Facturen exporteren met CSV of Excel: detailregels of totalen
Als er voor jouw boekhoudpakket geen kant-en-klaar formaat is (structuur 3 uit “Import en export: welk formaat past bij jouw boekhoudpakket?”), exporteer je facturen via CSV of Excel. Je zet daarvoor een filter op en exporteert de gewenste kolommen. Zie ook “Algemeen” voor het volledige exportproces en “Exporteren voor de boekhouding” voor de checklist vooraf.
Eerst debiteuren, dan facturen
Een boekhoudpakket kan een factuur pas inlezen als de bijbehorende debiteur bestaat. Exporteer daarom eerst je klanten (filtercontext Klant) en importeer die als debiteuren, en exporteer daarna pas de facturen (filtercontext Factuur). Dit staat stap voor stap in “Exporteren voor de boekhouding”.
Detailregels of totalen?
Voor de facturen zijn er twee niveaus. Welke je kiest, hangt af van wat de import van je boekhouding aankan.
Detailregels (factuurregels / journaalposten)
Eén regel per factuurregel, elk met een eigen grootboekrekening en BTW. Gebruik dit als je boekhouding volledige journaalposten of regeldetail wil. Voorwaarde: de grootboekrekeningen staan op de prijsregels (zie “Algemeen”). Aanbevolen kolommen:
| Kolom | Toelichting |
|---|---|
| Factuurnummer | Groepeert de regels per factuur. |
| Factuurdatum | Boekdatum. |
| Klantnummer (cust_id) | Koppelt de factuur aan de debiteur. |
| Regelomschrijving | Omschrijving van de factuurregel. |
| Grootboekrekening | Het grootboek van de regel (van de prijsregel). |
| Aantal | Meestal 1 per regel. |
| Bedrag excl. BTW | Regelbedrag exclusief BTW. |
| BTW-code | Voor de mapping naar de BTW-code van je pakket. |
| BTW-bedrag | Het BTW-bedrag van de regel. |
Totalen (factuurtotaal)
Eén regel per factuur, met het totaalbedrag en de debiteurengrootboek. Gebruik dit als de import van je boekhouding alleen factuurtotalen aankan en geen regeldetail. Voorwaarde: er is een debiteurengrootboek ingesteld (zie “Algemeen”). Aanbevolen kolommen:
| Kolom | Toelichting |
|---|---|
| Factuurnummer | Uniek per factuur. |
| Factuurdatum | Boekdatum. |
| Klantnummer (cust_id) | Koppelt de factuur aan de debiteur. |
| Debiteurengrootboek | Tegenrekening debiteuren. |
| Factuurbedrag excl. BTW | Totaal exclusief BTW. |
| BTW-bedrag | Totaal BTW. |
| Factuurbedrag incl. BTW | Totaal inclusief BTW. |
Het filter opzetten
- Ga naar de Facturen (filtercontext Factuur).
- Zet een filter op de facturen die je wilt exporteren. Meestal een combinatie van status en factuurdatum, bijvoorbeeld:
status = "Definitief" and factuurdatum > -30d. - Kies in het filter de kolommen die je nodig hebt (zie de tabellen hierboven).
- Start de export via de toolbar: klik op het kleine driehoekje naast Excel en kies Aangepast.
- Kies het gewenste formaat (CSV of Excel) en eventueel een maximum aantal regels, en klik op Exporteer.
De precieze kolomnamen kunnen per omgeving verschillen; kijk in de beschikbare filterkolommen welke velden je omgeving biedt (zie de documentatie over filterkolommen). Neem in ieder geval de hierboven genoemde velden mee.
