Zaal-agenda's zichtbaar en bewerkbaar maken in Outlook (Exchange-beheer)

Waarom dit nodig is

Wanneer i-Reserve in de zaal-modus (app-only) een reservering naar Outlook schrijft, komt de afspraak rechtstreeks in de agenda van de zaal-mailbox. Standaard staan de agendarechten van een resource-mailbox op AvailabilityOnly: collega's zien alleen bezet/vrij, niet het onderwerp of de details. Wil je dat medewerkers de titel en inhoud van de zaalboekingen zien - of ze zelfs kunnen bewerken - dan pas je de agendarechten van de zaal-mailbox aan. Dat kan alleen via Exchange Online PowerShell; het Microsoft 365-beheercentrum heeft hier geen knop voor.

Doelgroep: de Exchange-/Microsoft 365-beheerder. Je account heeft de rol Exchange-beheerder (of Globaal beheerder) nodig.

Casussen die je waarschijnlijk tegenkomt

• De zaal toont in Outlook wel "Bezet", maar collega's zien geen onderwerp - de rechten staan op AvailabilityOnly.
• Je wilt dat een planner de zaalboekingen ook kan wijzigen in Outlook - dan is een hoger recht nodig (Author/Editor).
• Je wilt de zaal-agenda naast je eigen agenda zien in Outlook.
• Bij een Nederlandstalige mailbox heet de agenda-map Agenda i.p.v. Calendar, waardoor commando's op :\Calendar falen.

Welk rechtenniveau kies je?

Advies: zet Default (iedereen) op maximaal Reviewer (kijken), en geef bewerkrechten alleen bewust aan een specifieke planner of groep. Zie de waarschuwing onderaan over synchronisatie.

Exchange Online PowerShell opzetten

Windows

Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName beheerder@klant.onmicrosoft.com

Bevestig eventueel de installatie van de NuGet-provider of het vertrouwen van de PSGallery met Y. Bij het verbinden opent een browser voor de login (met MFA).

macOS

Op een Mac gebruik je PowerShell 7. Installeer die eerst via de Terminal:

brew install --cask powershell

Werkt de stabiele cask niet, gebruik dan brew install --cask powershell@preview (het commando heet dan pwsh-preview in plaats van pwsh), of download de macOS .pkg van de PowerShell-releasepagina van Microsoft. Start daarna PowerShell en installeer de module:

pwsh
Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName beheerder@klant.onmicrosoft.com

De moderne module werkt op macOS; de login gaat via de browser (MFA). Herken je pwsh niet direct na installatie, open dan een nieuw Terminal-venster.

Rechten instellen

Huidige rechten bekijken:

Get-MailboxFolderPermission -Identity zaal2@klant.onmicrosoft.com:\Calendar

Default op Reviewer zetten (iedereen ziet titel + details):

Set-MailboxFolderPermission -Identity zaal2@klant.onmicrosoft.com:\Calendar -User Default -AccessRights Reviewer

Bewerkrecht aan een specifieke planner geven (in plaats van aan iedereen):

Add-MailboxFolderPermission -Identity zaal2@klant.onmicrosoft.com:\Calendar -User planner@klant.onmicrosoft.com -AccessRights Editor

Set- gebruik je om een bestaand recht te wijzigen (zoals Default); Add- om een nieuwe gebruiker toe te voegen.

Nederlandstalige mailbox: de map heet "Agenda"

Faalt :\Calendar, dan is de mailboxtaal Nederlands en heet de map Agenda. Bepaal de mapnaam automatisch:

$cal = (Get-MailboxFolderStatistics zaal2@klant.onmicrosoft.com -FolderScope Calendar | Where-Object FolderType -eq 'Calendar').Name
Set-MailboxFolderPermission -Identity "zaal2@klant.onmicrosoft.com:\$cal" -User Default -AccessRights Reviewer

Alle zalen in een keer

"zaal1","zaal2","zaalA","zaalB" | ForEach-Object { Set-MailboxFolderPermission -Identity "$_@klant.onmicrosoft.com:\Calendar" -User Default -AccessRights Reviewer }

Onderwerp behouden (optioneel)

Resource-mailboxen vervangen standaard het onderwerp door de naam van de organisator. Omdat i-Reserve de afspraak rechtstreeks in de mailbox schrijft, draait die verwerking meestal niet - maar wil je het zeker weten:

Set-CalendarProcessing -Identity zaal2@klant.onmicrosoft.com -AddOrganizerToSubject $false -DeleteSubject $false -DeleteComments $false

Zaal-agenda toevoegen in Outlook

• Outlook op het web / nieuwe Outlook: Agenda → Agenda toevoegen → Toevoegen uit directory → typ de zaal-mailbox → toevoegen.
• Klassieke Outlook (desktop): Agenda → Agenda openen → Uit adresboek → kies de zaal.

Zet meerdere zalen aan en gebruik de Schema-weergave om ze naast elkaar te zien.

Let op: synchronisatie en bron van waarheid

i-Reserve synchroniseert bidirectioneel met de zaal-agenda. Geef je medewerkers bewerkrecht (Editor/Author), houd dan rekening met het volgende:

• Een wijziging in Outlook wordt via de inkomende synchronisatie teruggetrokken in i-Reserve (afhankelijk van de inbound-instellingen).
• Een volgende uitgaande update vanuit i-Reserve kan een handmatige Outlook-wijziging weer overschrijven.

Bepaal daarom vooraf of i-Reserve of Outlook leidend is. Voor de meeste situaties is Reviewer (alleen lezen) de veiligste standaard.