Voorbeeld betaalschema
In dit voorbeeld betaalt de klant 30% aanbetaling bij het boeken en de rest 42 dagen (zes weken) voor de reserveringsdatum. Boekt iemand korter dan 49 dagen van tevoren, dan betaalt hij alles in één keer bij het boeken. Daarna zorgt de workflow dat de status meebeweegt, dat er een herinnering gaat en dat onbetaalde reserveringen worden afgewezen. De betekenis van elk veld staat in Wat zijn betaalschema's?.
1. De twee regels van het betaalschema
| Veld | Regel 1: Aanbetaling | Regel 2: Restant |
|---|---|---|
| Naam / Omschrijving | Aanbetaling | Restant bedrag |
| Doel tekst "omschrijving" na samenvoegen | leeg | Betaling volledige bedrag |
| Doel tekst "datum" na samenvoegen | leeg | Direct na boeking |
| Standaard | Ja | Ja |
| Product | leeg | leeg |
| Prioriteit | 1 | 2 |
| Wanneer | 0 dagen · Direct na boeking | 42 dagen · voor reservering plaatsvindt |
| Bedrag | 30 · Variabel - obv volledige bedrag | 70 · Variabel - obv volledige bedrag |
| Tijd ervoor | 0 dagen | 7 dagen |
| Tijd erna | 0 dagen | 0 dagen |
| Samenvoegen | Volgende (doet hier niets) | Vorige |
| Wie / Richting | Klant · Binnenkomend | Klant · Binnenkomend |
De vetgedrukte waarden zijn het vangnet. Regel 2 zegt: ligt het restant minder dan 7 dagen na de aanbetaling, voeg mij dan samen met de vorige. De doelteksten staan op regel 2, omdat regel 2 de regel is die bij een conflict opgaat in regel 1. Wat de klant dan ziet, is één regel "Betaling volledige bedrag", "Direct na boeking".
2. Zo pakt het uit op de tijdlijn
- A. 120 dagen vooruit. De aanbetaling valt op dag 0, het restant op dag 78 (120 − 42). Daar zit ruim meer dan 7 dagen tussen, dus er is geen conflict: twee betalingen.
- B. 45 dagen vooruit. Het restant zou op dag 3 vallen (45 − 42). Dat is binnen de 7 dagen Tijd ervoor, en Samenvoegen staat op Vorige: de 70% wordt bij de aanbetaling opgeteld. De klant betaalt 100% bij het boeken.
- C. 30 dagen vooruit. 42 dagen voor de reserveringsdatum lag al 12 dagen in het verleden. Een betaalmoment komt nooit vóór het boeken te liggen, dus het restant schuift naar nu. Dan valt het op hetzelfde moment als de aanbetaling en wordt het samengevoegd: 100% bij het boeken.
De grens ligt dus bij 42 + 7 = 49 dagen. Wie 49 dagen of eerder boekt, betaalt in twee delen. Wie later boekt, betaalt alles direct.
Waarom niet "Tijd erna 49 dagen" op de aanbetaling?
Een eerdere versie van dit voorbeeld zette op regel 1 Tijd erna 49 dagen met Samenvoegen Volgende. Dat doet iets anders dan het lijkt. Tijd erna rekent vanaf de betaling zelf, niet vanaf de reserveringsdatum. Bij elke reservering die minder dan 91 dagen (49 + 42) vooruit geboekt wordt, schuift de aanbetaling dan door naar het restant. De klant betaalt bij het boeken niets en het volledige bedrag 42 dagen voor de reserveringsdatum, of direct als dat moment al voorbij is. En omdat regel 1 dan al is doorgeschoven, komt de Tijd ervoor van regel 2 nooit meer aan de beurt.
Wil je juist dat een late boeker alles later betaalt, dan is Tijd erna met Samenvoegen Volgende de juiste keuze. Kies er één per conflict.
3. De workflow: statussen laten meebewegen
Het betaalschema bepaalt wat er betaald moet worden en wanneer. De workflow bepaalt wat er gebeurt als dat wel of niet gebeurt. Je stelt dit in bij het object, onder Workflow › Automatische overgangen. In dit voorbeeld zijn de statussen 20 Reservering, 21 Herinnering, 29 Aanbetaald, 30 Volledig betaald en 80 Afgewezen.
| # | Van → naar | Na deze gebeurtenis | Wachttijd | Wat het doet |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 20 → 29 | Betaalschema: schema welke betaald is | 1 minuut | De aanbetaling is binnen. |
| 2 | 20 → 30 | Reservering die betaald is | 1 minuut | Alles is in één keer betaald. |
| 3 | 29 → 30 | Betaalschema: schema welke betaald is | 1 minuut | Het restant is binnen. |
| 4 | 20 → 21 | Datum/tijd waarop reservering gemaakt is | 7 dagen | Een week na het boeken nog niets betaald: herinnering. |
| 5 | 21 → 80 | Laatste status overgang reservering | 14 dagen | Twee weken na de herinnering nog niets: afwijzen. |
| 6 | 21 → 29 | Betaalschema: schema welke betaald is | 1 minuut | Na de herinnering alsnog aanbetaald. |
| 7 | 21 → 30 | Reservering die betaald is | 1 minuut | Na de herinnering alsnog alles betaald. |
Alle overgangen hebben Geldig voor: Zowel voor ouder als kind en Actie: wijzigen overgang. De wachttijd vul je in bij Geef een tijd in dagen en/of minuten op.
De herinnering: overgang 4 met een e-mail
Een herinnering gaat altijd samen met een e-mailovergang op dezelfde statuswissel:
| Status overgang oud → nieuw | 20 Reservering → 21 Herinnering |
| E-mail naar | Naar klant |
| Kopie naar BCC | Ja |
| Geldig voor | Zowel voor ouder als kind |
| Template | Booking_Reminder1 |
Zet in deze e-mail een betaallink, zodat de klant meteen kan betalen, en noem de termijn: binnen 14 dagen, anders wordt de reservering afgewezen. Bij overgang 5 kun je op dezelfde manier een e-mail koppelen, zodat de klant weet dat de reservering is afgewezen.
Wil je ook een herinnering voor het restant, dan maak je hetzelfde rijtje vanuit status 29, met de gebeurtenis Betaalschema: schema welke betaald moet worden.
