Hoe schakel ik over van agenda- naar activiteitgebaseerd werken?

Advies

Schakel niet om op hetzelfde product. Het omschakelen zelf (activiteiten aanmaken) is technisch niet complex, maar op een product dat al in productie is levert het rommel op: oude losse reserveringen en nieuwe activiteitgebonden reserveringen raken door elkaar en tarieven/rapportages zijn niet meer goed te herleiden.

Maak in plaats daarvan een nieuw, schoon product aan dat werkt met activiteiten en maak daar zelf nog geen activiteiten in aan. Gebruik vervolgens de actie "Verplaatsen reserveringen naar ander product" om de bestaande reserveringen over te zetten: deze maakt tijdens het verplaatsen automatisch de bijpassende activiteit aan, of koppelt aan een bestaande.

Stappenplan

1. Maak een nieuw product aan, ingericht op activiteitgebaseerd werken. Maak zelf nog geen activiteiten aan — die worden tijdens het verplaatsen automatisch aangemaakt op basis van de bestaande reserveringsdata (datum en tijd).
2. Ga naar het dashboard van het huidige (agenda-gebaseerde) product en klik in het actieblok op "Verplaatsen reserveringen naar ander product". Hiervoor is het recht action_object_movebookings nodig.
3. Kies het nieuwe product als bestemming.
4. Filter op de gewenste periode (bijvoorbeeld alleen toekomstige reserveringen) en selecteer via de vinkvakjes de reserveringen die verplaatst moeten worden.
5. Controleer de samenvatting: of het doelproduct voor alles een tegenhanger heeft, of er reserveringen zijn met een gekoppelde factuur of betaling, en dat prijzen opnieuw berekend worden met de tarieven van het doelproduct.
6. Laat onder "Omzetten naar activiteit" beide schakelaars aan staan: "Koppelen aan de passende activiteit" en "Nieuwe activiteit aanmaken als die nog niet bestaat".
7. Klik op "Bevestigen en verplaatsen". Je krijgt een resultaat met verplaatste en conflicterende reserveringen.
8. Beoordeel conflicterende reserveringen los op: pas de activiteit-capaciteit aan of verplaats de reservering in een volgende ronde.
9. Herhaal de stappen voor de resterende reserveringen totdat alles is overgezet.
10. Zet het oude product op inactief zodra alles is overgezet, zodat er geen nieuwe reserveringen meer op binnenkomen.

Let op: verplaatsen is begrensd per actie

Het daadwerkelijk verplaatsen gebeurt in één actie tot een maximumaantal reserveringen (standaard 250). Bij meer treffers zie je een waarschuwing dat alleen de eerste worden verplaatst; herhaal de actie voor de rest. Gebruik desgewenst de optie om alle reserveringen te selecteren die aan het filter voldoen, in plaats van per pagina aan te vinken.

Zie ook: Hoe verplaats ik reserveringen naar een ander object? voor de algemene werking van deze actie (zonder activiteit-omzetting).