Aktivitäten mit Personal
Aktivitäten, für die Personal benötigt wird, können herausfordernd sein: Es gibt immer Nachfrage (die Person, die eine Reservierung vornehmen möchte) und Angebot (die Person, die die Reservierung begleiten soll).
Beispiele
- Ein Kurs hat einen Dozenten
- Eine Führung hat einen Guide
- Eine Spinning-Stunde hat einen Instruktor
- Ein Stadtspaziergang hat einen Guide
- Ein VR-Game hat einen Spielbegleiter
Das Dilemma, mit dem Unternehmer konfrontiert sind: Planen Sie zuerst das Personal ein oder lassen Sie zuerst Reservierungen erstellen, die Sie dann mit Personal versehen?
Beide Fälle haben Vor- und Nachteile. Beide Fälle lassen sich gut im Reservierungssystem abbilden.
In i-Reserve kann Personal für Aktivitäten eingeplant werden. Dies kann je einzelner Aktivität erfolgen oder in einem Vorgang für eine ganze Reihe von Aktivitäten. Das Personal kann seine Verfügbarkeit selbst angeben. Über Aktivitätsstatus kann gesteuert werden, ob Reservierungen möglich sind.
Bevor Personal hinzugefügt werden kann, muss zunächst eine Ressource mit dem Typ Personal erstellt werden.
Anschließend können die tatsächlichen Personen hinzugefügt werden. Sehen Sie sich das Video für die Schritte an.
Relevante Einstellungen
- Geben Sie die Verfügbarkeit an oder gerade wann eine Person nicht kann
- Geben Sie einen Vor- und Nachnamen an
- Verknüpfen Sie mit einem Benutzer, damit diese Person selbst Angaben machen kann
- Es gibt noch weitere optionale Felder zu verwenden
Personal kann selbst angeben, verfügbar oder gerade nicht verfügbar zu sein.
Dies hängt meist vom Typ des Mitarbeiters ab. Ein Mitarbeiter, der in Vollzeit angestellt ist, ist meist besser mit dem Angeben der Nichtverfügbarkeit bedient. Einmal zum Arzt oder Friseur und der Mitarbeiter kann dies einfach blockieren.
Ein Mitarbeiter, der gerade in Teilzeit arbeitet, beispielsweise nur freitags, ist besser mit dem Angeben der Verfügbarkeit bedient. Erst wenn der Mitarbeiter angibt, verfügbar zu sein, darf dieser eingeplant werden.
Um das Ganze zu vereinfachen, ist es möglich, wiederkehrende Planungen zu erstellen. Beispielsweise "Immer freitags" oder "Dienstag die kommenden 4 Wochen".
Das Erstellen einer Aktivität kann auf verschiedene Arten gestartet werden.
Sehen Sie andere Stellen im Handbuch.
Beim Angeben einer neuen Aktivität erscheint nun ein Personal-Block.
Hier ist es möglich, einen Mitarbeiter auszuwählen. Das System prüft direkt die Verfügbarkeit und gibt eine Meldung aus, wenn der Mitarbeiter nicht verfügbar ist.
Es ist auch möglich, eine Aktivität ohne Personal zu speichern. In diesem Fall kann später geplant werden.
Es wird automatisch eine E-Mail an das Personal gesendet, das für die Aktivität eingeplant wird.
Wenn Personal für eine Aktivität eingeplant ist, können E-Mails an dieses Personal versendet werden. Klicken Sie hierfür auf die E-Mail-Schaltfläche im Personal-Block der Aktivität. Anschließend kann hier eine Auswahl des Personals getroffen werden, das die Mail erhält. Bei den verfügbaren E-Mail-Vorlagen kann eine Vorschau angesehen und eine dieser E-Mail-Vorlagen versendet werden.
Über Filter ist das Erstellen einer Übersicht entscheidend für den Planer.
Relevante Felder sind hier:
- Anzahl gebuchter Plätze
- Name Mitarbeiter
Neben dem Hinzufügen als Spalte (oder Tipp: erstellen Sie eine Ansicht und speichern Sie diese) ist auch das Suchen nach diesen Feldern praktisch.
So lässt sich eine Übersicht erstellen, für die Reservierungen gemacht wurden und noch kein Personal geplant ist.
Über die Übersichten aus dem vorherigen Schritt kann nun geplant werden.
Über die Option Ansichten > Bulk-Aktion ist es möglich, mehrere Aktivitäten mit Personal zu versehen.
Nun da Personal für Aktivitäten geplant ist, ist das Erstellen von Übersichten eine tägliche Beschäftigung.
Wir haben in den vorherigen Schritten bereits gelernt, wie Listen/Übersichten erstellt werden können.
Nun ist der Zeitplan an der Reihe. Eine neue Möglichkeit ist es nun, die Aktivitäten mit einer Farbe pro Mitarbeiter einzufärben.
Selbstverständlich ist dies eine persönliche Vorliebe. Ein anderer Ansatz kann sein, Aktivitäten pro Standort einzufärben. Oder gerade nach Anzahl freier Plätze.
Diese Felder können auch in den Tooltip aufgenommen werden.
Nun da eine Planung vorliegt, ist es für einen Mitarbeiter selbstverständlich nützlich zu sehen, wann gearbeitet werden darf.
Wir prüfen nun erneut als Mitarbeiter den eigenen Kalender.
