Tipps, um E-Mails aus dem SPAM zu halten

E-Mail wirkt einfach: Sie tragen einen Absender ein und die Mail geht hinaus. Tatsächlich prüft jeder empfangende Mailserver (Gmail, Outlook, GMX, T-Online …), ob der Server, der die Mail zustellt, im Namen dieser Absenderdomain überhaupt senden darf. Ist das nicht der Fall, landet die Mail im Spam oder kommt gar nicht an. Auf dieser Seite erklären wir, wie der Versand aus i-Reserve standardmäßig eingerichtet ist, was passiert, wenn Sie eine eigene Absenderadresse eintragen, und welche Möglichkeiten Sie haben.

So ist es standardmäßig eingerichtet

Für jede i-Reserve-Umgebung richten wir den Versand über Mailgun ein, einen auf E-Mail-Zustellung spezialisierten Anbieter, dessen Daten in der EU bleiben. Dies ist in der Lizenz enthalten.

Die Mail wird von einer Adresse auf einer eigenen Subdomain verschickt, zum Beispiel mail@IHREDOMAIN.ireserve.nl. Für diese Domain haben wir SPF, DKIM und DMARC vollständig eingerichtet. Empfänger sehen also eine korrekt signierte Mail, und der Absendername kann einfach der Name Ihrer Organisation sein.

Warum „Versand von info@ihredomain.de" schiefgeht

Ein häufiger Wunsch lautet: „Die Mail soll von info@ihredomain.de kommen." Diese Adresse bei E-Mail von einzutragen ist schnell erledigt, führt aber dazu, dass fast alle Mails im Spam landen. Der Empfänger schaut nämlich im DNS von ihredomain.de nach und findet dort keine Berechtigung für Mailgun. Für den Empfänger sieht es dann so aus, als gäbe sich jemand als Ihre Organisation aus.

Der Empfänger prüft, ob Mailgun im Namen der Absenderdomain senden darf. Für die i-Reserve-Subdomain ist das geregelt, für Ihre eigene Domain erst nach einer DNS-Anpassung.

i-Reserve warnt davor: Unter Konfiguration > System > Ausgehende E-Mail wird geprüft, ob die Absenderadresse zu der Domain passt, für die der Versand eingerichtet ist.

Die Möglichkeiten im Überblick

1. Standardversand + Reply-To (empfohlen)

Sie versenden von der i-Reserve-Subdomain und legen eine Reply-To-Adresse fest (ReplyTo unter Ausgehende E-Mail). Absender ist dann mail@IHREDOMAIN.ireserve.nl, aber wenn der Empfänger auf Antworten klickt, geht die Antwort an die Adresse, die Sie wählen.

Noch besser ist es, Antworten über das eingehende Routing laufen zu lassen. Wir richten dann ein, dass Mailgun die Antworten auf der Subdomain empfängt und weiterleitet. Die Antwort eines Gastes wird so in i-Reserve sichtbar, bei der Reservierung und für das ganze Team, und kommt zusätzlich in Ihrem eigenen Postfach an.

Mit eingehendem Routing kommt eine Antwort an zwei Stellen an: in i-Reserve bei der Reservierung und in Ihrem eigenen Postfach.

• Vorteil: funktioniert sofort, im DNS muss nichts geändert werden, und die Zustellung ist optimal.
• Vorteil: Antworten kommen einfach bei Ihnen an, mit Routing auch in i-Reserve selbst.
• Vorteil: kein Pflegeaufwand auf Ihrer Seite. Ändert sich etwas bei Mailgun oder bei den großen Mailanbietern, kümmern wir uns darum.
• Nachteil: In der Absenderadresse steht die i-Reserve-Subdomain statt Ihrer eigenen Domain. Der Absendername ist trotzdem Ihr Organisationsname.

2. Eigene Domain per DNS validieren lassen

Wenn Sie wirklich von info@ihredomain.de versenden möchten, muss Ihre Domain Mailgun dazu berechtigen. Wir liefern dafür einen Satz DNS-Einträge (SPF, DKIM und gegebenenfalls MX und CNAME), den der Verwalter Ihrer Domain einträgt. Ein Beispiel finden Sie unter Welche Anpassungen sind für den Versand über Mailgun nötig?.

• Vorteil: Die Mail kommt tatsächlich von Ihrer eigenen Domain.
• Nachteil: Sie brauchen Zugriff auf das DNS, oft über eine Webagentur oder einen Hosting-Anbieter. Das bedeutet Abstimmung zwischen mehreren Parteien.
• Nachteil: Es ist fehleranfällig. Eine Domain darf nur einen SPF-Eintrag haben, der bestehende Eintrag muss also erweitert und nicht ersetzt werden. Ein falscher MX-Eintrag kann sogar den normalen Mailverkehr Ihrer Organisation stören.
• Nachteil: Einrichtung und Kontrolle kosten mehr Zeit, und die Einträge müssen dauerhaft stimmen. Bei einem späteren Wechsel des Mail- oder Hosting-Anbieters können sie unbemerkt verloren gehen.

3. Eigenes Versandkonto (eigenes Mailgun, SendGrid oder eigener Mailserver)

Eine Organisation kann den Versand auch vollständig selbst übernehmen, mit einem eigenen Konto bei zum Beispiel Mailgun oder SendGrid oder über den eigenen Mailserver. Die Einstellungen dazu finden Sie unter Wie richte ich ausgehende E-Mails ein?.

• Vorteil: volle Kontrolle über den Versand, einschließlich eigener Statistiken und Protokolle.
• Vorteil: passt gut zu Organisationen, die bereits eine eigene Versandplattform und IT-Verwaltung haben.
• Nachteil: Verwaltung, Kosten und DNS-Einstellungen liegen vollständig bei Ihnen. Die DNS-Schritte aus Möglichkeit 2 brauchen Sie hier also ebenfalls.
• Nachteil: Das eingehende Routing zu i-Reserve funktioniert nicht automatisch und muss separat eingerichtet werden.

Vergleich

Unsere Empfehlung

Beginnen Sie mit Möglichkeit 1. In der Praxis spielt es für den Empfänger kaum eine Rolle, dass die Absenderadresse eine i-Reserve-Subdomain ist: Die Mail kommt an, trägt Ihren Namen, und eine Antwort erreicht Sie. Wählen Sie Möglichkeit 2 oder 3 nur, wenn eine eigene Absenderdomain wirklich nötig ist und jemand verfügbar ist, der das DNS zuverlässig verwalten kann. Unsicher? Wenden Sie sich an den Support, wir beraten Sie gern.

Testen Sie Ihren Versand

Auch mit den richtigen Einstellungen kann der Inhalt einer Mail (Vorlage, Bilder, Links) die Zustellung beeinflussen. Testen ist daher immer sinnvoll.

1. Senden Sie eine Testmail über Konfiguration > System > Ausgehende E-Mail, oder senden Sie sich eine Mail aus einer Reservierung und prüfen Sie im E-Mail-Reiter, ob sie verschickt wurde.
2. Sehen Sie sich die empfangene Mail an. In Gmail wählen Sie Original anzeigen, in Outlook Nachrichtenquelle anzeigen. Dort sollten SPF, DKIM und DMARC auf PASS stehen.
3. Nutzen Sie einen End-to-End-Tester wie mail-tester.com. Er bewertet auch den Inhalt und nennt Verbesserungspunkte. Siehe Fehlerbehebung bei E-Mails, die häufig im Spam landen.
4. Prüfen Sie DNS-Einträge (bei Möglichkeit 2 und 3) mit MxToolbox.

Mehr Hintergrund zu den Begriffen finden Sie unter Was ist SPF und was ist DKIM?.