Testdata verwijderen voor de livegang

Tijdens de inrichting maak je proefboekingen, testklanten en misschien een paar facturen. Voordat je live gaat, wil je die kwijt. Anders tellen ze mee in je rapporten en bezettingscijfers, krijgen testklanten straks mailings, en begint je factuurnummering niet bij het begin.

Het uitgangspunt: je verwijdert de testdata, je inrichting blijft staan.

Wat verwijder je, en wat blijft staan

Twijfel je over een klant of reservering? Laat hem staan en markeer hem, bijvoorbeeld met "TEST" in de naam. Iets wat weg is, krijg je niet terug.

Voorwaarden

• Je hebt het recht bulk_booking_delete voor reserveringen, bulk_customer_delete voor klanten en bulk_invoice_delete voor facturen.
• Er komen geen echte boekingen meer binnen op de omgeving. Doe het zo kort mogelijk voor de livegang.

Stap 1: stel het filter samen

De bulkactie werkt op de resultaten van je filter. Wat in je filter zit, wordt verwijderd. Ga naar Reserveringen > Zoeken en filter op de periode waarin je hebt getest, of op de testklanten. Staan er al echte reserveringen tussen, maak het filter dan zo nauw dat alleen de tests overblijven.

Loop de lijst na en noteer het aantal resultaten. Dat is je werkvoorraad. Sla het filter op (zie Filter opslaan), zodat je het bij elke ronde terughaalt.

Stap 2: verwijder de reserveringen

1. Klik rechtsboven op de drie verticale puntjes en kies Bulkactie.
2. Klik op het vinkje in de kopregel van de eerste kolom. Er worden maximaal 250 reserveringen per ronde geselecteerd.
3. Klik op Volgende.
4. Kies onder 'Selecteer een actie' de optie Verwijderen en klik op Volgende.
5. Controleer in het bevestigingsscherm de lijst met reserveringen die verwijderd gaan worden.
6. Klik op Voer uit.
7. Rechtsonder verschijnt de melding dat de taak is voltooid. Klik op Gezien en sluiten.

Stap 3: controleer en herhaal

Klik op de blauwe zoekknop om het filterresultaat te verversen. Het aantal moet gedaald zijn met het aantal reserveringen dat je hebt verwijderd. Herhaal stap 2 en 3 tot het filter geen resultaten meer geeft.

Stap 4: verwijder de testklanten en testfacturen

Verwijder eerst de reserveringen en daarna de klanten. Een klant met reserveringen eraan kun je niet zomaar weghalen. Ga naar Klanten > Zoeken, filter op je testklanten en doorloop dezelfde stappen. Heb je testfacturen, doe dat dan ook via het zoekscherm van facturen.

Werk je met activiteiten? Ruim ook de testactiviteiten op

Heb je activiteiten aangemaakt om mee te testen, bijvoorbeeld een rondleiding op een fictieve datum, dan horen die ook bij je testdata. Ze staan anders in je rooster, op je website en in je bezettingscijfers. Echte activiteiten die al voor het seizoen gepland staan, laat je staan.

1. Verwijder eerst de reserveringen op die activiteiten (stap 1 tot en met 3).
2. Ga naar Activiteiten > Zoeken en filter op het product en de periode van je testactiviteiten. Controleer dat er geen echte activiteit tussen staat.
3. Zet ze met een bulkactie op de status 70 Geannuleerd. Hoe dat gaat, lees je in Hoe wijzig ik de status van meerdere activiteiten tegelijk?. Je hebt daarvoor het recht bulk_event_change_status nodig.

Een geannuleerde activiteit is niet meer boekbaar en telt niet mee in je planning.

Stap 5: controleer het resultaat

Kijk in het rooster en in je rapporten of de testperiode leeg is, en of je producten en activiteiten er nog staan.

Factuurnummering opnieuw laten beginnen

Heb je tijdens het testen facturen gemaakt, dan loopt je factuurnummer al door. Voor je boekhouding wil je meestal met een schone reeks beginnen. Dat kan zolang je omgeving nog op de status Implementatie staat. Na de livegang niet meer: dan moet de reeks aaneensluitend blijven.

Wil je de nummering laten resetten? Vraag het aan support, nadat je de testfacturen hebt verwijderd en voordat de status op Live gaat.