Hoe maak ik een betalingsoverzicht voor de boekhouding?

Er zijn twee filters die dezelfde betaalregels laten zien, met een belangrijk verschil.

• Modules > Betalingen geeft één regel per betaling, met het transactiekenmerk van de provider erbij. Dit is het overzicht dat je 1‑op‑1 naast de afrekening van je provider legt.
• Reservering > Zoeken geeft dezelfde betaalregels, maar dan met de klant- en reserveringsgegevens erbij. Dit is het overzicht dat de vraag “van wie?” beantwoordt.

De betaalcontext bevat namelijk wel de nummers van de reservering, factuur en order, maar geen klantnaam of e-mailadres. Wil je in één bestand zowel de klant als de betaling zien, gebruik dan de reserveringscontext. Wil je aansluiten op de provider, gebruik dan de betalingscontext. Voor een volledige controle maak je beide en koppel je ze in Excel op reserveringsnummer of factuurnummer.

Maak via Weergaves > Aanpassen een nieuwe weergave, bijvoorbeeld “Boekhouding betalingen”. Zie Hoe pas ik de kolommen van een filter aan? voor de stappen.

In de context Betalingen neem je minimaal op:

• Betaal ID – uniek nummer van de betaalregel, handig als referentie bij vragen;
• Betaaldatum en Betaalbedrag (plus Betaalvaluta als je in meer valuta werkt);
• Betaalstatus – betaald of terugbetaald, zie de volgende stap;
• Betaalmethode – via welke weg het geld is gekomen of gegaan;
• Transactie # – het kenmerk van de provider; dit is de sleutel naar het overzicht van je provider;
• Reservering #, Factuurnummer, Factuur # en Order # – waar de betaling bij hoort;
• Betaling opmerkingen – hier staat vaak de toelichting van de provider, bijvoorbeeld bij een terugstorting naar welk rekeningnummer is terugbetaald.

Een volledige lijst met beschikbare kolommen staat in Kolommen Betaling.

In de context Reserveringen combineer je de klantkolommen (Achternaam, Volledige naam, E-mail) met de betaalkolommen (Betaal id, Betaal status, Betaaldatum, Betaal prijs, Betaal methode, Betaal transactie, Betaling opmerking) en met Reserveringsnummer, Totaalprijs, Betaald en Te betalen.

Zonder statusfilter staan afgebroken en afgewezen betaalpogingen door je overzicht heen, en dat verklaart de meeste verschillen met de boekhouding. Filter daarom bewust op status.

Voor de boekhouding zijn drie dingen van belang:

• Ontvangen geld: status BETAALD.
• Terugbetaald geld: status UITBETAALD. Dit is de terugstorting die je bij een reservering doet en die ook bij je provider als terugbetaling zichtbaar is.
• Correcties: een betaalregel met een negatief bedrag. Die ontstaat bij een handmatige correctie of creditering en heeft geen transactiekenmerk van een provider, want er is geen geld via de provider gegaan.

Wil je in één overzicht zowel ontvangsten als terugbetalingen zien, selecteer dan beide statussen — maar houd de kolom Betaalstatus er dan zeker bij, anders kun je ze niet uit elkaar houden.

Filter op Betaaldatum, niet op de datum van de reservering of de factuur. Een reservering van april kan in juni betaald zijn; de boekhouding wil weten wanneer het geld is bewogen.

Geef een vaste periode op als je een afgesloten maand of kwartaal aanlevert. Werk je met een terugkerende controle, gebruik dan een relatieve datum: dan hoef je de datum nooit meer aan te passen. Voorbeelden:

• afgelopen week: -7d tot en met 0d;
• afgelopen maand: -1m tot en met 0d.

Kijk voordat je exporteert of het overzicht klopt. Drie controles die de meeste verrassingen voorkomen:

• Het totaal onderaan de kolom Betaalbedrag is een som van alle regels in het filter. Staan er ook regels met de status UITBETAALD in, dan tellen die terugbetalingen als positief bedrag mee en is het totaal niet je netto-ontvangst. Filter dus op één status als je een bedrag wilt kunnen aanleveren, of trek de terugbetalingen er in Excel weer af.
• Vergelijk het aantal regels met het aantal transacties bij je provider over dezelfde periode. Let op het verschil in peildatum: een betaling die vlak voor middernacht is gestart, kan bij de provider op de volgende dag staan.
• Regels zonder Transactie # zijn niet via de betaalprovider gelopen: handmatig geboekte betalingen, contant, pin buiten de provider om, kadobonnen, knipkaarten en correcties. Die vind je per definitie niet terug in het overzicht van je provider, en dat is goed.

Werk je in de reserveringscontext, houd er dan rekening mee dat één reservering meerdere regels oplevert als er meerdere betalingen bij horen. Tel in dat geval nooit de kolom Totaalprijs op: die staat dan meerdere keren in het bestand.

Klik in de toolbar op Excel. Met het pijltje naast de knop kies je tussen Excel (.xlsx) en CSV, en met Aangepast geef je een begin- en eindrij op als het bestand te groot wordt.

Zie je de Excel-knop niet, dan mist je gebruikersgroep het recht filter_export. Dat staat niet voor niets standaard uit: met dit recht kan iemand lijsten met klantgegevens downloaden. Ken het toe aan de groep die de boekhouding doet, niet aan iedereen. Een beheerder doet dat in configuratiemodus via Systeem > Gebruikersgroepen. Meer hierover in Exporteren.

Wil je dit elke week doen, dan hoef je het niet elke week op te bouwen.

1. Zet de periode om in een relatieve datum, bijvoorbeeld -7d tot 0d. Het filter schuift dan automatisch mee.
2. Sla het filter op met Opslaan filter en geef het een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Betalingen afgelopen week”. Deel het met de groep die de boekhouding doet.
3. Koppel je weergave aan het opgeslagen filter via Toon filterlijst, kolom Weergave. Dan staan de juiste kolommen er meteen bij.
4. Wil je het overzicht automatisch per e-mail ontvangen, dan kun je een filterplanning instellen. Daarvoor is een exporttype nodig; zie de sectie Export. Laat je hierbij helpen door support als je omgeving nog geen exporttype heeft.