Exact Online instellen: OAuth, division en mapping

De Exact Online-koppeling zet relaties en verkoopfacturen vanuit i-Reserve door naar een Exact Online division (administratie), via OAuth2.

1. Aan de Exact-kant (eenmalig)

1. Registreer een OAuth-app in je eigen Exact Online-omgeving: ga naar Instellingen en kies onder Import de app-registratie. Noteer Client ID en Client Secret. Het Exact App Center / developer-portal wordt hiervoor niet meer gebruikt.
2. Zet de redirect-URL die i-Reserve toont op de toegestane lijst van de app.
3. Zorg dat het account toegang heeft tot de juiste division, en dat daarin BTW-codes (en eventueel artikelen/betaalcondities) bestaan.

2. Aan de i-Reserve-kant — Authenticatie-tab

Doorloop daarna de twee knoppen: Stap 1 – toestemming (doorsturen naar Exact) en Stap 2 – verbinden (token ophalen). Bij stap 2 haalt i-Reserve automatisch de division op.

3. Details-tab

Creditfacturen. Herkent i-Reserve een factuur als creditfactuur (negatief totaal), dan worden de factuurregels met positieve bedragen verstuurd en krijgt de factuur het documenttype uit Documenttype creditnota hierboven — Exact weigert namelijk negatieve bedragen op een gewone factuur (type 8020). Staat er onverwacht een negatieve regel op een factuur die zelf niet als credit wordt herkend, dan wordt de sync afgebroken met een melding; crediteer in dat geval de hele factuur in plaats van één regel.

Factureren vanuit Exact: het Exact-factuurnummer overnemen

Laat je Exact de factuur definitief maken en versturen (Factuur definitief maken en E-mail versturen vanuit Exact op Ja), dan krijgt je klant het factuurnummer van Exact te zien. Zet dan ook Exact-factuurnummer gebruiken op Ja. De factuur in i-Reserve krijgt zo hetzelfde nummer, en je klant herkent zijn factuur ook in Mijn facturen.

Voorbeeld. Een vergaderlocatie factureert vanuit Exact. Een klant belt over factuur 26700279 uit zijn mailbox. Met deze instelling zoek je in i-Reserve op dat nummer en vind je direct de factuur, de reservering en de betalingen. Zonder deze instelling staat dezelfde factuur in i-Reserve onder een ander nummer.

Goed om te weten

• Bij definitief maken wordt de factuur eerst naar Exact gestuurd. Pas als Exact een nummer teruggeeft, wordt de factuur in i-Reserve definitief, met dat nummer op de PDF.
• Is Exact niet bereikbaar, dan blijft de factuur in concept en zie je de melding van Exact. Probeer het later opnieuw: een factuur die al in Exact staat wordt hergebruikt, er komt geen tweede.
• Exact kent het nummer toe bij invoer of pas bij printen, afhankelijk van de instelling van het dagboek. Beide werken.
• Ook Sync naar Exact in het Exact-venster bij een factuur neemt het Exact-nummer over. Gebruikt een andere factuur dat nummer al, dan wordt het niet overgenomen en krijg je een melding.
• Synchroniseer je een factuur die al definitief was, dan houdt de eerder opgeslagen PDF het oude nummer.
• Het Exact-venster bij een factuur toont het Exact- en het i-Reserve-factuurnummer naast elkaar, en vergelijkt de factuurregels in beide systemen.

4. Mapping

• BTW-mapping (verplicht) — koppel elk i-Reserve BTW-tarief aan de juiste Exact BTW-code. Zonder mapping mislukt de factuur ("no vat code").
• Artikel-mapping (optioneel) — koppel i-Reserve-productcodes aan Exact Item-codes; zonder mapping wordt de i-Reserve-code gebruikt.
• Betaalconditie-mapping (optioneel) — koppel betaalmethode/-termijn aan een Exact betaalconditie.

5. Grootboekbepaling: op basis van artikel of op basis van klant

i-Reserve stuurt een klant + factuur met factuurregels door. Een factuurregel bevat wel een artikel, maar geen grootboek. Exact Online kent twee methodes om een grootboek aan een factuurregel toe te kennen; welke geldt, stel je in Exact Online zelf in.

1. Grootboek op basis van artikel. Het artikel moet in Exact bestaan op het moment van inlezen en zelf het grootboek bevatten. i-Reserve gebruikt het veld grootboekrekening van de prijsregel om te bepalen welk Exact-artikel wordt gebruikt (zie de artikel-mapping bij stap 4). Tip: maak een artikel aan waarvan de code gelijk is aan het grootboek (bijv. artikel 8000 met grootboek 8000). Dat voorkomt verwarring, terwijl de regelomschrijving voor de klant gewoon zichtbaar blijft.
2. Grootboek op basis van klant. Er zijn dan twee werkwijzen:
   • 2a. Zorg dat elke debiteur in Exact vooraf handmatig van het juiste grootboek is voorzien.
   • 2b. Stel in i-Reserve een veld in waarin het grootboek staat, en koppel dat veld via de parameters aan het GLAccount in Exact. De koppeling werkt de debiteur in Exact dan bij.

6. Hoe Exact een bestaande relatie terugvindt

In i-Reserve is de klant leidend; in Exact Online is de structuur Account + (optioneel) Contact. Een i-Reserve-klant wordt een Exact-Account; meerdere i-Reserve-klanten kunnen aan hetzelfde Account gekoppeld worden. Vrijwel elk veld is te overschrijven door het aan een ander i-Reserve-veld te koppelen (zo kun je bijv. de Account-naam vullen met de bedrijfsnaam).

Bij het synchroniseren zoekt i-Reserve een bestaand Account in deze volgorde:

1. Eerst op de interne UID van Exact (niet zichtbaar in Exact zelf, maar bewaard in het klantveld / external_id in i-Reserve). Bestaat die, dan wordt dat Account gebruikt.
2. Bestaat de UID niet, dan wordt gezocht op een Account met een Code gelijk aan de i-Reserve-Code. Let op: de i-Reserve-Code is een veld “naar keuze” — dit kan het klantnummer (cust_id) zijn, maar ook een maatwerkveld.

7. Activeren & checklist

• ☐ OAuth-app in de Exact-omgeving gemaakt (Instellingen → Import); Client ID/Secret genoteerd; redirect-URL toegestaan.
• ☐ BTW-codes (en evt. artikelen) bestaan in de division.
• ☐ Auth-tab gevuld; Stap 1 (toestemming) en Stap 2 (verbinden) geslaagd; division gevuld.
• ☐ Details-tab: factuur-/klant-/contactveld, prijs- en bijwerk-opties, definitief/e-mail ingesteld.
• ☐ BTW-mapping volledig (alle gebruikte tarieven); evt. artikel-/betaalconditie-mapping.
• ☐ Testfactuur definitief gemaakt en gecontroleerd in Exact (relatie + factuurregels + BTW kloppen).
• ☐ Rollback bekend: koppeling op inactief zetten stopt nieuwe syncs.