Boekhoudkoppelingen: introductie en functionele achtergrond
Wat doet een boekhoudkoppeling?
i-Reserve kan facturen en klantgegevens automatisch doorzetten naar een extern boekhoudsysteem. Op dit moment zijn er koppelingen met Exact Online en Moneybird. i-Reserve blijft de plek waar de reservering en de factuur ontstaan; het boekhoudsysteem ontvangt de verkoopfactuur en de bijbehorende relatie/klant voor de financiële administratie.
Wanneer wordt er gesynchroniseerd?
Beide koppelingen reageren op dezelfde momenten:
- Factuur definitief — zodra een factuur in i-Reserve definitief wordt, wordt hij naar de boekhouding gestuurd.
- Factuur versturen — optioneel kan het versturen van de factuur-e-mail de sync triggeren.
- Handmatig — vanuit het klant- en factuurscherm kan een sync-knop de klant/factuur op aanvraag doorzetten.
De richting is in de basis één kant op (i-Reserve → boekhouding). Moneybird heeft daarnaast een terugkoppeling: een gewijzigd contact in Moneybird kan via een webhook de klantgegevens in i-Reserve bijwerken.
Wat wordt er doorgezet?
- Relatie/klant — bedrijfsnaam, adres, e-mail, telefoon, IBAN en contactpersoon. In Exact Online is dit een Account (en optioneel een Contact); in Moneybird een Contact.
- Verkoopfactuur — de factuurregels (omschrijving, aantal, prijs excl. BTW, BTW-code) met factuurdatum en klantreferentie.
- BTW — de i-Reserve BTW-tarieven worden via mapping gekoppeld aan de BTW-codes/tarieven van het boekhoudsysteem (verplicht, anders mislukt de factuur).
Authenticatie (OAuth2)
Beide systemen gebruiken OAuth 2.0 (authorization code) met een toestemmingsscherm in twee stappen:
- Stap 1 – toestemming: je wordt doorgestuurd naar Exact Online / Moneybird om de koppeling toestemming te geven.
- Stap 2 – verbinden: i-Reserve wisselt de toestemmingscode in voor een token en haalt de administratie op (de division bij Exact Online, de administration bij Moneybird).
Je registreert hiervoor een eigen OAuth-app in het developer-portal van het boekhoudsysteem (client-id + client-secret) en zet de door i-Reserve getoonde redirect-URL op de toegestane lijst. Het token wordt daarna automatisch ververst.
Exact Online vs. Moneybird
| Onderwerp | Exact Online | Moneybird |
|---|---|---|
| Administratie-begrip | Division (automatisch opgehaald) | Administration (automatisch gekozen) |
| Relatie-model | Account + (optioneel) Contact | Contact (alles-in-één) |
| Factuurtype | Verkoopfactuur (volledige grootboekboeking) | Keuze: gewone of externe verkoopfactuur |
| Terugkoppeling | Nee (alleen uitgaand) | Ja: contactwijziging via webhook terug |
| Mappings | BTW, artikel, betaalconditie | BTW |
| Factuur definitief maken | Optioneel (vergrendelt de factuur) | Optioneel (bij externe factuur genegeerd) |
De inrichting per systeem staat in “Exact Online instellen” en “Moneybird instellen”.
