Reservierungen mit Personal
Das Einplanen von Personal für Reservierungen kann eine Herausforderung sein. Es gibt nämlich immer Nachfrage (der Gast, der eine Reservierung vornimmt) und Angebot (das Personalmitglied, das die Reservierung ausführen oder begleiten muss).
Beispiele
- Eine Escape-Room-Reservierung hat einen Game Master
- Eine Bootsverleih-Reservierung hat einen Mitarbeiter für die Ausgabe
- Eine Besprechungsraum-Reservierung hat einen Host oder Servicemitarbeiter
- Eine Workshop-Reservierung hat einen Begleiter
- Ein Materialverleih hat einen Mitarbeiter für Erklärung oder Unterstützung
In i-Reserve kann Personal direkt mit einzelnen Reservierungen verknüpft werden. Dies kann manuell je Reservierung erfolgen. Das Personal kann dabei gegebenenfalls selbst seine Verfügbarkeit angeben, sodass klar ist, wer zum Zeitpunkt einer Reservierung einsetzbar ist.
Bevor Personal hinzugefügt werden kann, muss zunächst eine Ressource mit dem Typ Personal angelegt werden.
Anschließend können die tatsächlichen Personen hinzugefügt werden. Die einzelnen Schritte finden Sie im Video.
Relevante Einstellungen
- Geben Sie die Verfügbarkeit an oder umgekehrt, wann eine Person nicht kann
- Geben Sie einen Vor- und Nachnamen an
- Verbinden Sie mit einem Benutzer, damit diese Person selbst Eingaben machen kann
- Es stehen noch weitere optionale Felder zur Verfügung
Personal kann selbst angeben, verfügbar oder umgekehrt nicht verfügbar zu sein.
Dies hängt meist vom Typ des Mitarbeiters ab. Ein Mitarbeiter, der in Vollzeit beschäftigt ist, profitiert meist eher davon, die Nichtverfügbarkeit anzugeben. Einmal zum Arzt oder Friseur, und der Mitarbeiter kann dies einfach blockieren.
Ein Mitarbeiter, der hingegen in Teilzeit arbeitet, zum Beispiel nur freitags, profitiert eher davon, die Verfügbarkeit anzugeben. Erst wenn der Mitarbeiter angibt, verfügbar zu sein, darf dieser eingeplant werden.
Um das Ganze zu vereinfachen, ist es möglich, wiederkehrende Planungen zu erstellen. Zum Beispiel „Immer freitags“ oder „Dienstags in den nächsten 4 Wochen“.
Um Personal zu einer Reservierung hinzuzufügen, muss zuerst der Block „BookingPeople“ zum Dashboard der Reservierung hinzugefügt werden.
Hier ist es möglich, einen Mitarbeiter hinzuzufügen. Das System prüft direkt die Verfügbarkeit und gibt eine Meldung aus, wenn der Mitarbeiter nicht verfügbar ist.
Es wird automatisch eine E-Mail an das Personal gesendet, das für die Aktivität eingeplant wird.
Wenn Personal für eine Reservierung eingeplant ist, können E-Mails an dieses Personal versendet werden. Klicken Sie hierzu auf die E-Mail-Schaltfläche im Personalblock der Reservierung. Anschließend kann hier eine Auswahl des Personals getroffen werden, das die E-Mail erhält. Bei den verfügbaren E-Mail-Vorlagen kann eine Vorschau angesehen und eine dieser E-Mail-Vorlagen versendet werden.
Über Filter ist das Erstellen einer Übersicht für den Planer entscheidend.
Relevante Felder sind hier:
- Reserviertes Produkt
- Name des Mitarbeiters
Neben dem Hinzufügen als Spalte (oder Tipp: erstellen Sie eine Ansicht und speichern Sie diese) ist auch das Suchen nach diesen Feldern praktisch.
So lässt sich eine Übersicht von Reservierungen erstellen, für die noch kein Personal eingeplant ist.
Da nun eine Planung vorliegt, ist es für einen Mitarbeiter natürlich nützlich zu sehen, wann gearbeitet werden darf.
Wir prüfen nun erneut als Mitarbeiter den eigenen Kalender.
