Exact Online einrichten: OAuth, Division und Mapping
Die Exact Online-Verbindung übermittelt Relationen und Verkaufsrechnungen aus i-Reserve an eine Exact Online-Division (Verwaltung), über OAuth2.
1. Auf Exact-Seite (einmalig)
- Registrieren Sie eine OAuth-App in Ihrer eigenen Exact Online-Umgebung: Gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie unter Import die App-Registrierung. Notieren Sie Client ID und Client Secret. Das Exact App Center / Developer-Portal wird dafür nicht mehr verwendet.
- Setzen Sie die Redirect-URL, die i-Reserve anzeigt, auf die zugelassene Liste der App.
- Stellen Sie sicher, dass das Konto Zugang zur richtigen Division hat und dass darin USt.-Codes (und ggf. Artikel/Zahlungsbedingungen) vorhanden sind.
2. Auf i-Reserve-Seite — Authentifizierungs-Tab
| Feld | Was einzutragen ist |
|---|---|
| Umgebung (Host) | Der Exact Online-Host, standardmäßig start.exactonline.nl. |
| Client ID | Client-ID Ihrer Exact OAuth-App. Erforderlich. |
| Client Secret | Client-Secret Ihrer Exact OAuth-App. Erforderlich. |
| Redirect-URL | Automatisch von i-Reserve ausgefüllt; dieser Wert muss in der Exact-App als zugelassener Redirect eingetragen sein. |
Durchlaufen Sie danach die beiden Schaltflächen: Schritt 1 – Zustimmung (Weiterleitung zu Exact) und Schritt 2 – verbinden (Token abrufen). Bei Schritt 2 ruft i-Reserve automatisch die Division ab.
3. Details-Tab
| Feld | Was es bewirkt |
|---|---|
| Division | Die Exact-Verwaltung; automatisch beim Verbinden gesetzt. |
| Rechnungsfeld | i-Reserve-Feld, in dem die externe Rechnungs-ID gespeichert wird (z. B. external_id oder ein Custom-Feld). |
| Kundenfeld | i-Reserve-Feld, in dem die externe Account-ID gespeichert wird (um die Relation wiederzufinden). |
| Kontaktfeld | (Optional) separates Feld für die Contact-ID, wenn Sie Account und Contact getrennt führen möchten. |
| Kundennummer-Präfix / -Länge | (Optional) Präfix und Zero-Padding für die Kundennummer, die als Account-Code verwendet wird. |
| USt. exklusiv verwenden | Ja = Rechnungszeilen mit Preis exkl. USt.; Nein = Bruttopreis. USt.-Mapping bleibt erforderlich. |
| Account automatisch aktualisieren | Ja = Relation bei jeder Synchronisierung aktualisieren; Nein = einmalig erstellen. |
| Datumsbereich auf Rechnungszeile | (Optional) Start-/Endzeit zu den Rechnungszeilen hinzufügen. |
| Rechnung endgültig machen | Ja = Rechnung in Exact endgültig machen (sperrt die Rechnung). |
| E-Mail aus Exact versenden | Ja = Exact sendet die Rechnung per E-Mail (nur sinnvoll, wenn 'endgültig machen' aktiviert ist). |
| Journalcode | Exact-Journal, in dem die Verkaufsrechnung gebucht wird. Standard 70. |
| Dokumenttyp Gutschrift | Dokumenttyp, unter dem eine Gutschrift in Exact gebucht wird. Standard 8021 (Verkaufsgutschrift); nur auf 8024 (direkte Gutschrift) ändern, wenn die Exact-Verwaltung die Wholesale- oder Manufacturing-Edition ist. |
| Exact-Rechnungsnummer verwenden | Ja = beim Endgültigmachen wird die Rechnung zuerst an Exact gesendet und die Exact-Rechnungsnummer wird zur i-Reserve-Rechnungsnummer. Standard Nein. Siehe Fakturieren aus Exact unten. |
Gutschriften. Erkennt i-Reserve eine Rechnung als Gutschrift (negativer Gesamtbetrag), werden die Rechnungszeilen mit positiven Beträgen gesendet, und die Rechnung erhält den oben unter Dokumenttyp Gutschrift eingestellten Dokumenttyp — Exact lehnt negative Beträge auf einer normalen Rechnung (Typ 8020) ab. Erscheint unerwartet eine negative Zeile auf einer Rechnung, die selbst nicht als Gutschrift erkannt wird, wird die Synchronisierung mit einer Meldung abgebrochen; stellen Sie in diesem Fall die gesamte Rechnung als Gutschrift statt einer einzelnen Zeile.
Fakturieren aus Exact: die Exact-Rechnungsnummer übernehmen
Lassen Sie Exact die Rechnung endgültig machen und versenden (Rechnung endgültig machen und E-Mail aus Exact versenden auf Ja), sieht Ihr Kunde die Rechnungsnummer von Exact. Setzen Sie dann auch Exact-Rechnungsnummer verwenden auf Ja. Die Rechnung in i-Reserve erhält so dieselbe Nummer, und Ihr Kunde erkennt seine Rechnung auch unter Meine Rechnungen.
Beispiel. Ein Tagungshaus fakturiert aus Exact. Ein Kunde ruft wegen Rechnung 26700279 aus seinem Postfach an. Mit dieser Einstellung suchen Sie in i-Reserve nach dieser Nummer und finden sofort die Rechnung, die Buchung und die Zahlungen. Ohne sie steht dieselbe Rechnung in i-Reserve unter einer anderen Nummer.
Gut zu wissen
- Beim Endgültigmachen wird die Rechnung zuerst an Exact gesendet. Erst wenn Exact eine Nummer zurückgibt, wird die Rechnung in i-Reserve endgültig, mit dieser Nummer auf dem PDF.
- Ist Exact nicht erreichbar, bleibt die Rechnung ein Entwurf und Sie sehen die Meldung von Exact. Versuchen Sie es später erneut: Eine Rechnung, die schon in Exact steht, wird wiederverwendet, es entsteht keine zweite.
- Exact vergibt die Nummer bei der Erfassung oder erst beim Drucken, je nach Einstellung des Journals. Beides funktioniert.
- Auch Mit Exact synchronisieren im Exact-Fenster einer Rechnung übernimmt die Exact-Nummer. Verwendet eine andere Rechnung diese Nummer bereits, wird sie nicht übernommen und Sie erhalten eine Meldung.
- Synchronisieren Sie eine Rechnung, die bereits endgültig war, behält das früher gespeicherte PDF die alte Nummer.
- Das Exact-Fenster einer Rechnung zeigt die Exact- und die i-Reserve-Rechnungsnummer nebeneinander und vergleicht die Rechnungszeilen in beiden Systemen.
4. Mapping
- USt.-Mapping (erforderlich) — verbinden Sie jeden i-Reserve-USt.-Satz mit dem richtigen Exact-USt.-Code. Ohne Mapping schlägt die Rechnung fehl ("no vat code").
- Artikel-Mapping (optional) — verbinden Sie i-Reserve-Produktcodes mit Exact-Item-Codes; ohne Mapping wird der i-Reserve-Code verwendet.
- Zahlungsbedingung-Mapping (optional) — verbinden Sie Zahlungsmethode/-frist mit einer Exact-Zahlungsbedingung.
5. Aktivieren & Checkliste
- ☐ OAuth-App in der Exact-Umgebung erstellt (Einstellungen → Import); Client ID/Secret notiert; Redirect-URL zugelassen.
- ☐ USt.-Codes (und ggf. Artikel) sind in der Division vorhanden.
- ☐ Auth-Tab ausgefüllt; Schritt 1 (Zustimmung) und Schritt 2 (verbinden) erfolgreich; Division ausgefüllt.
- ☐ Details-Tab: Rechnungs-/Kunden-/Kontaktfeld, Preis- und Aktualisierungsoptionen, endgültig/E-Mail eingestellt.
- ☐ USt.-Mapping vollständig (alle verwendeten Sätze); ggf. Artikel-/Zahlungsbedingung-Mapping.
- ☐ Testrechnung endgültig gemacht und in Exact geprüft (Relation + Rechnungszeilen + USt. stimmen).
- ☐ Rollback bekannt: Die Verbindung auf inaktiv setzen stoppt neue Synchronisierungen.
