Checklist: live gaan met je omgeving

De inrichting is klaar en getest. Loop deze lijst na voordat je de eerste echte klant laat boeken. Het meeste is een kwestie van even kijken. Bij de betaalprovider en de testdata gaat het vaak mis.

1. Betaalprovider van test naar live

Zolang je betaalprovider in de testmodus staat, lijkt een boeking betaald, maar komt er geen geld binnen. Controleer daarom in Configuratie - Modules - Betaalwijze reserveringen elke betaalwijze:

• Mollie: zet Type verwerking op Volledige verwerking en vul de Live API-key in, niet de test-key. De test-key begint met test_, de live-key met live_.
• Pay.: zet Type verwerking op volledige verwerking. Controleer of de Service ID (begint met SL) bij de verkooplocatie van je echte website hoort, en of die locatie in je Pay.-dashboard actief is.
• Bij de provider zelf: je account moet geactiveerd en geverifieerd zijn, en de betaalmethodes die je wilt aanbieden (iDEAL, creditcard, Bancontact) moeten aan staan.
• Doe één echte betaling met een klein bedrag, en kijk of die zowel bij de provider als op de reservering in i-Reserve als betaald binnenkomt. Heb je hem niet meer nodig, dan stort je het bedrag vanuit het dashboard van de provider terug.

2. Aanbod en roosters

• Is je aanbod compleet? Loop je lijst met producten, arrangementen en activiteiten na naast wat je in de praktijk verkoopt. Ontbreekt er iets wat klanten nu nog telefonisch of per mail boeken?
• Staat de planning ver genoeg vooruit? Klanten boeken vaak weken of maanden van tevoren. Zijn de activiteiten of beschikbare tijden gepland voor de hele periode waarin je boekbaar wilt zijn?
• Kloppen je roosters? Openingstijden, sluitingsdagen, feestdagen en seizoenswisselingen staan erin. Zijn de juiste gidsen, medewerkers of objecten ingepland, en is er niemand dubbel geboekt?
• Capaciteit: het maximale aantal deelnemers of plaatsen per activiteit of tijdslot is wat je echt aankunt.
• Zichtbaarheid: wat online boekbaar moet zijn, staat ook online. Wat alleen intern geboekt wordt, bijvoorbeeld maatwerk of groepen, staat niet op je website.

3. Mail naar je klanten

• Het afzenderadres is een adres van je eigen organisatie, en antwoorden komen aan bij een mailbox die iemand leest.
• Bevestigingsmails, herinneringen en facturen bevatten je echte contactgegevens, openingstijden en voorwaarden, geen tekst uit de testperiode.
• Stuur jezelf een bevestiging en controleer of die niet in je spam belandt.

4. Website en boekingsmodule

• De boekingsmodule of widget staat op je echte website, niet alleen op een testpagina.
• Prijzen, btw, tijden, capaciteit en de periode waarin je boekbaar bent kloppen.
• Algemene voorwaarden en privacyverklaring zijn gekoppeld en bereikbaar.
• Maak één boeking van begin tot eind, zoals een klant dat doet. Boek ook één keer iets wat niet mag, zoals op een gesloten dag, en kijk of dat wordt tegengehouden.

5. Gebruikers en rechten

• Iedere medewerker heeft een eigen account, met een rol die past bij wat hij of zij doet.
• Tijdelijke accounts en testaccounts uit de inrichtingsperiode zijn verwijderd of uitgeschakeld.

6. Facturen en koppelingen

• Bedrijfsgegevens op de factuur (KvK, btw-nummer, IBAN) kloppen.
• Koppelingen met je boekhouding, agenda of verkoopkanalen staan op de productieomgeving van die partij en niet op hun sandbox.

7. Testdata opruimen

Verwijder proefboekingen, testklanten en testfacturen, en laat eventueel je factuurnummering resetten. Dat laatste kan alleen zolang je omgeving nog op Implementatie staat. Zie Testdata verwijderen voor de livegang.

8. Status op Live

Je omgeving heeft een status: Implementatie of Live. Die status verandert niets aan wat je klanten zien of hoe boekingen werken. Het is een signaal:

• Voor support: een melding van een omgeving die live staat, krijgt meer urgentie dan een vraag tijdens de inrichting. Er boeken dan immers echte klanten.
• Voor de AI-tools: de status bepaalt mee welke MCP-tools een AI-agent in je omgeving mag gebruiken. Tijdens de implementatie is er meer ruimte om in te richten dan op een omgeving die live staat.
• Voor je administratie: na de overgang naar Live kun je de factuurnummering niet meer laten resetten.

Laat support weten wanneer je live gaat, dan zetten we de status om.