Buchhaltungsverbindungen: Einführung und funktionaler Hintergrund
Was macht eine Buchhaltungsverbindung?
i-Reserve kann Rechnungen und Kundendaten automatisch an ein externes Buchhaltungssystem übermitteln. Derzeit gibt es Verbindungen mit Exact Online, Moneybird und AFAS Profit. i-Reserve bleibt der Ort, an dem die Reservierung und die Rechnung entstehen; das Buchhaltungssystem empfängt die Verkaufsrechnung und die zugehörige Relation/Kunde für die Finanzbuchhaltung.
Wann wird synchronisiert?
Beide Verbindungen reagieren auf dieselben Zeitpunkte:
- Rechnung endgültig — sobald eine Rechnung in i-Reserve endgültig wird, wird sie an die Buchhaltung gesendet.
- Rechnung versenden — optional kann das Versenden der Rechnungs-E-Mail die Synchronisierung auslösen.
- Manuell — über den Kunden- und Rechnungsbildschirm kann eine Sync-Schaltfläche den Kunden/die Rechnung auf Anforderung übermitteln.
Die Richtung ist grundsätzlich einseitig (i-Reserve → Buchhaltung). Moneybird hat zusätzlich eine Rückmeldung: Ein geänderter Kontakt in Moneybird kann über einen Webhook die Kundendaten in i-Reserve aktualisieren.
Was wird übermittelt?
- Relation/Kunde — Firmenname, Adresse, E-Mail, Telefon, IBAN und Ansprechpartner. In Exact Online ist dies ein Account (und optional ein Contact); in Moneybird ein Contact.
- Verkaufsrechnung — die Rechnungszeilen (Beschreibung, Anzahl, Preis exkl. USt., USt.-Code) mit Rechnungsdatum und Kundenreferenz.
- USt. — die i-Reserve-USt.-Sätze werden über Mapping mit den USt.-Codes/-Sätzen des Buchhaltungssystems verbunden (erforderlich, sonst schlägt die Rechnung fehl).
Authentifizierung (OAuth2)
Beide Systeme verwenden OAuth 2.0 (Authorization Code) mit einem Zustimmungsbildschirm in zwei Schritten:
- Schritt 1 – Zustimmung: Sie werden zu Exact Online / Moneybird weitergeleitet, um der Verbindung die Zustimmung zu erteilen.
- Schritt 2 – verbinden: i-Reserve tauscht den Zustimmungscode gegen ein Token und ruft die Verwaltung ab (die division bei Exact Online, die administration bei Moneybird).
Sie registrieren hierfür eine eigene OAuth-App im Developer-Portal des Buchhaltungssystems (Client-ID + Client-Secret) und setzen die von i-Reserve angezeigte Redirect-URL auf die zugelassene Liste. Das Token wird danach automatisch aktualisiert.
Exact Online vs. Moneybird
| Thema | Exact Online | Moneybird |
|---|---|---|
| Verwaltungsbegriff | Division (automatisch abgerufen) | Administration (automatisch gewählt) |
| Relations-Modell | Account + (optional) Contact | Contact (Alles-in-einem) |
| Rechnungstyp | Verkaufsrechnung (vollständige Hauptbuchbuchung) | Auswahl: normale oder externe Verkaufsrechnung |
| Rückmeldung | Nein (nur ausgehend) | Ja: Kontaktänderung über Webhook zurück |
| Mappings | USt., Artikel, Zahlungsbedingung | USt. |
| Rechnung endgültig machen | Optional (sperrt die Rechnung) | Optional (bei externer Rechnung ignoriert) |
Die Einrichtung je System steht in “Exact Online einrichten”, “Moneybird einrichten” und “AFAS Profit einrichten”.
Und AFAS Profit?
Neben Exact Online und Moneybird gibt es eine Verbindung mit AFAS Profit. Sie unterscheidet sich in einigen Punkten von den beiden OAuth2-Verbindungen oben:
- Authentifizierung über einen AFAS-App-Connector mit Token (kein OAuth2-Zustimmungsablauf).
- Neben Rechnungen kann AFAS auch Zahlungen (Anzahlungen) als Finanzbuchung verbuchen, mit automatischem Abgleich gegen den offenen Posten.
- Optionaler Inbound-Sync: geänderte Debitoren in AFAS werden periodisch zurück nach i-Reserve geholt, mit einstellbarer Richtung pro Feld.
Siehe AFAS Profit einrichten, AFAS-Fakturierung und AFAS-Kundensynchronisation.
