Hoe stel ik een e-mail workflow in?
Op deze pagina wordt duidelijk gemaakt hoe gestandaardiseerde mails gekoppeld kunnen worden aan een statusovergang zodat de betreffende mail automatisch verzonden wordt nadat een reservering van status is gewijzigd.
In i-Reserve is het mogelijk gestandaardiseerde e-mails (templates) te verzenden. Het verzenden van dergelijke mails kan volledig worden geautomatiseerd. Er wordt dan gebruik gemaakt van automatische overgangen. Wanneer een reservering van status wijzigt kan er ook een e-mail verzonden worden. Dit wordt ingesteld in het blok Email status.
Waar kan ik het blok Email status vinden?
Voor ieder product kunnen afzonderlijk de automatische mails ingesteld worden. Via Configuratie > Objecten > Beheer producten kun je voor het betreffende product op de button Workflow klikken. Het dashboard opent en het blok Email status wordt zichtbaar.
In het bovenste deel van het scherm kan het automatisch verzenden op Actief of Inactief gezet worden. Staan er automatische mails ingesteld maar staat E-mail actief op inactief dan zal het systeem niet automatisch e-mails verzenden. Handmatig verzenden is mogelijk, maar alleen via de knop Bewerk en verstuur.
Achter E-mail vanaf adres kan het mailadres opgegeven worden wat als afzender op een automatisch verstuurde e-mail komt. Het kan zinvol zijn het eigen e-mailadres op te geven achter het veld BCC. Op deze manier kan de beheerder volgen welke e-mails door het systeem worden verzonden. Dit adres wordt gebruikt in combinatie met de kolom Kopie naar BCC, deze dient dan op Ja te staan.
Door in het blokmenu (donkergrijze regel) te klikken op het ronde + icoon is het mogelijk om een regel toe te voegen. Iedere automatische mail wordt weergegeven in een aparte regel.
Instellingen
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Status overgang oud | Selecteer hier de status die de reservering voor de overgang heeft. |
| Status overgang nieuw | Selecteer hier de status die de reservering heeft gekregen na de overgang. |
| E-mail naar | Dient de mail naar de klant, de deelnemers of beide verstuurd te worden? |
| Kopie naar BCC | Dient de mail naar het BCC-adres verstuurd te worden? |
| Geldig voor | Afhankelijk van de structuur die gebruikt wordt kan een reservering meerdere reserveringsnummers hebben. Deze instelling bepaalt of de mail naar alle reserveringen wordt verzonden of alleen naar de ouder of kind. |
| Specificeer e-mail (optioneel) | Dit veld geeft de mogelijkheid om een extra BCC-adres op te geven. |
| Template | Selecteer hier de template (mail of pdf) die verstuurd moet worden bij de bovenstaande statuswijziging. |
Voorbeeld
Een reservering wordt gemaakt en komt binnen in i-Reserve. In het systeem krijgt een nieuw binnengekomen reservering standaard status 10 – Nieuw. We willen nu dat de mail booking_made automatisch naar de klant verstuurd wordt. We stellen dit als volgt in:
Het veld Status overgang oud blijft blanco. De Status overgang nieuw wordt 10 – Nieuw. Naar klant en Kopie naar BCC komen op Ja te staan. We kiezen de template booking_made en klikken op Opslaan.
Een automatische mail bewerken
Door in het blok Email status op een regel te gaan staan verschijnt in de kolom Actie een icoon met een potlood. Door op het icoon te klikken opent het popupvenster Wijzigen transitie. Na het wijzigen van de instellingen kan er op Opslaan geklikt worden.
Een automatische mail verwijderen
Door in het blok Email status op een regel te gaan staan verschijnt in de kolom Actie een icoon met een prullenbak. Klik erop om de automatische mail uit het systeem te verwijderen.
Waar kan ik de templates (mails) aanmaken en bewerken?
De templates kunnen aangemaakt of bewerkt worden via Configuratie > Templates > Templates. De context van de template bepaalt of hij geselecteerd kan worden in het blok Email status. Zo kunnen alleen templates met de context reservering geselecteerd worden.
