

• Factureren op basis van werkelijke afname

• Flexibiliteit willen in hun financiële proces

Belangrijk

• De reservering blijft leidend in i-Reserve.

• Kassamutaties worden pas definitief overgenomen na afronding.

• Zorg dat statusovergangen correct zijn ingericht om synchronisatie te activeren.

Voor configuratie of activering van deze functionaliteit kan contact worden opgenomen met support.