Schnellstart mit dem Rechnungsmodul!

Bevor Sie beginnen können, müssen wir prüfen, ob das Rechnungsmodul auch aktiv ist. Das können Sie sehen, indem Sie diese Schritte befolgen:

1. Melden Sie sich mit dem Konto des Lizenzinhabers im Admin-Dashboard Ihrer Umgebung an.
2. Klicken Sie auf Ihr Profil und anschließend auf Lizenzverwaltung.
3. Prüfen Sie auf der Seite der Lizenzverwaltung, ob Rechnung in der Liste steht.
   • Rechnung steht in der Liste
     • Das Rechnungsmodul ist jetzt installiert und in Ihrer Umgebung aktiv!
   • Rechnung steht nicht in der Liste
     • Es dauert nach der Bestätigung der Aktivierung meist 5-10 Minuten, bis das Rechnungsmodul zu sehen ist.
     • Aktualisieren Sie Ihren Browser mit CTRL/CMD+SHIFT+R , um die Änderungen zu sehen.

In der Konfiguration der Umgebung finden Sie unter Module > Rechnung > Einstellungen die allgemeinen Einstellungen für die Arbeit mit dem Rechnungsmodul. Es ist wichtig, einige dieser Einstellungen richtig festzulegen, bevor mit dem Rechnungsmodul gearbeitet wird. Diese Einstellungen werden nachfolgend beschrieben.

Eine ausführliche Beschreibung aller allgemeinen Einstellungen finden Sie auf der Seite der Rechnungseinstellungen des Handbuchs.

Format der Rechnungsnummer

Diese Einstellung kann verwendet werden, um die Form der Rechnungsnummer festzulegen. Dies geschieht mit einer Kombination aus festem Text und Variablen. Eine Beschreibung der verfügbaren Variablen finden Sie unten auf der Seite der allgemeinen Einstellungen. Wichtig ist, dass das Format die Variable {KEY} enthalten muss. Dies ist nämlich ein aufsteigender Wert, der dafür sorgt, dass jede Rechnungsnummer eindeutig ist.

Wenn bei dieser Einstellung kein Wert angegeben wird, besteht das Format der Rechnungsnummer nur aus der Variable {KEY}.

Beispiel

Angenommen, Sie möchten ein Format der Rechnungsnummer verwenden, das mit IR beginnt, anschließend die letzten beiden Ziffern des aktuellen Jahres und danach eine Zahl, die bei jeder neuen Rechnung um 1 höher wird. Hierfür würden Sie den Wert IR{YEAR2}{KEY} verwenden. Angenommen, Sie möchten statt einer aufsteigenden Zahl am Ende eine aufsteigende Zahl am Ende, die mindestens eine Länge von 4 hat. In diesem Fall würden Sie den Wert IR{YEAR2}{KEY4} verwenden.

Invoice start number

Diese Einstellung kann verwendet werden, um einen Startwert für die Rechnungsnummern anzugeben, speziell für die Variable {KEY} im Format der Rechnungsnummer. Wenn kein Format der Rechnungsnummer angegeben ist, besteht die Rechnungsnummer nur aus der Variable {KEY}.

Entwurfsrechnung erstellen bei Status

Dies ist der Status, bei dem eine Entwurfsrechnung erstellt wird. Wenn Sie möchten, dass direkt bei der Erstellung einer Reservierung eine Entwurfsrechnung erstellt wird, können Sie diese Einstellung auf den Status setzen, mit dem die Reservierungen normalerweise eingehen. Welcher Status dies ist, finden Sie unter Konfiguration > Reservierungseinstellungen. Wenn Sie Entwurfsrechnungen lieber erst erstellen, wenn sich der Status ändert, können Sie einen anderen Status einstellen. Sie können diese Einstellung auch auf Status auswählen setzen, um Entwurfsrechnungen nur selbst zu erstellen.

Rechnung endgültig bei Status

Dies ist der Status, bei dem die Rechnung endgültig wird. Normalerweise steht diese Einstellung auf 90 - GESCHLOSSEN, was bedeutet, dass die Rechnung automatisch endgültig gemacht wird, wenn die Reservierung stattgefunden hat, solange die Einstellung Reservierungen automatisch schließen unter Konfiguration > Reservierungseinstellungen auf Ja steht.

Wenn für diese Einstellung ein anderer Status ausgewählt wird, kann die Rechnung endgültig gemacht werden, indem der Status auf diesen Status geändert wird. Sie können auch die Option Status auswählen wählen, um Rechnungen nie automatisch endgültig zu machen. In diesem Fall werden Rechnungen nur endgültig gemacht, indem Sie auf der Seite einer Rechnung auf Endgültig machen klicken.

Rechnungsvorlagen

Um automatisch Rechnungen zu erstellen, ist eine Vorlage erforderlich. Rechnungsvorlagen bestehen aus einer Kombination aus festem Text und Variablen. Die Variablen werden verwendet, um die in i-Reserve verfügbaren Daten dynamisch auf die Rechnung zu setzen, zum Beispiel die Daten der Reservierung. So setzt die Variable {BOOKING_NUMBER} die Reservierungsnummer auf die Rechnung. Auch allgemeine Daten können mit Variablen auf die Rechnung gesetzt werden. So setzt {DATE_CURRENT} das aktuelle Datum auf die Rechnung.

In i-Reserve ist bereits eine Beispielvorlage für die Rechnung verfügbar. Diese finden Sie in der Konfiguration der Umgebung unter Vorlagen > Vorlagen. Hier kann diese Vorlage nach Wunsch angepasst werden. Es kann auch eine neue Vorlage erstellt werden, die als Rechnungsvorlage verwendet wird. Achten Sie darauf, dass Sie beim Erstellen dieser Vorlage den Typ PDF und den Kontext Rechnung auswählen. Achten Sie außerdem darauf, dass die Vorlage, die Sie verwenden möchten, unter Module > Rechnung > Einstellungen bei der Option PDF-Vorlage für Kunden ausgewählt ist.

Rechnungs-E-Mail-Vorlagen

Um die Rechnung per E-Mail zu versenden, ist eine E-Mail-Vorlage erforderlich. Diese Vorlage wird verwendet, um die E-Mail zu erzeugen, die an den Kunden gesendet wird, mit der Rechnung im Anhang. Hierfür ist eine Beispielvorlage verfügbar. Diese Vorlage kann im Konfigurationsmodus unter Vorlagen > Vorlagen angepasst werden.

Es kann auch eine andere E-Mail-Vorlage für den Versand der Rechnung erstellt werden. Um die Rechnung beizufügen, öffnen Sie den Block Anhänge (PDF). Damit die Rechnungsvorlage hier zu sehen ist, müssen sowohl die Rechnungsvorlage als auch die Rechnungs-Mail-Vorlage den Kontext Rechnung haben (siehe den Abschnitt Kontexte für Ausnahmen). Anschließend wählen Sie die PDF, die zu der Vorlage gehört, die Sie für die Rechnung verwenden möchten. Wenn Sie die Vorlage Rechnung verwenden, wählen Sie den Anhang {PDF:FACTUUR}. Dieser Text muss unten in der Mail stehen. Auf diese Weise wird die PDF als Anhang hinzugefügt.

Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Vorlage unter Module > Rechnung > Einstellungen bei der Option E-Mail-Vorlage für Kunden ausgewählt ist.

Kontexte

In i-Reserve werden verschiedene Kontexte verwendet, um die richtigen Vorlagen in den richtigen Bereichen der Umgebung verfügbar zu machen. Bei normaler Verwendung setzen Sie sowohl die E-Mail-Vorlage als auch die Rechnungsvorlage auf den Kontext Rechnung. So kann die Rechnungsvorlage dem Anhang der E-Mail-Vorlage hinzugefügt werden und beide können in den Einstellungen des Rechnungsmoduls verwendet werden. Wenn die Rechnung breiter verwendet wird, zum Beispiel auch für den automatischen Versand einer E-Mail mit einer Rechnung im Anhang beim Erstellen einer Reservierung, dann kann bei der Rechnungsvorlage der Kontext Allgemein und bei der E-Mail-Vorlage der Kontext Reservierung ausgewählt werden. So kann die E-Mail-Vorlage bei den automatischen Übergängen der Reservierung verwendet und die Rechnung dennoch in den Anhang der E-Mail-Vorlage gesetzt werden.

Nach dem Festlegen der allgemeinen Einstellungen und der Vorlagen ist es Zeit, die erste Rechnung zu erstellen. Beim Rechnungsmodul wird zunächst eine Entwurfsrechnung erstellt. Diese kann noch angepasst werden, bis sie endgültig gemacht wird.

Automatisches Erstellen von Entwurfsrechnungen

Im Schritt Allgemeine Einstellungen haben wir die Einstellung Entwurfsrechnung erstellen bei Status behandelt. Wenn eine Reservierung den hier eingestellten Status hat, wird eine Entwurfsrechnung erstellt. Diese finden Sie anschließend unter Rechnung > Aktueller Filter. Sie können auch die Schaltfläche Zur Rechnung auf der Seite der Reservierung verwenden.

Manuelles Erstellen von Entwurfsrechnungen

Neben dem automatischen Erstellen von Entwurfsrechnungen können Entwurfsrechnungen auch manuell erstellt werden. Dies tun Sie, indem Sie zu der Reservierung gehen, für die Sie eine Entwurfsrechnung erstellen möchten, und auf (Teil-)Rechnung erstellen klicken. Dies kann verwendet werden, wenn keine Entwurfsrechnungen automatisch erstellt werden. Daneben kann dies zum Beispiel auch für die monatliche Rechnungsstellung einer wöchentlichen Reservierung verwendet werden. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, die automatisch generierten Rechnungen zu löschen, wenn dieses Generieren nicht ausgeschaltet ist, um Verwirrung zu vermeiden.

Einzelne Entwurfsrechnungen erstellen

Es können auch Entwurfsrechnungen erstellt werden, die nicht mit Reservierungen verknüpft sind. Hierfür gehen Sie zu Rechnung > Neue Rechnung. Nach dem Ausfüllen des Datums und des Kunden können Sie im Detailblock Zeilen zur Entwurfsrechnung hinzufügen.

Eine Rechnung zum Anpassen öffnen können Sie unter Rechnung > Suchen. Hier können Sie die Rechnung anschließend in der Liste suchen. Die Rechnung kann auch gefunden werden, indem Sie zur verknüpften Reservierung gehen und hier auf Zur Rechnung klicken.

Auf der Seite der Rechnung sehen Sie einen Block mit den Rechnungszeilen. In diesem Block können zusätzliche Zeilen zur Rechnung hinzugefügt werden. Es können auch Zeilen gelöscht werden.

Sobald die Entwurfsrechnung erstellt ist, haben Änderungen in der zugehörigen Reservierung keine Auswirkung mehr auf die Rechnung. Auch das Anpassen von Zeilen in der Rechnung hat keine Auswirkung auf die zugehörige Reservierung.

Rechnungsvorlagenzeilen

Beim Erstellen einer Rechnungszeile haben Sie oben die Option, eine Vorlagenzeile zu verwenden. Vorlagenzeilen sind nützlich, wenn Sie häufig dieselbe Zeile zu einer Rechnung hinzufügen. Eine neue Vorlagenzeile kann mit einer Rechnungszeile erstellt werden, die einer Rechnung hinzugefügt wurde. Wenn Sie danach eine Rechnungszeile hinzufügen, können Sie diese Vorlagenzeile auswählen. Sie können sie sowohl direkt hinzufügen als auch noch etwas anpassen, bevor sie hinzugefügt wird.

Um eine Rechnung endgültig zu machen, gehen Sie zur Rechnungsseite und klicken auf Endgültig machen. Anschließend wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die für den Versand der Rechnung versendet werden soll. Die Rechnung wird nun an den Kunden gesendet. Außerdem wird eine Version der Rechnung auf der Rechnungsseite selbst gespeichert. Hierfür wird die Vorlage verwendet, die bei Rechnungsvorlage für Kunden eingestellt ist. Es kann sein, dass dies eine andere Rechnungsvorlage ist als diejenige, die der Kunde erhält, wenn eine andere Vorlage in den Anhang der Rechnungs-E-Mail-Vorlage gesetzt wurde.

Auf diese Weise kann mit dem Rechnungsmodul gearbeitet werden! Wenn dieses Handbuch Ihre Fragen noch nicht (vollständig) beantwortet hat, sehen Sie sich auch die anderen Handbücher für die Arbeit mit dem Rechnungsmodul an. Nehmen Sie außerdem gerne Kontakt mit uns auf, wenn auch die anderen Seiten nicht ausreichend sind.