Hoe importeer ik klanten?

Wanneer er voor de eerste keer een import gedraaid wordt dient er eerst een import definitie aangemaakt te worden. Wanneer er al eerder een import gedraaid is, en dezelfde criteria dienen gehanteerd te worden, kan een voorgaande definitie geselecteerd worden.

Start
Wanneer er niet eerder een import is gedraaid staat de optie 'maak een nieuwe import definitie' standaard geselecteerd. Klik op 'volgende' om de definitie aan te maken.

Upload bestand
Geef hier de definitie een naam en klik op de knop 'Upload bestand' om een bestand te uploaden. De ondersteunde formaten zijn csv en excel. De balk kleurt groen ter indicatie dat de upload voltooid is.

Formaat
Het systeem geeft aan in welk formaat het bestand is geupload. Wanneer dit een excel bestand is wordt er hier de mogelijkheid geboden om een specifiek tabblad uit het excel bestand te selecteren. Tevens is er de mogelijkheid om aan te geven hoeveel regels er bij de import overgeslagen moeten worden.

Kolommen mapping
De kolommen uit het bestand worden (inclusief een voorbeeld) in dit scherm aan de linkerkant weergegeven. Selecteer bij 'doel veld' de velden uit i-Reserve waarmee de desbetreffende kolommen uit het bestand overeen moeten komen. Wanneer er kolommen zijn die niet meegenomen hoeven te worden in de import hoeft hier geen doel veld voor opgegeven te worden.

Tijdens de mapping kunnen er tevens extra acties aan de import gekoppeld worden. Hierbij is het bijvoorbeeld mogelijk om alle voornamen met een hoofdletter te laten beginnen. Een ander voorbeeld zou kunnen zijn om teksten te wijzigen waarbij "Belgie" tijdens de import gewijzigd wordt in "België".

Importeer regels
Het kan natuurlijk altijd zo zijn dat er in het import bestand gegevens staan die ook al in i-Reserve bekend zijn. In dit scherm kunnen we verschillende controles aanzetten om te kijken of er overeenkomsten zijn.

Tijdens de import van klanten kan er bijvoorbeeld gecontroleerd worden op het e-mail adres, de initialen + naam of de postcode + huisnummer. Wanneer er een overeenkomst is gevonden is het mogelijk om deze regel over te laten slaan. Wanneer de controle plaatsvindt op alle drie de criteria hoe nauwkeuriger. Het is tevens mogelijk om het systeem de informatie te laten vervangen in i-Reserve of een nieuwe regel aan te maken. In het laatste geval is de kans op duplicaten uiteraard aanwezig.

Het is tevens mogelijk om direct gebruikersnamen en wachtwoorden aan te (laten) maken. Het systeem kan dit automatisch doen maar het is ook mogelijk om deze informatie in het import bestand op te nemen. Kies in het laatste geval voor de optie "gebruikersgegevens op basis van opgegeven kolommen". Om de gebruikersgegevens direct door te sturen naar de klanten kan de optie "verzenden gebruikersgegevens via mail" op "Ja" gezet worden. De template die hiervoor gebruikt wordt is 'import_customer'. De template kan naar eigen wens opgemaakt worden via Configuratie - Templates.

Voorbeeld email import customer:

 <p>L.S.,</p> <p>Deze e-mail is verstuurd omdat voor u een nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord zijn aangemaakt voor {SITE_URL}</p> <p>De voor u aangemaakte gebruikersnaam: <strong>{USERNAME}</strong></p> <p>Het voor u aangemaakte wachtwoord: <strong>{PASSWORD}</strong></p> <p>Dit wachtwoord is altijd wijzigbaar in het persoonlijk profiel.</p> <p><br /> {EMAIL_SIG}</p>

Wordt de bedrijven context gebruikt en het veld 'bedrijfsnaam' tijdens de import gebruikt dan wordt de klant door het systeem gekoppeld aan het bedrijf. Bestaat het bedrijf nog niet dan wordt deze aangemaakt.

Controle bestand
Controleer nog even of de bestandsnaam en het aantal regels wat er geimporteerd moet worden klopt. Wanneer dit correct is kan de import gestart worden met de link "Importeer!"

Batch overzicht
Het vervolgscherm is het batchoverzicht. Hierin wordt duidelijk wat de status van de import is. Tevens is het mogelijk om te zien hoeveel regels er daadwerkelijk geimporteerd zijn. Let op: Dit kan (afhankelijk van de grootte van het bestand) soms enige tijd in beslag nemen.