Wie ändere ich den Status mehrerer Aktivitäten gleichzeitig?

Wenn Sie den Status vieler Aktivitäten gleichzeitig ändern müssen — zum Beispiel um eine ganze Serie zu stornieren — tun Sie das nicht Aktivität für Aktivität, sondern mit einer Bulk-Aktion auf einem Filter. Zuerst stellen Sie einen Filter zusammen, der genau die Aktivitäten auswählt, die Sie ändern möchten, und führen darauf anschließend die Statusänderung in Runden von maximal 250 Aktivitäten aus.

Geht es um eine einzelne Aktivität? Nutzen Sie dann die Aktion auf dem Dashboard, siehe Wie ändere ich den Status einer Aktivität?

Voraussetzungen

• Sie haben die Berechtigung bulk_event_change_status.
• Sie wissen, welchen Zielstatus Sie verwenden möchten. Siehe Welche Statuscodes sind standardmäßig für eine Aktivität verfügbar?

Schritt 1: Filter zusammenstellen

Die Bulk-Aktion arbeitet mit den Ergebnissen Ihres Filters. Was nicht in Ihrem Filter steht, wird nicht geändert — und umgekehrt. Gehen Sie zu Aktivitäten > Suchen und filtern Sie nach:

• dem Produkt, dessen Aktivitäten Sie ändern möchten;
• dem Datumsbereich (von/bis);
• dem aktuellen Status, damit Aktivitäten, die schon korrekt sind, aus Ihrer Auswahl bleiben.

Das Filtern nach dem aktuellen Status ist wichtiger, als es aussieht: Tun Sie das, verschwinden verarbeitete Aktivitäten aus dem Ergebnis und Sie erkennen an der Anzahl, wie weit Sie sind. Lassen Sie den Status offen, bleibt die Anzahl gleich und nach einigen Runden wissen Sie nicht mehr, was Sie bereits erledigt haben.

Notieren Sie die Anzahl der Ergebnisse. Das ist Ihr Arbeitsvorrat. Speichern Sie den Filter anschließend (siehe Filter speichern), damit Sie ihn in jeder Runde mit einem Klick zurückholen.

Schritt 2: Statusänderung ausführen

1. Klicken Sie oben rechts auf die drei vertikalen Punkte und wählen Sie Bulk-Aktion.
2. Klicken Sie auf das Häkchen in der Kopfzeile der ersten Spalte. Es werden maximal 250 Aktivitäten pro Runde ausgewählt.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie unter 'Aktion auswählen' die Option Statusänderung Aktivität und klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie den Zielstatus, zum Beispiel 70 Storniert, und klicken Sie auf Weiter.
6. Prüfen Sie im Bestätigungsbildschirm die Liste der Aktivitäten, die geändert werden.
7. Klicken Sie auf Ausführen.
8. Unten rechts erscheint die Meldung, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Klicken Sie auf Gesehen und schließen.

Schritt 3: Prüfen und wiederholen

Klicken Sie auf die blaue Suchschaltfläche, um das Filterergebnis zu aktualisieren. Die Anzahl der Ergebnisse muss nun um die Anzahl der verarbeiteten Aktivitäten gesunken sein — das ist Ihr Beweis, dass die Bulk-Aktion durchgeführt wurde. Bleibt die Anzahl gleich, prüfen Sie, ob Ihr Zielstatus außerhalb Ihres Filters liegt (Schritt 1).

Wiederholen Sie Schritt 2 und 3, bis der Filter keine Ergebnisse mehr liefert. Bei 1.000 Aktivitäten sind das vier Runden.

Achtung: eine Statusänderung korrigiert keine Preise

Eine Bulk-Aktion ändert nur den Status, nicht den Preis. Preise werden zum Zeitpunkt der Erstellung einer Aktivität festgelegt: eine Änderung im Preisschema wirkt nicht rückwirkend auf Aktivitäten, die bereits bestehen. Möchten Sie einen falschen Preis für eine bestehende Serie korrigieren, stornieren Sie die Aktivitäten zuerst mit den obigen Schritten und legen sie danach mit dem richtigen Preis neu an. Halten Sie diese Reihenfolge ein, damit keine doppelte Verfügbarkeit entsteht. Siehe Wie lege ich eine Serie von Aktivitäten an?

Arbeiten Sie noch mit dem alten Layout?

Die Schritte sind gleich, nur der Einstieg unterscheidet sich: verwenden Sie Ansichten > Bulk-Änderung anstelle der drei vertikalen Punkte und Aktivitäten > Filter verwalten, um einen gespeicherten Filter zu öffnen.

Eine Übersicht aller Bulk-Aktionen pro Kontext finden Sie auf Massenänderungen.