Boekhoudkoppelingen: introductie en functionele achtergrond
Wat doet een boekhoudkoppeling?
i-Reserve kan facturen en klantgegevens automatisch doorzetten naar een extern boekhoudsysteem. Op dit moment zijn er koppelingen met Exact Online, Moneybird en AFAS Profit. i-Reserve blijft de plek waar de reservering en de factuur ontstaan; het boekhoudsysteem ontvangt de verkoopfactuur en de bijbehorende relatie/klant voor de financiële administratie.
Wanneer wordt er gesynchroniseerd?
Beide koppelingen reageren op dezelfde momenten:
- Factuur definitief — zodra een factuur in i-Reserve definitief wordt, wordt hij naar de boekhouding gestuurd.
- Factuur versturen — optioneel kan het versturen van de factuur-e-mail de sync triggeren.
- Handmatig — vanuit het klant- en factuurscherm kan een sync-knop de klant/factuur op aanvraag doorzetten.
De richting is in de basis één kant op (i-Reserve → boekhouding). Moneybird heeft daarnaast een terugkoppeling: een gewijzigd contact in Moneybird kan via een webhook de klantgegevens in i-Reserve bijwerken.
Wat wordt er doorgezet?
- Relatie/klant — bedrijfsnaam, adres, e-mail, telefoon, IBAN en contactpersoon. In Exact Online is dit een Account (en optioneel een Contact); in Moneybird een Contact.
- Verkoopfactuur — de factuurregels (omschrijving, aantal, prijs excl. BTW, BTW-code) met factuurdatum en klantreferentie.
- BTW — de i-Reserve BTW-tarieven worden via mapping gekoppeld aan de BTW-codes/tarieven van het boekhoudsysteem (verplicht, anders mislukt de factuur).
Authenticatie (OAuth2)
Beide systemen gebruiken OAuth 2.0 (authorization code) met een toestemmingsscherm in twee stappen:
- Stap 1 – toestemming: je wordt doorgestuurd naar Exact Online / Moneybird om de koppeling toestemming te geven.
- Stap 2 – verbinden: i-Reserve wisselt de toestemmingscode in voor een token en haalt de administratie op (de division bij Exact Online, de administration bij Moneybird).
Je registreert hiervoor een eigen OAuth-app in het developer-portal van het boekhoudsysteem (client-id + client-secret) en zet de door i-Reserve getoonde redirect-URL op de toegestane lijst. Het token wordt daarna automatisch ververst.
Exact Online vs. Moneybird
| Onderwerp | Exact Online | Moneybird |
|---|---|---|
| Administratie-begrip | Division (automatisch opgehaald) | Administration (automatisch gekozen) |
| Relatie-model | Account + (optioneel) Contact | Contact (alles-in-één) |
| Factuurtype | Verkoopfactuur (volledige grootboekboeking) | Keuze: gewone of externe verkoopfactuur |
| Terugkoppeling | Nee (alleen uitgaand) | Ja: contactwijziging via webhook terug |
| Mappings | BTW, artikel, betaalconditie | BTW |
| Factuur definitief maken | Optioneel (vergrendelt de factuur) | Optioneel (bij externe factuur genegeerd) |
De inrichting per systeem staat in “Exact Online instellen”, “Moneybird instellen” en “AFAS Profit instellen”.
En AFAS Profit?
Naast Exact Online en Moneybird is er een koppeling met AFAS Profit. Die wijkt op een paar punten af van de twee OAuth2-koppelingen hierboven:
- Authenticatie via een AFAS App connector met token (geen OAuth2-toestemmingsflow).
- Naast facturen kan AFAS ook betalingen (aanbetalingen) als financiële mutatie boeken, met automatisch afletteren op de openstaande post.
- Optionele inbound-sync: gewijzigde debiteuren in AFAS worden periodiek terug naar i-Reserve gehaald, met een instelbare richting per veld.
Zie AFAS Profit instellen, AFAS facturatie en AFAS klantsynchronisatie.
