Buchhaltungsverbindungen: Einführung und funktionaler Hintergrund
Was macht eine Buchhaltungsverbindung?
i-Reserve kann Rechnungen und Kundendaten automatisch an ein externes Buchhaltungssystem übermitteln. Derzeit gibt es Verbindungen mit Exact Online und Moneybird. i-Reserve bleibt der Ort, an dem die Reservierung und die Rechnung entstehen; das Buchhaltungssystem empfängt die Verkaufsrechnung und die zugehörige Relation/Kunde für die Finanzbuchhaltung.
Wann wird synchronisiert?
Beide Verbindungen reagieren auf dieselben Zeitpunkte:
- Rechnung endgültig — sobald eine Rechnung in i-Reserve endgültig wird, wird sie an die Buchhaltung gesendet.
- Rechnung versenden — optional kann das Versenden der Rechnungs-E-Mail die Synchronisierung auslösen.
- Manuell — über den Kunden- und Rechnungsbildschirm kann eine Sync-Schaltfläche den Kunden/die Rechnung auf Anforderung übermitteln.
Die Richtung ist grundsätzlich einseitig (i-Reserve → Buchhaltung). Moneybird hat zusätzlich eine Rückmeldung: Ein geänderter Kontakt in Moneybird kann über einen Webhook die Kundendaten in i-Reserve aktualisieren.
Was wird übermittelt?
- Relation/Kunde — Firmenname, Adresse, E-Mail, Telefon, IBAN und Ansprechpartner. In Exact Online ist dies ein Account (und optional ein Contact); in Moneybird ein Contact.
- Verkaufsrechnung — die Rechnungszeilen (Beschreibung, Anzahl, Preis exkl. USt., USt.-Code) mit Rechnungsdatum und Kundenreferenz.
- USt. — die i-Reserve-USt.-Sätze werden über Mapping mit den USt.-Codes/-Sätzen des Buchhaltungssystems verbunden (erforderlich, sonst schlägt die Rechnung fehl).
Authentifizierung (OAuth2)
Beide Systeme verwenden OAuth 2.0 (Authorization Code) mit einem Zustimmungsbildschirm in zwei Schritten:
- Schritt 1 – Zustimmung: Sie werden zu Exact Online / Moneybird weitergeleitet, um der Verbindung die Zustimmung zu erteilen.
- Schritt 2 – verbinden: i-Reserve tauscht den Zustimmungscode gegen ein Token und ruft die Verwaltung ab (die division bei Exact Online, die administration bei Moneybird).
Sie registrieren hierfür eine eigene OAuth-App im Developer-Portal des Buchhaltungssystems (Client-ID + Client-Secret) und setzen die von i-Reserve angezeigte Redirect-URL auf die zugelassene Liste. Das Token wird danach automatisch aktualisiert.
Exact Online vs. Moneybird
| Thema | Exact Online | Moneybird |
|---|---|---|
| Verwaltungsbegriff | Division (automatisch abgerufen) | Administration (automatisch gewählt) |
| Relations-Modell | Account + (optional) Contact | Contact (Alles-in-einem) |
| Rechnungstyp | Verkaufsrechnung (vollständige Hauptbuchbuchung) | Auswahl: normale oder externe Verkaufsrechnung |
| Rückmeldung | Nein (nur ausgehend) | Ja: Kontaktänderung über Webhook zurück |
| Mappings | USt., Artikel, Zahlungsbedingung | USt. |
| Rechnung endgültig machen | Optional (sperrt die Rechnung) | Optional (bei externer Rechnung ignoriert) |
Die Einrichtung je System steht in “Exact Online einrichten” und “Moneybird einrichten”.
