Was sind Zahlungspläne?
Was ist ein Zahlungsschema?
Mit einem Zahlungsschema verteilen Sie die Zahlung einer Reservierung auf mehrere Zeitpunkte, zum Beispiel eine Anzahlung bei der Buchung und den Restbetrag einige Wochen vor der Anreise. Wer möchte, kann trotzdem alles auf einmal bezahlen.
Ein Zahlungsschema besteht aus einer oder mehreren Regeln. Jede Regel sagt: so viel ist zu zahlen, dann. Zusammen mit automatischen Statusübergängen im Workflow wickelt i-Reserve Zahlungen, Erinnerungen und Statusänderungen selbst ab. Sie finden die Zahlungsschemata unter Konfiguration › Objekte › Zahlungsschema. Ein ausgearbeitetes Beispiel mit Zeitachse finden Sie unter Beispiel Zahlungsplan.
Welches Zahlungsschema gilt für eine Reservierung?
Beim Anlegen einer Reservierung sucht i-Reserve in dieser Reihenfolge und nimmt die erste Gruppe, die etwas liefert:
- Schemata, die mit dem Produkt der Reservierung verknüpft sind;
- Schemata, die mit dem Arrangement verknüpft sind;
- die allgemeinen Schemata: ohne Produkt und ohne Arrangement.
Gruppen werden nicht gemischt. Hat ein Produkt eine eigene Regel, gelten die allgemeinen Regeln für dieses Produkt nicht.
Das Zahlungsschema einer Reservierung wird beim Anlegen der Reservierung festgelegt. Ändern Sie die Einstellungen später, ändern sich bestehende Reservierungen nicht von selbst. Für eine einzelne Reservierung geht das mit Neues Zahlungsschema generieren im Block Zahlungsschema dieser Reservierung. Das aktuelle Schema dieser Reservierung wird dann ersetzt.
Die Felder
- Name und Beschreibung: wie die Regel heißt und was der Kunde sieht, zum Beispiel „Anzahlung“.
- Standard: Ja bedeutet, dass die Regel für alle Produkte und Arrangements ohne eigenes Schema gilt. Lassen Sie Produkt und Arrangement dann leer.
- Produkt oder Arrangement: Füllen Sie eines davon aus, wenn die Regel nur dafür gilt.
- Priorität: die Reihenfolge der Regeln. Geben Sie ihnen die Reihenfolge, in der die Zahlungen zeitlich fallen: 1 für die erste Zahlung, 2 für die zweite. Das Zusammenfügen (siehe unten) schaut immer auf die vorherige und die nächste Regel in dieser Reihenfolge. Tipp: Legen Sie die Regeln auch in dieser Reihenfolge an.
- Wann: der Zeitpunkt, zu dem diese Zahlung fällig ist: eine Zahl, eine Einheit (Tage, Wochen oder Monate) und einer von vier Bezugspunkten. Siehe Das Feld Wann.
- Betrag: ein Prozentsatz oder ein fester Betrag. Bei einem Prozentsatz wählen Sie die Basis: den vollständigen Betrag oder den Restbetrag, mit oder ohne Kaution, Optionen oder Provision.
- Zeit vorher: die Mindestzeit zwischen der vorherigen Zahlung und dieser. Liegt diese Zahlung näher an der vorherigen, gibt es einen Konflikt. Geben Sie 0 ein, wenn es nicht zutrifft.
- Zeit nachher: die Mindestzeit zwischen dieser Zahlung und der nächsten. Geben Sie 0 ein, wenn es nicht zutrifft.
- Zusammenfügen: was bei einem Konflikt passiert. Zurück: Diese Zahlung wird zur vorherigen addiert. Weiter: Diese Zahlung wird zur nächsten addiert. Siehe Zusammenfügen.
- Ziel Text „Beschreibung“, „Preis“ und „Datum“ nach dem Zusammenfügen: der Text, den der Kunde auf der Zahlung sieht, die diese Regel aufgenommen hat, zum Beispiel „Vollständige Zahlung“ und „Direkt bei Buchung“. Sie füllen ihn bei der Regel aus, die in einer anderen aufgeht, nicht bei der Regel, die übrig bleibt.
- Wer: meistens der Kunde. Für eine Auszahlung wählen Sie den Besitzer des Objekts.
- Richtung: meistens eingehend. Für eine Auszahlung wählen Sie ausgehend.
Das Feld Wann
Wann besteht aus drei Feldern nebeneinander: einer Zahl, einer Einheit (Tage, Wochen oder Monate) und einem Bezugspunkt. Zusammen lesen Sie sie als einen Satz, zum Beispiel 14 Tage nachdem die Buchung abgeschlossen wurde: Bucht der Kunde am 1. Oktober, ist die Zahlung am 15. Oktober fällig. Bei zwei Bezugspunkten rechnet i-Reserve mit der Zahl, bei den anderen beiden wird die Zahl ignoriert, auch wenn Sie etwas eintragen. Das Wort „Buchung“ kann in Ihrer Umgebung je nach Branche anders heißen.
| Auswahl | Datum der Zahlung | Bewirkt die Zahl etwas? | Typische Verwendung |
|---|---|---|---|
| Unmittelbar nach der Buchung | das Buchungsdatum | nein, wird ignoriert | Anzahlung, oder alles im Voraus bezahlen |
| nachdem die Buchung abgeschlossen wurde | das Buchungsdatum plus die Zahl | ja | Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Buchung |
| Am Reservierungsdatum | der erste Tag der Reservierung | nein, wird ignoriert | Zahlung am Tag selbst |
| bevor Buchung erfolgt | der erste Tag der Reservierung minus die Zahl | ja | Restbetrag 6 Wochen vor Anreise |
Unmittelbar nach der Buchung
Die Zahlung gehört zum Buchungszeitpunkt. Zahl und Einheit werden ignoriert: „0 Tage Unmittelbar nach der Buchung“ und „3 Wochen Unmittelbar nach der Buchung“ ergeben dasselbe. Das ist die übliche Wahl für die erste Regel, die Anzahlung.
nachdem die Buchung abgeschlossen wurde
Das Buchungsdatum plus die Zahl: „14 Tage nachdem die Buchung abgeschlossen wurde“ bedeutet zwei Wochen nach der Buchung. Vorsicht bei Last-Minute-Buchungen: Nach hinten gibt es keine Grenze. Bucht jemand drei Tage im Voraus, fällt diese Zahlung erst nach dem Reservierungsdatum. Um das zu vermeiden, wählen Sie bevor Buchung erfolgt, oder fangen Sie es mit Zeit nachher und Zusammenfügen ab.
Am Reservierungsdatum
Der erste Tag der Reservierung. Zahl und Einheit werden ignoriert. Verwenden Sie dies für die Zahlung bei Anreise, zum Beispiel an der Rezeption.
bevor Buchung erfolgt
Der erste Tag der Reservierung minus die Zahl: „42 Tage bevor Buchung erfolgt“ ist sechs Wochen vor der Anreise. Liegt dieser Zeitpunkt schon in der Vergangenheit, weil kurzfristig gebucht wurde, rückt die Zahlung auf den Buchungszeitpunkt. Sie ist dann sofort fällig.
Für alle vier gilt: Ein Zahlungszeitpunkt liegt nie vor dem Buchungszeitpunkt, und nur das Datum zählt, nicht die Uhrzeit. Wochen sind sieben Tage, Monate sind Kalendermonate.
Zusammenfügen: wenn zwei Zahlungen zu dicht beieinander liegen
Bei Last-Minute-Buchungen können Zahlungen direkt nacheinander oder sogar zum selben Zeitpunkt fallen. Zeit vorher, Zeit nachher und Zusammenfügen entscheiden, ob daraus eine Zahlung wird. i-Reserve geht die Regeln in der Reihenfolge der Priorität durch und schaut immer auf die Nachbarn:
- Zeit vorher + Zusammenfügen Zurück. Liegt diese Zahlung weniger als „Zeit vorher“ nach der vorherigen, wird ihr Betrag zur vorherigen addiert. Der Kunde zahlt dann alles zum früheren Zeitpunkt.
- Zeit nachher + Zusammenfügen Weiter. Liegt die nächste Zahlung weniger als „Zeit nachher“ nach dieser, wird dieser Betrag zur nächsten addiert. Der Kunde zahlt dann alles zum späteren Zeitpunkt.
Diese beiden gehören zusammen. Zeit vorher funktioniert nur mit Zusammenfügen Zurück, Zeit nachher nur mit Zusammenfügen Weiter. Jede andere Kombination bewirkt nichts, auch wenn es einen Konflikt gibt. Die Regel, die in einer anderen aufgeht, bleibt in der Reservierung mit Betrag 0 und Status ZUSAMMENGEFÜGT sichtbar.
Verwenden Sie für denselben Konflikt Zeit vorher oder Zeit nachher, nicht beides. Eine Regel, die bereits in die nächste verschoben wurde, kann diese nächste nicht mehr zurückholen. Wie sich das auswirkt, sehen Sie unter Beispiel Zahlungsplan.
Zahlungsschemata im Workflow
Richtig nützlich werden Zahlungsschemata erst mit dem Workflow. In einem Objekt legen Sie unter Workflow › Automatische Übergänge fest, dass eine Reservierung vor oder nach einem Ereignis den Status wechselt. Für Zahlungsschemata sind das Zahlungsplan: Zeitplan, der bezahlt wird und Zahlungsplan: Zeitplan, der bezahlt werden muss. So setzen Sie eine Reservierung auf Angezahlt, sobald die erste Zahlung eingegangen ist, oder senden eine Erinnerung, wenn ein Zahlungszeitpunkt verstrichen ist.
