Hoe stel ik een product in met reserveringen op aanvraag?
In i-Reserve heb je de optie om reserveringen op aanvraag binnen te laten komen. Er kunnen een aantal dingen worden ingesteld om dit proces zo te laten verlopen dat jij dit efficiënt kan afhandelen terwijl er duidelijk gecommuniceerd wordt naar de klant. In deze handleiding wordt er stap voor stap uitgelegd hoe dit ingesteld kan worden.
Om reserveringen op basis van aanvraag in te stellen moeten we eerst zorgen dat deze een andere status krijgt wanneer deze gereserveerd wordt. Hiervoor gaan we in configuratiemodus naar het product waarvoor we dit in willen stellen en kiezen we de weergave Schema.
In deze weergave klikken we bij de actieve openingstijden op Wijzigen. In de kolom Open kan je de optie Aanvraag selecteren. Dit zorgt ervoor dat de tijden die er achter staan op aanvraag gereserveerd worden. Zo kan je bijvoorbeeld ook instellen dat tussen 9:00 en 17:00 de kalender Open is en tussen 17:00 en 21:00 de kalender op Aanvraag is.
Om klanten in te kunnen lichten over de aanvraag gaan we twee templates maken: reservering_aanvraag en reservering_bevestiging. Als er nog geen booking_rejected bij de templates staat, kan er ook nog reservering_afgewezen gemaakt worden.
Ga hiervoor in configuratiemodus naar Templates > Templates. Het makkelijkste is om hier bijvoorbeeld de template booking_made te kopieren, en de naam, onderwerp en de tekst van dit template aan te passen.
In reservering_aanvraag zet je dat er een aanvraag is gedaan en dat je laat weten of deze geaccepteerd kan worden. In reservering_bevestiging zet je dat de reservering geaccepteerd is.
Nu de kalender ingesteld is op Aanvraag moeten we alleen nog de statussen hebben voor de workflow. Allereerst moet je hiervoor weten welke status een reservering op Aanvraag krijgt. Hiervoor ga je in configuratie modus naar Configuratie > Reservering instellingen. Dit is standaard 11 - NIEUW voor reserveringen door klanten en 20 - OPEN voor reserveringen in het admin paneel (hetzelfde als normale reserveringen in het admin paneel). Dit kan hier ook aangepast worden. Zet eerst het vinkje onder overervering uit voordat je de nieuwe status opslaat.
Hierna moeten we een nieuwe status aanmaken voor wanneer de reservering geaccepteerd is. Dit kan bijvoorbeeld 12 - GEACCEPTEERD zijn. Hiervoor ga je in configuratiemodus naar Configuratie > Statuscodes reservering. Hier klik je onderaan op Voeg nieuwe configuratie toe. Hier vul je alleen het getal in van de status (bijvoorbeeld 12) en klik je op Opslaan. Je kan hier aan de rechterkant ook een tekst en blokkleur instellen voor de status.
In dit scherm kan je ook de accepteer status van statussen instellen. Als je bij de status 11 - NIEUW de status 12 - GEACCEPTEERD als accepteer status selecteert (als je de statussen in deze handleiding hebt gevolgd), dan kan je bij reservering aanvragen in het actieblok op de snelkoppeling Accepteren klikt de status naar 12 - GEACCEPTEERD zetten. Ook kan je bij de afwijs status 80 - AFGEWEZEN selecteren om reservering af te wijzen door op de snelkoppeling Afwijzen te klikken.
Als laatste laten we alle instellingen die we tot nu toe ingesteld hebben samenkomen in de workflow van gewenste product. Ga hiervoor naar de weergave Workflow bij dat product. In het volgende voorbeeld gebruiken we de standaard statussen en templates genoemd in de eerdere stappen.
Overgang 1: Aanvraag komt binnen
- Status overgang oud: *Niets selecteren*
- Status overgang nieuw: 11 - NIEUW
- E-mail naar: Naar klant
- Kopie naar BCC: *Afhankelijk van of je een kopie van de mail wil krijgen*
- Geldig voor: *Afhankelijk van of je een mail wil sturen voor alleen het hoofdproduct of ook voor de subproducten, als die er zijn*
- Specificeer e-mail (optioneel): *Vul hier het e-mail adres in waar de BCC mail naar toe mag, als dit relevant is*
- Template: reservering_aanvraag
Overgang 2: Aanvraag wordt geaccepteerd
- Status overgang oud: 11 - NIEUW
- Status overgang nieuw: 12 - GEACCEPTEERD
- E-mail naar: Naar klant
- Kopie naar BCC: *Afhankelijk van of je een kopie van de mail wil krijgen*
- Geldig voor: *Afhankelijk van of je een mail wil sturen voor alleen het hoofdproduct of ook voor de subproducten, als die er zijn*
- Specificeer e-mail (optioneel): *Vul hier het e-mail adres in waar de BCC mail naar toe mag, als dit relevant is*
- Template: reservering_bevestiging
Overgang 3: Aanvraag wordt afgewezen
- Status overgang oud: 11 - NIEUW
- Status overgang nieuw: 80 - AFGEWEZEN
- E-mail naar: Naar klant
- Kopie naar BCC: *Afhankelijk van of je een kopie van de mail wil krijgen*
- Geldig voor: *Afhankelijk van of je een mail wil sturen voor alleen het hoofdproduct of ook voor de subproducten, als die er zijn*
- Specificeer e-mail (optioneel): *Vul hier het e-mail adres in waar de BCC mail naar toe mag, als dit relevant is*
- Template: booking_rejected/reservering_afgewezen
