Exporteren

In i-Reserve worden filters gebruikt om informatie binnen een bepaalde context te filteren (bijv. klanten, facturen, reserveringen, enz.). Om deze informatie buiten i-Reserve te gebruiken (bijvoorbeeld voor berekeningen of om gegevens te importeren in andere systemen), is het mogelijk om de informatie vanuit een filter naar Excel te exporteren. Dit kan in Excel-formaat (.xlsx) of CSV-formaat (.csv).

Om ervoor te zorgen dat de juiste informatie in de export verschijnt, moet eerst een filter worden aangemaakt. Dit doe je door in de bovenste balk te klikken op wat je wil exporteren en vervolgens op "Huidig filter" te klikken. In de blokken linksboven kan er gefilterd worden met de gewenste eisen. Vervolgens klik je op de knop naast "Zoek!" en klik je op "Opslaan filter".

Zodra de gewenste informatie is gefilterd, kan deze direct naar Excel worden geëxporteerd via de 'Excel'-knop in de werkbalk. Door op de pijl naast de knop te klikken, heb je de mogelijkheid om te kiezen tussen Excel- of CSV-formaat. Het kan zijn dat het account dat gebruikt wordt niet de juiste rechten heeft om dit te doen, en dat daardoor de Excel knop niet te zien is. Dit kan mogelijk gemaakt worden door als admin in configuratiemodus naar "Systeem" en vervolgens "Gebruikersgroepen" te gaan. Klik vervolgens bij de groep waar de gebruiker in zit (bijvoorbeeld Admin) op de tandwielen en selecteer bij "Niet toegewezen" het recht "filter_export". Klik vervolgens onderaan op "Toewijzen aan deze groep".

Let op! Er is een limiet aan de hoeveelheid gegevens die in één keer kan worden geëxporteerd. Als je problemen ondervindt bij het exporteren van de gegevens, kan het nuttig zijn om de gegevens in kleinere hoeveelheden te exporteren door het aantal regels te specificeren. Dit kun je doen via Excel - Aangepast. Nu kunnen de beginrij en eindrij worden opgegeven. Een andere optie is om de weergave van het filter aan te passen en alleen de kolommen weer te geven die nodig zijn voor de export. Op deze manier kan de hoeveelheid gegevens worden beperkt en kunnen er meer regels tegelijk worden geëxporteerd.

AVG

Let bij het gebruik van de geëxporteerde gegevens op de wetgeving die de AVG voorschrijft. Zo mogen klantgegevens alleen gedeeld worden met derden als de verstrekking van deze persoongegevens verenigbaar is met het doel waar ze oorspronkelijk voor zijn verzameld. Ook zitten er strenge regels aan het gebruik van deze gegevens voor directe marketing. Je organisatie mag alleen digitale direct marketing sturen als hiervoor toestemming is verkregen van de ontvanger. De enige uitzondering hierop is het benaderen van bestaande klanten met aanbiedingen voor je eigen, soortgelijke producten.

Aanpassen
Naast de standaard exportopties is het ook mogelijk om aangepaste uitvoer te specificeren.