Instructie
Moeilijkheidsgraad:
Beheer > Integraties > Exact Online
Exact Online instellen: OAuth, division en mapping
De Exact Online-koppeling zet relaties en verkoopfacturen vanuit i-Reserve door naar een Exact Online division (administratie), via OAuth2.
1. Aan de Exact-kant (eenmalig)
- Registreer een OAuth-app in het Exact Online App Center / developer-portal en noteer Client ID en Client Secret.
- Zet de redirect-URL die i-Reserve toont op de toegestane lijst van de app.
- Zorg dat het account toegang heeft tot de juiste division, en dat daarin BTW-codes (en eventueel artikelen/betaalcondities) bestaan.
2. Aan de i-Reserve-kant — Authenticatie-tab
| Veld | Wat in te vullen |
|---|---|
| Omgeving (host) | De Exact Online-host, standaard start.exactonline.nl. |
| Client ID | Client-id van je Exact OAuth-app. Verplicht. |
| Client Secret | Client-secret van je Exact OAuth-app. Verplicht. |
| Redirect-URL | Automatisch ingevuld door i-Reserve; deze waarde moet in de Exact-app als toegestane redirect staan. |
Doorloop daarna de twee knoppen: Stap 1 – toestemming (doorsturen naar Exact) en Stap 2 – verbinden (token ophalen). Bij stap 2 haalt i-Reserve automatisch de division op.
3. Details-tab
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Division | De Exact-administratie; automatisch gezet bij verbinden. |
| Factuurveld | i-Reserve-veld waarin het externe factuur-id wordt bewaard (bijv. external_id of een custom-veld). |
| Klantveld | i-Reserve-veld waarin het externe account-id wordt bewaard (om de relatie terug te vinden). |
| Contactveld | (Optioneel) apart veld voor het contact-id, als je Account en Contact los wilt bijhouden. |
| Klantnummer-prefix / -lengte | (Optioneel) prefix en zero-padding voor het klantnummer dat als Account-code wordt gebruikt. |
| BTW exclusief gebruiken | Ja = factuurregels op prijs excl. BTW; Nee = brutoprijs. BTW-mapping blijft verplicht. |
| Account automatisch bijwerken | Ja = relatie bij elke sync bijwerken; Nee = eenmalig aanmaken. |
| Datumbereik op factuurregel | (Optioneel) start-/eindtijd toevoegen aan de factuurregels. |
| Factuur definitief maken | Ja = factuur in Exact definitief maken (vergrendelt de factuur). |
| E-mail versturen vanuit Exact | Ja = Exact stuurt de factuur per e-mail (alleen zinvol als definitief maken aan staat). |
4. Mapping
- BTW-mapping (verplicht) — koppel elk i-Reserve BTW-tarief aan de juiste Exact BTW-code. Zonder mapping mislukt de factuur ("no vat code").
- Artikel-mapping (optioneel) — koppel i-Reserve-productcodes aan Exact Item-codes; zonder mapping wordt de i-Reserve-code gebruikt.
- Betaalconditie-mapping (optioneel) — koppel betaalmethode/-termijn aan een Exact betaalconditie.
5. Grootboekbepaling: op basis van artikel of op basis van klant
i-Reserve stuurt een klant + factuur met factuurregels door. Een factuurregel bevat wel een artikel, maar geen grootboek. Exact Online kent twee methodes om een grootboek aan een factuurregel toe te kennen; welke geldt, stel je in Exact Online zelf in.
- Grootboek op basis van artikel. Het artikel moet in Exact bestaan op het moment van inlezen en zelf het grootboek bevatten. i-Reserve gebruikt het veld grootboekrekening van de prijsregel om te bepalen welk Exact-artikel wordt gebruikt (zie de artikel-mapping bij stap 4). Tip: maak een artikel aan waarvan de code gelijk is aan het grootboek (bijv. artikel
8000met grootboek8000). Dat voorkomt verwarring, terwijl de regelomschrijving voor de klant gewoon zichtbaar blijft. - Grootboek op basis van klant. Er zijn dan twee werkwijzen:
- 2a. Zorg dat elke debiteur in Exact vooraf handmatig van het juiste grootboek is voorzien.
- 2b. Stel in i-Reserve een veld in waarin het grootboek staat, en koppel dat veld via de parameters aan het
GLAccountin Exact. De koppeling werkt de debiteur in Exact dan bij.
6. Hoe Exact een bestaande relatie terugvindt
In i-Reserve is de klant leidend; in Exact Online is de structuur Account + (optioneel) Contact. Een i-Reserve-klant wordt een Exact-Account; meerdere i-Reserve-klanten kunnen aan hetzelfde Account gekoppeld worden. Vrijwel elk veld is te overschrijven door het aan een ander i-Reserve-veld te koppelen (zo kun je bijv. de Account-naam vullen met de bedrijfsnaam).
Bij het synchroniseren zoekt i-Reserve een bestaand Account in deze volgorde:
- Eerst op de interne UID van Exact (niet zichtbaar in Exact zelf, maar bewaard in het klantveld /
external_idin i-Reserve). Bestaat die, dan wordt dat Account gebruikt. - Bestaat de UID niet, dan wordt gezocht op een Account met een Code gelijk aan de i-Reserve-Code. Let op: de i-Reserve-Code is een veld “naar keuze” — dit kan het klantnummer (
cust_id) zijn, maar ook een maatwerkveld.
7. Activeren & checklist
- ☐ OAuth-app in Exact gemaakt; Client ID/Secret genoteerd; redirect-URL toegestaan.
- ☐ BTW-codes (en evt. artikelen) bestaan in de division.
- ☐ Auth-tab gevuld; Stap 1 (toestemming) en Stap 2 (verbinden) geslaagd; division gevuld.
- ☐ Details-tab: factuur-/klant-/contactveld, prijs- en bijwerk-opties, definitief/e-mail ingesteld.
- ☐ BTW-mapping volledig (alle gebruikte tarieven); evt. artikel-/betaalconditie-mapping.
- ☐ Testfactuur definitief gemaakt en gecontroleerd in Exact (relatie + factuurregels + BTW kloppen).
- ☐ Rollback bekend: koppeling op inactief zetten stopt nieuwe syncs.
