Hoe stel ik IMAP in?

Voor de IMAP configuratie heb je een mailbox nodig waar deze aan gekoppeld wordt. Het is tevens verstandig om vooraf een of meerdere filters aan te maken.

Credentials

De credentials zijn de gegevens die nodig zijn om connectie te maken met de externe e-mail box die je wilt gaan gebruiken. In ons voorbeeld zullen we gebruik maken van een Gmail account maar dit kan uiteraard ook een mail adres zijn onder een eigen domein.

De standaard IMAP poort is 993, deze zal in de meeste gevallen werken. Het is uiteraard mogelijk dat deze afwijkt. Of SSL en TSL aan/uit moet staan is tevens afhankelijk van de mailprovider. Deze informatie kan vaak bij de hosting organisatie worden opgevraagd.

In sommige gevallen wordt er gebruik gemaakt van two-step verification, hiervoor is een extra handeling nodig.

Zorg ervoor dat IMAP functionaliteit aan staat in de externe e-mailbox.

Instellingen

Instellingen zijn vooral van toepassing voor het importeren van de mail uit de externe mailbox.

Verwijder van server
Wanneer er slechts beperkte ruimte in de externe mailbox beschikbaar is, heb je de mogelijkheid om de mail na het importeren direct van de server te verwijderen. Hiermee werk je volledig vanuit i-Reserve.

Deze optie wordt vaak gebruikt wanneer de externe mailbox niet voor andere communicatie gebruikt wordt en er geen archief hoeft te zijn van geïmporteerde e-mails.

Verplaats naar ‘imported’ folder
Door met mailbox filters te werken kan er een selectie gemaakt van e-mails die geïmporteerd moeten worden. Deze mails worden vervolgens naar de ‘imported’ map verplaatst. De rest blijft in de mailbox beschikbaar. Geïmporteerde mail kan dan via i-Reserve worden afgehandeld, niet geïmporteerde mail kan rechtstreeks vanuit de externe mailbox worden afgehandeld. Het voordeel hiervan is dat geïmporteerde mail ook altijd als ‘archief’ terug te vinden is in de externe mailbox.

Deze optie wordt vaak gebruikt wanneer de externe mailbox wel voor andere communicatie gebruikt wordt en er weleen archief moet zijn van geïmporteerde e-mails.

Importeer alleen nieuwe e-mails en laat kopie achter
Door deze optie te gebruiken wordt de mail geïmporteerd maar er wordt verder in de externe mailbox niks mee gedaan. Er is hiermee in de externe mailbox niet duidelijk zichtbaar welke e-mails zijn geïmporteerd naar i-Reserve. Wanneer deze mailbox ook voor andere communicatie gebruikt wordt zullen geïmporteerde e-mails handmatig gearchiveerd of verwijderd moeten worden. Er is hierbij kans op dubbele communicatie op e-mail (vanuit i-Reserve en handmatig vanuit de externe mailbox).

Deze optie wordt vaak gebruikt wanneer de externe mailbox niet voor andere communicatie gebruikt wordt en er wel een archief moet zijn van geïmporteerde e-mails.

Verwijder van server, behalve overgeslagen mail
Wanneer je de externe mailbox ook voor andere communicatie gebruikt maar de geïmporteerde e-mails niet wil bewaren dan kan deze optie gebruikt worden. Hierbij is het wel zaak om goede filters in te richten zodat de mail die voor de losse communicatie bestemd is niet geïmporteerd wordt in i-Reserve.

Deze optie wordt vaak gebruikt wanneer de externe mailbox wel voor andere communicatie gebruikt wordt maar er geen archief hoeft te zijn van geïmporteerde e-mails.

De frequentie van importeren is afhankelijk van de mate waarin e-mails binnenkomen. Normaliter is een import iedere 10 minuten voldoende. Omdat het importeren van e-mails soms even kan duren is het mogelijk dat bij een hoge frequentie van importeren de performance van de applicatie kan teruglopen.

Selecteer vervolgens een filter dat gebruikt kan worden door de import en een mailbox waar deze externe mailbox aan gekoppeld moet worden. Activeer de IMAP configuratie door de checkbox in de kolom actief aan te vinken.

Klik op het icoon achteraan de regel om de mail van deze mailbox te importeren in i-Reserve.