Exact Online einrichten: OAuth, Division und Mapping
Die Exact Online-Verbindung übermittelt Relationen und Verkaufsrechnungen aus i-Reserve an eine Exact Online-Division (Verwaltung), über OAuth2.
1. Auf Exact-Seite (einmalig)
- Registrieren Sie eine OAuth-App im Exact Online App Center / Developer-Portal und notieren Sie Client ID und Client Secret.
- Setzen Sie die Redirect-URL, die i-Reserve anzeigt, auf die zugelassene Liste der App.
- Stellen Sie sicher, dass das Konto Zugang zur richtigen Division hat und dass darin USt.-Codes (und ggf. Artikel/Zahlungsbedingungen) vorhanden sind.
2. Auf i-Reserve-Seite — Authentifizierungs-Tab
| Feld | Was einzutragen ist |
|---|---|
| Umgebung (Host) | Der Exact Online-Host, standardmäßig start.exactonline.nl. |
| Client ID | Client-ID Ihrer Exact OAuth-App. Erforderlich. |
| Client Secret | Client-Secret Ihrer Exact OAuth-App. Erforderlich. |
| Redirect-URL | Automatisch von i-Reserve ausgefüllt; dieser Wert muss in der Exact-App als zugelassener Redirect eingetragen sein. |
Durchlaufen Sie danach die beiden Schaltflächen: Schritt 1 – Zustimmung (Weiterleitung zu Exact) und Schritt 2 – verbinden (Token abrufen). Bei Schritt 2 ruft i-Reserve automatisch die Division ab.
3. Details-Tab
| Feld | Was es bewirkt |
|---|---|
| Division | Die Exact-Verwaltung; automatisch beim Verbinden gesetzt. |
| Rechnungsfeld | i-Reserve-Feld, in dem die externe Rechnungs-ID gespeichert wird (z. B. external_id oder ein Custom-Feld). |
| Kundenfeld | i-Reserve-Feld, in dem die externe Account-ID gespeichert wird (um die Relation wiederzufinden). |
| Kontaktfeld | (Optional) separates Feld für die Contact-ID, wenn Sie Account und Contact getrennt führen möchten. |
| Kundennummer-Präfix / -Länge | (Optional) Präfix und Zero-Padding für die Kundennummer, die als Account-Code verwendet wird. |
| USt. exklusiv verwenden | Ja = Rechnungszeilen mit Preis exkl. USt.; Nein = Bruttopreis. USt.-Mapping bleibt erforderlich. |
| Account automatisch aktualisieren | Ja = Relation bei jeder Synchronisierung aktualisieren; Nein = einmalig erstellen. |
| Datumsbereich auf Rechnungszeile | (Optional) Start-/Endzeit zu den Rechnungszeilen hinzufügen. |
| Rechnung endgültig machen | Ja = Rechnung in Exact endgültig machen (sperrt die Rechnung). |
| E-Mail aus Exact versenden | Ja = Exact sendet die Rechnung per E-Mail (nur sinnvoll, wenn 'endgültig machen' aktiviert ist). |
| Journalcode | Exact-Journal, in dem die Verkaufsrechnung gebucht wird. Standard 70. |
| Dokumenttyp Gutschrift | Dokumenttyp, unter dem eine Gutschrift in Exact gebucht wird. Standard 8021 (Verkaufsgutschrift); nur auf 8024 (direkte Gutschrift) ändern, wenn die Exact-Verwaltung die Wholesale- oder Manufacturing-Edition ist. |
Gutschriften. Erkennt i-Reserve eine Rechnung als Gutschrift (negativer Gesamtbetrag), werden die Rechnungszeilen mit positiven Beträgen gesendet, und die Rechnung erhält den oben unter Dokumenttyp Gutschrift eingestellten Dokumenttyp — Exact lehnt negative Beträge auf einer normalen Rechnung (Typ 8020) ab. Erscheint unerwartet eine negative Zeile auf einer Rechnung, die selbst nicht als Gutschrift erkannt wird, wird die Synchronisierung mit einer Meldung abgebrochen; stellen Sie in diesem Fall die gesamte Rechnung als Gutschrift statt einer einzelnen Zeile.
4. Mapping
- USt.-Mapping (erforderlich) — verbinden Sie jeden i-Reserve-USt.-Satz mit dem richtigen Exact-USt.-Code. Ohne Mapping schlägt die Rechnung fehl ("no vat code").
- Artikel-Mapping (optional) — verbinden Sie i-Reserve-Produktcodes mit Exact-Item-Codes; ohne Mapping wird der i-Reserve-Code verwendet.
- Zahlungsbedingung-Mapping (optional) — verbinden Sie Zahlungsmethode/-frist mit einer Exact-Zahlungsbedingung.
5. Aktivieren & Checkliste
- ☐ OAuth-App in Exact erstellt; Client ID/Secret notiert; Redirect-URL zugelassen.
- ☐ USt.-Codes (und ggf. Artikel) sind in der Division vorhanden.
- ☐ Auth-Tab ausgefüllt; Schritt 1 (Zustimmung) und Schritt 2 (verbinden) erfolgreich; Division ausgefüllt.
- ☐ Details-Tab: Rechnungs-/Kunden-/Kontaktfeld, Preis- und Aktualisierungsoptionen, endgültig/E-Mail eingestellt.
- ☐ USt.-Mapping vollständig (alle verwendeten Sätze); ggf. Artikel-/Zahlungsbedingung-Mapping.
- ☐ Testrechnung endgültig gemacht und in Exact geprüft (Relation + Rechnungszeilen + USt. stimmen).
- ☐ Rollback bekannt: Die Verbindung auf inaktiv setzen stoppt neue Synchronisierungen.
