Wie stelle ich Reservierungen pro Monat in Rechnung?
Die Situation: Reservierungen sollen per Rechnung bezahlt werden, und es ist gewünscht, nicht pro Reservierung direkt eine Rechnung zu senden, sondern eine Rechnung pro Monat.
Dies ist meist der Fall, wenn derjenige, der eine Reservierung erstellt, dies mehrmals pro Monat tut. Zum Beispiel im Fall der Anmietung eines Besprechungsraums, aber dies kann auch beim Buchen einer Sportstunde der Fall sein. Es handelt sich meist um Stammkunden, die nicht pro Mal, sondern pro Monat in Rechnung gestellt bekommen möchten.
Wie gehen Sie dabei vor?
Erstens muss von jeder Reservierung eine Entwurfsrechnung erstellt werden. Grundsätzlich besteht eine Eins-zu-eins-Beziehung zwischen Reservierung und Entwurfsrechnung.
Wir können dies wiederum auf mehrere Arten erreichen.
1. Wir aktivieren die Einstellung "erstelle eine Entwurfsrechnung bei Status XX". Setzen Sie dann XX z. B. auf 90 und lassen Sie die Reservierungen automatisch schließen. In diesem Fall wird eine Reservierung, die z. B. am 10. Januar von 12-15 Uhr stattfindet, am 10. Januar um 15 Uhr geschlossen. Beim Schließen (Setzen auf Status 90) wird automatisch eine Entwurfsrechnung erstellt.
2. Der Administrator erstellt am Ende des Monats auf einmal die Entwurfsrechnungen. Legen Sie einen Status an "91-RECHNUNG" (oder etwas Ähnliches, das eindeutig zu erkennen ist). Setzen Sie die Einstellung "erstelle eine Entwurfsrechnung bei Status XX" auf 91. Legen Sie einen Filter mit allen Reservierungen des vergangenen Monats an.
Führen Sie nun eine Sammelaktion aus und setzen Sie all diese Rechnungen auf Status 91. Für alle ausgewählten Reservierungen liegt nun eine Entwurfsrechnung vor.
Bei beiden Vorgehensweisen besteht nun eine Liste mit Entwurfsrechnungen.
Zweitens muss die Liste pro Kunde komprimiert werden. Wir möchten schließlich, dass ein Kunde eine Rechnung pro Monat erhält und nicht pro Reservierung.
Gehen Sie hierfür zu Rechnung > Rechnungen zusammenführen. Wählen Sie die Option "Nach Kunden-ID".
Eine Liste mit Entwurfsrechnungen erscheint. Pro Kunde können eine oder mehrere Rechnungen erscheinen.
Führen Sie die Sammelaktion weiter aus. Dies kann einige Minuten dauern.
Das Ergebnis von Schritt 2 ist eine Liste mit Entwurfsrechnungen. Nur besteht jetzt keine Eins-zu-eins-Beziehung mehr zu den Reservierungen. Aber wohl eine Eins-zu-eins-Beziehung zu Kunden. Zumindest für die Kunden, die im vergangenen Monat aktiv waren.
Wir sind nun bereit für Schritt drei. Die Liste mit Entwurfsrechnungen muss nun endgültig gemacht werden.
Gehen Sie hierfür zu Rechnung > Rechnung endgültig machen.
Das Ergebnis von Schritt 3 ist, dass alle Monatsrechnungen versendet wurden, wobei der Kunde eine Rechnung mit einer Übersicht verschiedener Reservierungen erhalten hat.
Hinweise
- Diese Beschreibung geht von einem eingerichteten Rechnungsmodul aus. Sorgen Sie zunächst dafür, dass Dinge wie Rechnungsvorlagen eingerichtet sind und, im Fall einer Buchhaltungsanbindung, dass Sachkonten bei allen Preisen angegeben sind. Prüfen Sie auch dies: Wie prüfe ich Rechnungen?
- Dieser Prozess kann durch Kontrollen der Reservierungen ergänzt werden. Zum Beispiel des Caterings (Optionsliste).
- Besondere Aufmerksamkeit kann auch wiederkehrenden Reservierungen gelten. Besteht eine Reservierung aus einem wöchentlich wiederkehrenden Muster, kann es sein, dass 4 oder 5 Zeilen in Rechnung gestellt werden müssen. Dies nennen wir Teilrechnungsstellung. Kann pro Reservierung ausgeführt werden oder legen Sie Detailreservierungen an. Dann kann trotzdem die Beschreibung in diesem Artikel befolgt werden.
