Activiteiten met personeel
Activiteiten waar personeel voor nodig is kan uitdagend zijn: er is immer sprake van vraag (degene die een reservering wil maken) en aanbod (degene die de reservering moet gaan begeleiden).
Voorbeelden
- Een cursus heeft een docent
- Een rondleiding heeft een gids
- Een spinning les heeft een instructeur
- Een stadswanderling geeft een gids
- Een VR Game heeft een game begeleider
Het dilemma waar ondernemers mee te maken hebben: plan je eerst het personeel in of laat je eerst reserveringen maken die je voorziet van personeel?
Beide gevallen hebben voor- en nadelen. Beide gevallen zijn goed op te nemen in het reserveringssysteem.
in i-Reserve kan personeel ingepland worden op activiteiten. Dit kan per losse activiteit gebeuren of in een keer voor een hele set aan activiteiten. Personeel kan hun beschikbaarheid zelf opgeven. Via activiteit statussen kan gestuurd worden op de mogelijkheid reserveringen te maken.
Voordat personeel kan worden toegevoegd, dient als eerste een resource te worden aangemaakt met type personeel.
Vervolgens kan de daadwerkelijke personen worden toegevoegd. Zie video voor de stapjes.
Relevante settings
- Geef beschikbaarheid op of juist wanneer een persoon niet kan
- Geef een voor- en achternaam op
- Koppel aan een gebruiker zodat deze persoon zelf kan ingeven
- Er zijn nog meer optionele velden te gebruiken
Personeel kan zelf aangeven beschikbaar te zijn of juist onbeschikbaar.
Dit hangt veelal af van het type medewerker. Een medewerker die full-time in dienst is, is meestal meer gebaat bij het opgeven van onbeschikbaarheid. Een keer naar de dokter of kapper en de medewerker kan dit simpel blokkeren.
Een medewerker die juist parttime werkt, bijvoorbeeld alleen op de vrijdagen, zal meer gebaat zijn bij het opgeven van de beschikbaarheid. Pas als de medewerker aangeeft beschikbaar te zijn zal deze ingepland mogen worden.
Om een en ander te vereenvoudigen is het mogelijk terugkerende planningen te maken. Bijvoorbeeld "Altijd op vrijdag" of "Dinsdag komende 4 weken".
Aanmaken van een activiteit kan op verschillende manieren gestart worden.
Zie andere plekken in de handleiding.
Bij het opgeven van een nieuwe activiteit, verschijnt er nu een personeel blokje.
Hier is het mogelijk een medewerker te selecteren. Het systeem controleert direct de beschikbaarheid en geeft een melding als medewerker niet beschikbaar is.
Het is ook mogelijk een activiteit op te slaan zonder personeel. In dit geval kan later gepland worden.
Via filters is het maken van een overzicht cruciaal voor de planner.
Relevante velden zijn hier:
- Aantal geboekte plaatsen
- Naam medewerker
Naast het toevoegen als kolom (of Tip: maak een weergave aan en sla deze op), is het zoeken op deze velden ook praktisch.
Zo is een overzicht te maken waar reserveringen op gemaakt zijn en nog geen personeel gepland.
Via de overzichten uit de vorige stap kan nu gepland gaan worden.
Via de optie Weergaves > Bulk actie is het mogelijk meerdere activiteiten te voorzien van personeel.
Nu er personeel is gepland op activiteiten, is het maken van overzichten een dagelijkse bezigheid.
We hebben in de vorige stappen al geleerd hoe lijsten/overzichten kunnen worden gemaakt.
Nu is het rooster aan de beurt. Een nieuwe mogelijkheid nu is de activiteiten te kleuren met een kleur per medewerker.
Uiteraard is dit een persoonlijke voorkeur. Een andere invalshoek kan zijn om activiteiten te kleuren per locatie. Of juist op aantal vrije plaatsen.
Deze velden zijn ook in de tooltip op te nemen.
Nu er een planning is, is het uiteraard voor een medewerker nuttig te zien wanneer er gewerkt mag gaan worden.
We checken nu wederom als medewerker de eigen agenda.
