Was beinhaltet die Verbindung mit MplusKASSA?

Workflow Reservierungen ↔ MplusKASSA

Die Verbindung ist bidirektional: Reservierungen gehen von i-Reserve an die Kasse (als Tische/Orders) und Kassenmutationen kommen nach Abschluss zurück in die Reservierung, sodass das finanzielle Bild auf Reservierungsebene vollständig ist. Das untenstehende Diagramm zeigt den Status-Flow.

MplusKASSA ist eine digitale Kasse, die Sie verwenden können, um allerlei Produkte mit dem Kunden abzurechnen, wie Kaffee und Tee, aber auch den Mietpreis eines Saals. Hierfür ist auch eine Integration mit i-Reserve verfügbar, sodass Sie die in i-Reserve erstellten Reservierungen direkt an MplusKASSA weiterleiten können, wodurch diese vor Ort abgerechnet werden können.

Die Reservierungen in i-Reserve werden an MplusKASSA gesendet, indem in MplusKASSA Tische aus den verschiedenen Reservierungen erstellt werden. Durch das Ändern des Status in i-Reserve kann dieser Tisch in MplusKASSA aktiviert werden. Ab dann ist dieser auch in der Tischübersicht in MplusKASSA sichtbar. Diese Tische können anschließend in MplusKASSA ausgewählt und abgerechnet werden.

Wie Sie diese Verbindung einstellen, können Sie in dieser Anleitung nachlesen.

Reservierung in i-Reserve erstellen

Der Kunde erstellt eine Reservierung über die Website oder über den Verwaltungsbereich.

Die Reservierung enthält:

• Datum und Uhrzeit

• Standort oder Raum

• Arrangements oder vorab gebuchtes Catering

• Kundendaten

Die Reservierung bleibt innerhalb von i-Reserve maßgeblich.

2. Einchecken und Übergabe an MplusKASSA

Beim Einchecken wird die Reservierung an MplusKASSA weitergeleitet.

In Mplus wird:

• Ein Kassenbon oder eine Order erstellt

• Die Reservierungsdaten mit der Transaktion verbunden

• Die Grundlage der Abrechnung vorbereitet

Ab diesem Moment können Kassenmitarbeiter Ergänzungen erfassen.

3. Zusätzliche Bestellungen an der Kasse

Während der Veranstaltung oder des Aufenthalts kann der Mitarbeiter:

• Zusätzliches Catering hinzufügen

• Produkte nachverkaufen

• Konsumationen erfassen

Diese werden direkt in MplusKASSA festgehalten.

Es ist keine manuelle Rückmeldung erforderlich.

4. Statusänderung und Rückmeldung an i-Reserve

Nach Abschluss wird die Reservierung geschlossen oder auf einen abgeschlossenen Status gesetzt.

Zu diesem Zeitpunkt:

• Werden alle zusätzlichen Kassenzeilen aus MplusKASSA abgerufen

• Werden diese Zeilen der ursprünglichen Reservierung in i-Reserve hinzugefügt

• Ist die vollständige finanzielle Übersicht innerhalb der Reservierung sichtbar

Hiermit wird die Reservierung finanziell vervollständigt.

5. Fakturierung aus i-Reserve

Nach der Synchronisation kann aus i-Reserve eine Rechnung generiert werden.

Die Rechnung enthält:

• Ursprüngliche Reservierungszeilen

• Hinzugefügtes Catering oder zusätzliche Produkte

• Den vollständigen Gesamtbetrag

Die Fakturierung kann anschließend:

• Direkt abgewickelt werden

• Oder in ein Buchhaltungspaket exportiert werden

Architekturänderung

• Reservierung bleibt primär in i-Reserve

• Mplus wird für den operativen Verkauf während der Veranstaltung verwendet

• Die finanzielle Abwicklung kann über i-Reserve erfolgen

• Der Export in die Buchhaltung erfolgt unabhängig von Mplus

Dies ermöglicht es:

• Mplus für Veranstaltungen und Catering-Erfassung zu verwenden

• Die Fakturierung zentral über i-Reserve zu regeln

• Buchhaltungsverbindungen unabhängig von Mplus zu verwalten

Vorteile der bidirektionalen Verbindung

• Keine doppelte Eingabe von Catering

• Vollständige finanzielle Übersicht auf Reservierungsebene

• Flexible Fakturierungsoptionen

• Geeignet für Veranstaltungen mit Nachkalkulation

• Weniger Abhängigkeit von der Kassenstruktur für die Buchhaltung

Technische Funktionsweise (allgemein)

Die Verbindung funktioniert auf Basis von:

• Synchronisation bei Statusänderung

• Order-ID-Verbindung zwischen Reservierung und Kassenbon

• Regelmäßiger Datenaustausch über API oder Verbindungsschicht

Bei jedem Abschluss wird geprüft, ob neue Kassenzeilen verfügbar sind, die noch nicht in der Reservierung verarbeitet wurden.

Wann anwenden?

Die bidirektionale Verbindung ist für Organisationen geeignet, die:

• Veranstaltungen oder Saalvermietung mit Catering kombinieren

• Vor Ort zusätzliche Verkäufe erfassen

• Auf Basis der tatsächlichen Abnahme fakturieren

• Flexibilität in ihrem finanziellen Prozess wünschen

Wichtig

• Die Reservierung bleibt in i-Reserve maßgeblich.

• Kassenmutationen werden erst nach Abschluss endgültig übernommen.

• Sorgen Sie dafür, dass Statusübergänge korrekt eingerichtet sind, um die Synchronisation zu aktivieren.

Für die Konfiguration oder Aktivierung dieser Funktionalität können Sie sich an den Support wenden.