AFAS-Fakturierung: Rechnungsmodi und Zahlungsbuchungen
In der AFAS-Verbindung sind das Rechnungsdokument und die Zahlungsbuchung zwei getrennte Abläufe mit jeweils eigenem Auslöser und Connector. Eine Umgebung kann daher eine echte Verkaufsrechnung erstellen und die iDEAL-Anzahlung als Finanzbuchung verbuchen — beides schließt sich nicht aus.
1. Rechnungsmodi
Der Rechnungsmodus bestimmt, welcher UpdateConnector verwendet wird und was in AFAS entsteht:
| Rechnungsmodus | UpdateConnector | Ergebnis in AFAS |
|---|---|---|
| Finanzbuchung inkl. USt. (Standard) | FiEntries | Journalbuchung (Soll/Haben-Zeilen); AFAS berechnet die USt. |
| Finanzbuchung exkl. USt. | FiEntries | Gleiche Journalbuchung, Zeilen auf Basis von Beträgen exkl. USt. |
| Verkaufsrechnung | KnSalesInvoice oder FiInvoice | Ein echtes Verkaufsrechnungsdokument. |
| Direkte Rechnung | FbDirectInvoice | Native Verkaufsrechnung mit Artikelzeilen. |
| Direkte Buchungen | FBDirectMutations | Finanzbuchung mit manueller USt.-Steuerung. |
2. Fehlende Connectoren sind kein Hindernis
Beim Onboarding melden AFAS-Administratoren manchmal, dass KnSalesInvoice oder FBDirectMutations in ihrer Umgebung nicht existiert. Das ist kein Problem — die Connectoren pro Modus sind Alternativen, keine kombinierte harte Anforderung:
KnSalesInvoicefehlt → verwenden SieFiInvoiceals Rechnungs-Connector im selben Verkaufsrechnungsmodus. Die Verbindung stellt das Zeilenobjekt dann automatisch um (vonKnSalesInvoiceLineaufFiInvoiceLine).FBDirectMutationsfehlt → nicht nötig; der Standardweg für Finanzbuchungen istFiEntries, mit demselben buchhalterischen Ergebnis (AFAS berechnet die USt.).
3. Welchen Modus wählen?
| Ziel in AFAS | Modus | Benötigte Connector(en) |
|---|---|---|
| Nur Finanzbuchungen (kein Rechnungsdokument) | Finanzbuchung | FiEntries |
| Ein echtes Verkaufsrechnungsdokument | Verkaufsrechnung (mit FiInvoice) | FiInvoice + FiEntries (Zahlungen) |
In beiden Fällen wird zusätzlich der Debitor-Connector benötigt, plus Leserechte auf USt.-Codes, Sachkonten, Kostenstellen und Journale — siehe AFAS Profit einrichten.
4. Zahlungsbuchung (Anzahlungen)
Sobald eine Zahlung (iDEAL, Kreditkarte, Bank) den Status bezahlt erreicht, verbucht die Verbindung sie als zweizeilige Journalbuchung über FiEntries: Bank (Soll) gegen Debitor (Haben). Dies läuft immer über FiEntries, unabhängig vom gewählten Rechnungsmodus. Ging die Zahlung schon vor dem Endgültigmachen der Rechnung ein, wird sie rückwirkend mitgebucht.
Die Debitorzeile enthält die Rechnungsnummer, sodass AFAS die Zahlung automatisch mit dem offenen Posten abgleicht. Die weitere Debitorenverfolgung (offener Saldo, Mahnwesen) läuft danach in AFAS selbst.
Achtung: Für die Zahlungsbuchung müssen das Zahlungsjournal (Journalcode) und das Bank-/Verrechnungskonto (Sachkonto) in der Verbindung eingetragen sein. Fehlt eines von beiden, wird die Buchung ohne Fehlermeldung übersprungen — die Anzahlung erreicht AFAS dann nie.
5. Externe Rechnungsnummer (optional)
Standardmäßig vergibt i-Reserve die Rechnungsnummer. Optional kann die Verbindung die Rechnung zuerst an AFAS senden und die von AFAS vergebene Nummer als Rechnungsnummer in i-Reserve verwenden. Das funktioniert nur in den Modi Verkaufsrechnung und direkte Rechnung — eine Finanzbuchung hat kein Rechnungsdokument.
