Wie richte ich ein Produkt mit Reservierungen auf Anfrage ein?
In i-Reserve haben Sie die Möglichkeit, Reservierungen auf Anfrage eingehen zu lassen. Es können einige Einstellungen vorgenommen werden, damit dieser Prozess so abläuft, dass Sie ihn effizient abwickeln können und gleichzeitig klar mit dem Kunden kommuniziert wird. In dieser Anleitung wird Schritt für Schritt erläutert, wie dies eingerichtet werden kann.
Um Reservierungen auf Anfragebasis einzurichten, müssen wir zunächst dafür sorgen, dass diese einen anderen Status erhalten, wenn sie reserviert werden. Dazu gehen wir im Konfigurationsmodus zu dem Produkt, für das wir dies einstellen möchten, und wählen die Ansicht Zeitplan.
In dieser Ansicht klicken wir bei den aktiven Öffnungszeiten auf Ändern. In der Spalte Offen können Sie die Option Anfrage auswählen. Dadurch werden die dahinterstehenden Zeiten auf Anfrage reserviert. So können Sie zum Beispiel auch einstellen, dass der Kalender zwischen 9:00 und 17:00 Uhr Offen ist und zwischen 17:00 und 21:00 Uhr auf Anfrage steht.
Um Kunden über die Anfrage informieren zu können, erstellen wir zwei Vorlagen: reservering_aanvraag und reservering_bevestiging. Wenn noch keine booking_rejected unter den Vorlagen vorhanden ist, kann zusätzlich reservering_afgewezen erstellt werden.
Gehen Sie dazu im Konfigurationsmodus zu Vorlagen > Vorlagen. Am einfachsten ist es, hier zum Beispiel die Vorlage booking_made zu kopieren und den Namen, den Betreff und den Text dieser Vorlage anzupassen.
In reservering_aanvraag geben Sie an, dass eine Anfrage gestellt wurde und dass Sie mitteilen, ob diese angenommen werden kann. In reservering_bevestiging geben Sie an, dass die Reservierung angenommen wurde.
Da der Kalender nun auf Anfrage eingestellt ist, benötigen wir nur noch die Status für den Workflow. Zunächst müssen Sie dazu wissen, welchen Status eine Reservierung auf Anfrage erhält. Dazu gehen Sie im Konfigurationsmodus zu Konfiguration > Reservierungseinstellungen. Standardmäßig ist dies 11 - NEU für Reservierungen durch Kunden und 20 - OFFEN für Reservierungen im Admin-Panel (genauso wie normale Reservierungen im Admin-Panel). Dies kann hier auch angepasst werden. Deaktivieren Sie zuerst das Häkchen unter Vererbung, bevor Sie den neuen Status speichern.
Danach müssen wir einen neuen Status für den Fall anlegen, dass die Reservierung angenommen wurde. Dies kann zum Beispiel 12 - ANGENOMMEN sein. Dazu gehen Sie im Konfigurationsmodus zu Konfiguration > Statuscodes Reservierung. Hier klicken Sie unten auf Neue Konfiguration hinzufügen. Hier geben Sie nur die Zahl des Status ein (zum Beispiel 12) und klicken auf Speichern. Sie können hier auf der rechten Seite auch einen Text und eine Blockfarbe für den Status festlegen.
In diesem Bildschirm können Sie auch den Annahmestatus von Status einstellen. Wenn Sie beim Status 11 - NEU den Status 12 - ANGENOMMEN als Annahmestatus auswählen (wenn Sie die Status in dieser Anleitung befolgt haben), können Sie bei Reservierungsanfragen im Aktionsblock durch Klicken auf die Verknüpfung Annehmen den Status auf 12 - ANGENOMMEN setzen. Ebenso können Sie bei dem Ablehnungsstatus 80 - ABGELEHNT auswählen, um eine Reservierung durch Klicken auf die Verknüpfung Ablehnen abzulehnen.
Zum Schluss lassen wir alle Einstellungen, die wir bisher vorgenommen haben, im Workflow des gewünschten Produkts zusammenkommen. Gehen Sie dazu bei diesem Produkt zur Ansicht Workflow. Im folgenden Beispiel verwenden wir die Standardstatus und -vorlagen, die in den vorherigen Schritten genannt wurden.
Übergang 1: Anfrage geht ein
- Statusübergang alt: *Nichts auswählen*
- Statusübergang neu: 11 - NEU
- E-Mail an: An Kunde
- Kopie an BCC: *Abhängig davon, ob Sie eine Kopie der E-Mail erhalten möchten*
- Gültig für: *Abhängig davon, ob Sie eine E-Mail nur für das Hauptprodukt oder auch für die Unterprodukte senden möchten, falls vorhanden*
- E-Mail angeben (optional): *Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die die BCC-Mail gehen darf, falls dies relevant ist*
- Vorlage: reservering_aanvraag
Übergang 2: Anfrage wird angenommen
- Statusübergang alt: 11 - NEU
- Statusübergang neu: 12 - ANGENOMMEN
- E-Mail an: An Kunde
- Kopie an BCC: *Abhängig davon, ob Sie eine Kopie der E-Mail erhalten möchten*
- Gültig für: *Abhängig davon, ob Sie eine E-Mail nur für das Hauptprodukt oder auch für die Unterprodukte senden möchten, falls vorhanden*
- E-Mail angeben (optional): *Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die die BCC-Mail gehen darf, falls dies relevant ist*
- Vorlage: reservering_bevestiging
Übergang 3: Anfrage wird abgelehnt
- Statusübergang alt: 11 - NEU
- Statusübergang neu: 80 - ABGELEHNT
- E-Mail an: An Kunde
- Kopie an BCC: *Abhängig davon, ob Sie eine Kopie der E-Mail erhalten möchten*
- Gültig für: *Abhängig davon, ob Sie eine E-Mail nur für das Hauptprodukt oder auch für die Unterprodukte senden möchten, falls vorhanden*
- E-Mail angeben (optional): *Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die die BCC-Mail gehen darf, falls dies relevant ist*
- Vorlage: booking_rejected/reservering_afgewezen
