Factuurnummering
Een factuur krijgt pas een nummer op het moment dat je hem definitief maakt. Een conceptfactuur heeft nog geen nummer. Zo ontstaan er geen gaten in je nummering als je een concept weggooit.
Hoe het nummer wordt opgebouwd
Het nummer bestaat uit twee delen, die je allebei instelt bij Configuratie > Modules > Factuurinstellingen:
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Factuurnummer formaat | Het patroon van het nummer. {KEY} wordt vervangen door een teller, {KEY4} vult die aan tot 4 cijfers. Met {YEAR2}, {YEAR4} en {MONTH} zet je het jaar of de maand in het nummer. |
| Startnummer factuur | Het nummer van de allereerste definitieve factuur. |
De eerste definitieve factuur krijgt het startnummer, elke volgende factuur het vorige nummer plus één. Voorbeeld: met formaat {YEAR2}{KEY4} en startnummer 100 krijgt je eerste factuur in 2026 het nummer 260100, de volgende 260101.
Let op: het startnummer telt alleen zolang er nog geen factuur definitief is gemaakt. Wijzig je het daarna, dan heeft dat geen effect meer. De teller loopt gewoon door.
De kaart Factuurnummering
Bovenaan de factuurinstellingen staat de kaart Factuurnummering. Daar zie je in één oogopslag:
- het nummerformaat;
- het startnummer;
- het laatst uitgegeven nummer, of "Nog geen definitieve factuur";
- het nummer dat de volgende definitieve factuur krijgt.
Controleer hier altijd het volgende nummer voordat je gaat factureren, bijvoorbeeld als je vanuit een ander pakket overstapt en je nummering moet doorlopen.
De nummering resetten
Heb je tijdens het inrichten testfacturen definitief gemaakt, dan wil je voor de livegang weer bij het startnummer beginnen. Dat doe je met de knop Nummering resetten op de kaart.
- Stel eerst het gewenste startnummer in en klik op Opslaan.
- Klik op de kaart op Nummering resetten en bevestig.
- Controleer op de kaart dat het volgende nummer nu je startnummer is.
Facturen die al definitief zijn, houden hun nummer. Alleen de volgende factuur begint weer bij het startnummer.
Resetten kan alleen zolang je omgeving de status Implementatie heeft. In productie moet elk factuurnummer uniek zijn. Een reset zou nummers dubbel uitgeven, en daarom staat de knop dan niet op de kaart. De kaart toont in dat geval de huidige omgevingsstatus. Ben je live en moet de nummering toch anders? Neem contact op met support.
