Reserveringen met personeel
Het inplannen van personeel op reserveringen kan een uitdaging zijn. Er is namelijk altijd sprake van vraag (de gast die een reservering maakt) en aanbod (het personeelslid dat de reservering moet uitvoeren of begeleiden).
Voorbeelden
- Een escaperoom reservering heeft een game master
- Een bootverhuur reservering heeft een medewerker voor uitgifte
- Een vergaderruimte reservering heeft een host of service medewerker
- Een workshop reservering heeft een begeleider
- Een verhuur van materiaal heeft een medewerker voor uitleg of ondersteuning
In i-Reserve kan personeel direct aan losse reserveringen worden gekoppeld. Dit kan handmatig per reservering worden gedaan. Personeel kan daarbij eventueel zelf hun beschikbaarheid aangeven, zodat duidelijk is wie inzetbaar is op het moment dat een reservering plaatsvindt.
Voordat personeel kan worden toegevoegd, dient als eerste een resource te worden aangemaakt met type personeel.
Vervolgens kan de daadwerkelijke personen worden toegevoegd. Zie video voor de stapjes.
Relevante settings
- Geef beschikbaarheid op of juist wanneer een persoon niet kan
- Geef een voor- en achternaam op
- Koppel aan een gebruiker zodat deze persoon zelf kan ingeven
- Er zijn nog meer optionele velden te gebruiken
Personeel kan zelf aangeven beschikbaar te zijn of juist onbeschikbaar.
Dit hangt veelal af van het type medewerker. Een medewerker die full-time in dienst is, is meestal meer gebaat bij het opgeven van onbeschikbaarheid. Een keer naar de dokter of kapper en de medewerker kan dit simpel blokkeren.
Een medewerker die juist parttime werkt, bijvoorbeeld alleen op de vrijdagen, zal meer gebaat zijn bij het opgeven van de beschikbaarheid. Pas als de medewerker aangeeft beschikbaar te zijn zal deze ingepland mogen worden.
Om een en ander te vereenvoudigen is het mogelijk terugkerende planningen te maken. Bijvoorbeeld "Altijd op vrijdag" of "Dinsdag komende 4 weken".
Om personeel toe te voegen aan reservering, moet eerst het blok "BookingPeople" toegevoegd worden aan het dashboard van de reservering.
Hier is het mogelijk een medewerker toe te voegen. Het systeem controleert direct de beschikbaarheid en geeft een melding als medewerker niet beschikbaar is.
Er wordt automatisch een e-mail gestuurd naar het personeel dat wordt ingepland op de activiteit.
Wanneer personeel ingepland is op een reservering kunnen er e-mails verstuurd worden naar dit personeel. Klik hiervoor op de e-mail knop in het personeel blok van de reservering. Vervolgens kan hier een selectie gemaakt worden van het personeel die de mail ontvangt. Bij de beschikbare e-mail templates kan een voorbeeld bekeken worden en kan een van deze e-mail templates verzonden worden.
Via filters is het maken van een overzicht cruciaal voor de planner.
Relevante velden zijn hier:
- Gereserveerd product
- Naam medewerker
Naast het toevoegen als kolom (of Tip: maak een weergave aan en sla deze op), is het zoeken op deze velden ook praktisch.
Zo is een overzicht te maken van reserveringen waar nog geen personeel voor ingepland is.
Nu er een planning is, is het uiteraard voor een medewerker nuttig te zien wanneer er gewerkt mag gaan worden.
We checken nu wederom als medewerker de eigen agenda.
