Rechnungseinstellungen
Als Administrator finden Sie die Rechnungseinstellungen in der Konfiguration, Menü Module > Rechnungseinstellungen.
| Variable | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Rechnungsnummernformat | Bestimmen Sie hiermit, wie eine Rechnungsnummer aufgebaut wird | {YEAR1}{KEY4} ergibt 201901234 |
| Invoice start number | Kann nur einmalig verwendet werden. Nach der ersten Rechnung, die endgültig ist, wird diese Einstellung fixiert. |
|
| Entwurfsrechnung anlegen bei Status | Nur in Kombination mit Reservierungen. Geben Sie hier den Status an, bei dem automatisch eine Entwurfsrechnung angelegt wird. |
60-FACTUURCONCEPT |
| Rechnung endgültig bei Status | Nur in Kombination mit Reservierungen, und bei dieser Einstellung muss eine Entwurfsrechnung vorhanden sein. Geben Sie hier den Status an, bei dem automatisch eine Entwurfsrechnung endgültig gemacht wird. |
61-FACTUURDEF |
| Reservierungsstatus bei Endrechnung | Nur in Kombination mit Reservierungen. Geben Sie hier den Status an, den die Reservierung erhält, sobald die zugehörige Rechnung endgültig gemacht wird. Leer lassen, um dies auszuschalten. Dieser Status darf nicht mit dem Status bei 'Entwurfsrechnung anlegen bei Status' oder 'Rechnung endgültig bei Status' oben übereinstimmen — sonst würde die Reservierung die Rechnungslogik erneut auslösen. In diesem Fall wird diese Einstellung ignoriert; beim Speichern erscheint eine Warnung. |
62-ERLEDIGT |
| E-Mail-Vorlage für Kunde | Geben Sie hier die Vorlage an, die für den Versand der Rechnung verwendet werden soll | Vorlage: email_invoice der Kategorie E-Mail und Kontext Rechnung |
| PDF-Vorlage für Kunde | Wenn der Versand der Rechnung per Post erfolgt, wird beim Endgültigmachen der Rechnung standardmäßig ein PDF angelegt. Geben Sie hier an, welche Vorlage verwendet werden soll, um dieses PDF zu erzeugen. Wenn der Versand per E-Mail eingestellt ist, wird dieses PDF nicht angelegt. Beim Versand per E-Mail kann nämlich ein PDF-Anhang angelegt werden |
Vorlage: pdf_invoice der Kategorie E-Mail und Kontext Rechnung |
| Hauptbuchkonto Kunde | Das Debitorenkonto, auf das der Gesamtbetrag der Rechnung gebucht werden soll. | 1300 |
| Indikator Kunde | Der Indikator, auf den der Gesamtbetrag der Rechnung gebucht werden soll. | Soll (DB) |
| Hauptbuchkonto Standardumsatz | Dieses Umsatzkonto wird verwendet, wenn kein Umsatzkonto angegeben ist. Hinweis: Umsatzkonten können bei Preisen und Optionen angegeben werden. |
8000 |
| Indikator Standardumsatz | Dieser Indikator wird verwendet, wenn kein Indikator angegeben ist | Haben (CR) |
| UBL aktiv | Wenn gesetzt, wird ein UBL-Anhang erstellt | Ja |
| UBL Standort | Die Rechnung wird mit den Daten dieses ausgewählten Standorts angelegt. Diese Einstellung ist eine Voraussetzung für das Anlegen eines UBL. | Ausgewählter Standort |
| Rechnungsbeschreibungsformat | Bestimmt die Beschreibung der ersten Rechnungszeile, wenn die Rechnung mit einer Reservierung verknüpft ist. Leer = die Beschreibung bleibt genau das, was die Preisberechnung liefert. Ausgefüllt = wird geparst und überschreibt diese Beschreibung, sowohl beim automatischen Erstellen einer (Konzept-)Rechnung bei einem Statuswechsel als auch beim manuellen Erstellen einer Rechnung aus ausgewählten Preiszeilen. Verwenden Sie die Variablen aus der Tabelle 'Feldlegende', die bei dieser Einstellung angezeigt wird (invoice_desc_format). | {PROD_LONG_DESC} ({BOOKING_NUMBER}) ergibt z. B. "Kanuverleih Halbtag (201901234)" |
Rechnungsbeschreibungsformat
Wenn eine Rechnung mit einer Reservierung verknüpft ist, wird die Beschreibung der ersten Rechnungszeile standardmäßig durch die Preisberechnung bestimmt. Mit der Einstellung Rechnungsbeschreibungsformat überschreiben Sie dies mit einer Kombination aus festem Text und Variablen — denselben Variablen, die auch bei i-Calendar verwendet werden, wie Reservierungs-, Kunden-, Produkt- und (bei aktivem Firmenmodul) Firmenvariablen. Die vollständige Liste der verfügbaren Variablen finden Sie in der Tabelle 'Feldlegende', die bei dieser Einstellung angezeigt wird.
Diese Überschreibung gilt in beiden Situationen, in denen eine Rechnung aus einer Reservierung entsteht: beim automatischen Erstellen einer (Konzept-)Rechnung bei einem Statuswechsel und beim manuellen Erstellen einer Rechnung aus ausgewählten Preiszeilen. Bleibt die Einstellung leer, ändert sich nichts.
Reservierungsstatus bei Endrechnung
Die Einstellungen 'Entwurfsrechnung anlegen bei Status' und 'Rechnung endgültig bei Status' wirken in eine Richtung: Eine Statusänderung der Reservierung startet die Rechnungslogik. Reservierungsstatus bei Endrechnung wirkt umgekehrt: Sobald die Rechnung selbst endgültig wird — manuell oder automatisch —, erhält die Reservierung den hier eingestellten Status. So können Sie Reservierungen z. B. automatisch auf 'Erledigt' setzen, ohne das manuell zu kontrollieren.
Da beide Richtungen denselben Reservierungsstatus verwenden können, prüft i-Reserve beim Speichern, ob diese Einstellung mit 'Entwurfsrechnung anlegen bei Status' oder 'Rechnung endgültig bei Status' kollidiert. Bei einer Kollision erscheint eine Warnung, und die Einstellung wird ignoriert, bis die Kollision behoben ist, damit eine Rechnung nie ungewollt erneut die Entwurfsrechnungslogik auslöst. Die Statusänderung selbst läuft über dieselbe Verfügbarkeitsprüfung wie eine manuelle Statusänderung; siehe Was geschieht technisch bei einer Statusänderung? für den technischen Hintergrund.
