Testdaten vor dem Livegang löschen
Während der Einrichtung legen Sie Probebuchungen, Testkunden und vielleicht ein paar Rechnungen an. Vor dem Livegang sollen diese verschwinden. Sonst zählen sie in Ihren Berichten und Auslastungszahlen mit, Testkunden erhalten später Mailings, und Ihre Rechnungsnummerierung beginnt nicht am Anfang.
Der Grundsatz: Sie löschen die Testdaten, Ihre Einrichtung bleibt bestehen.
Was Sie löschen und was bleibt
| Löschen (Testdaten) | Behalten (Einrichtung) |
|---|---|
| Reservierungen und Buchungen | Produkte und Objekte |
| Testkunden | Echte geplante Aktivitäten und Dienstpläne |
| Aktivitäten, die Sie nur zur Probe angelegt haben | Saisonplanung und Wiederholungen, die Sie wirklich nutzen |
| Alles, was an diesen Kunden hängt: Rechnungen, Zahlungen, Notizen, E-Mails | Guides, Mitarbeiter, Benutzer und Rollen |
| Probezahlungen aus dem Testmodus Ihres Zahlungsanbieters | Vorlagen, E-Mail-Texte, Formulare und die Einstellungen Ihrer Website |
Unsicher bei einem Kunden oder einer Reservierung? Lassen Sie ihn stehen und markieren Sie ihn, zum Beispiel mit „TEST" im Namen. Was gelöscht ist, kommt nicht zurück.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung bulk_booking_delete für Reservierungen, bulk_customer_delete für Kunden und bulk_invoice_delete für Rechnungen.
- Auf der Umgebung gehen keine echten Buchungen mehr ein. Machen Sie es so kurz wie möglich vor dem Livegang.
Schritt 1: Filter zusammenstellen
Die Bulkaktion arbeitet mit den Ergebnissen Ihres Filters. Was im Filter steht, wird gelöscht. Gehen Sie zu Reservierungen > Suchen und filtern Sie auf den Zeitraum, in dem Sie getestet haben, oder auf die Testkunden. Sind bereits echte Reservierungen dabei, machen Sie den Filter so eng, dass nur die Tests übrig bleiben.
Gehen Sie die Liste durch und notieren Sie die Anzahl der Ergebnisse. Das ist Ihr Arbeitsvorrat. Speichern Sie den Filter (siehe Filter speichern), damit Sie ihn in jeder Runde wieder aufrufen.
Schritt 2: Reservierungen löschen
- Klicken Sie oben rechts auf die drei senkrechten Punkte und wählen Sie Bulkaktion.
- Klicken Sie auf das Häkchen in der Kopfzeile der ersten Spalte. Es werden maximal 250 Reservierungen pro Runde ausgewählt.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie unter „Aktion auswählen" die Option Löschen und klicken Sie auf Weiter.
- Prüfen Sie im Bestätigungsbildschirm die Liste der Reservierungen, die gelöscht werden.
- Klicken Sie auf Ausführen.
- Unten rechts erscheint die Meldung, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Klicken Sie auf Gesehen und schließen.
Schritt 3: prüfen und wiederholen
Klicken Sie auf die blaue Suchschaltfläche, um das Filterergebnis zu aktualisieren. Die Anzahl muss um die gelöschten Reservierungen gesunken sein. Wiederholen Sie Schritt 2 und 3, bis der Filter keine Ergebnisse mehr liefert.
Schritt 4: Testkunden und Testrechnungen löschen
Löschen Sie zuerst die Reservierungen, dann die Kunden. Einen Kunden mit Reservierungen können Sie nicht einfach entfernen. Gehen Sie zu Kunden > Suchen, filtern Sie auf Ihre Testkunden und folgen Sie denselben Schritten. Haben Sie Testrechnungen, machen Sie das ebenso im Suchbildschirm der Rechnungen.
Arbeiten Sie mit Aktivitäten? Räumen Sie auch die Testaktivitäten auf
Haben Sie Aktivitäten zum Testen angelegt, etwa eine Führung an einem erfundenen Datum, gehören diese ebenfalls zu Ihren Testdaten. Sonst stehen sie in Ihrem Dienstplan, auf Ihrer Website und in Ihren Auslastungszahlen. Echte Aktivitäten, die bereits für die Saison geplant sind, bleiben stehen.
- Löschen Sie zuerst die Reservierungen auf diesen Aktivitäten (Schritt 1 bis 3).
- Gehen Sie zu Aktivitäten > Suchen und filtern Sie auf das Produkt und den Zeitraum Ihrer Testaktivitäten. Prüfen Sie, dass keine echte Aktivität dabei ist.
- Setzen Sie sie per Bulkaktion auf den Status 70 Storniert. Wie das geht, lesen Sie in Wie ändere ich den Status mehrerer Aktivitäten gleichzeitig?. Dafür brauchen Sie die Berechtigung bulk_event_change_status.
Eine stornierte Aktivität ist nicht mehr buchbar und zählt nicht in Ihrer Planung.
Schritt 5: Ergebnis prüfen
Schauen Sie im Dienstplan und in Ihren Berichten, ob der Testzeitraum leer ist und Ihre Produkte und Aktivitäten noch da sind.
Rechnungsnummerierung neu beginnen lassen
Haben Sie beim Testen Rechnungen erstellt, ist Ihre Rechnungsnummer bereits weitergelaufen. Für Ihre Buchhaltung möchten Sie meist mit einer sauberen Reihe beginnen. Das geht, solange Ihre Umgebung noch den Status Implementierung hat. Nach dem Livegang nicht mehr: Dann muss die Reihe lückenlos bleiben.
Möchten Sie die Nummerierung zurücksetzen lassen? Fragen Sie den Support, nachdem Sie die Testrechnungen gelöscht haben und bevor der Status auf Live geht.
